Una auditoría es un proceso sistemático e independiente para evaluar si el sistema de gestión de una organización cumple los requisitos establecidos y es eficaz para lograr sus objetivos.
Tipos de Auditorías
Existen diferentes tipos de auditorías según quién las realiza y su propósito. Los tres tipos principales son:
- Auditoría Interna: Realizada por o en nombre de la propia organización. También conocidas como auditorías de primera parte, se utilizan para la revisión por la dirección y otros fines internos, y pueden constituir la base para la declaración de conformidad de una organización.
- Auditoría de Segunda Parte: Llevada a cabo por clientes o partes interesadas que tienen un interés en la organización, o por otras personas en su nombre.
- Auditoría de Tercera Parte: Ejecutada por entidades externas e independientes, como organismos de certificación que proporcionan la certificación/registro de conformidad con las Normas ISO 9001 o ISO 14001.
Auditoría Combinada
Según la norma ISO 19011:2018:
Auditoría combinada: auditoría llevada a cabo conjuntamente en un único auditado en dos o más sistemas de gestión.
Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan para auditar a un único auditado, se denomina «auditoría conjunta».
Lea también: Auditoría de Calidad: Ejemplo y Guía
Conceptos Clave del Proceso de Auditoría
- Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
- Sistemático: Se realiza de acuerdo con un método preestablecido, que se documenta en un procedimiento.
- Principio de Independencia: La auditoría se desarrolla por personas que no tienen responsabilidad directa sobre el área examinada, para evitar sesgos. Un auditor no debe auditar el área en la que trabaja. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
- Documentado: Debe existir un procedimiento por escrito que describa el proceso de auditoría y además, debe quedar registro de los resultados de la auditoría y de las acciones que se derivan de ella.
- Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Pueden obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo/prueba u otros medios.
- Evaluación Objetiva: La evaluación debe ser imparcial y basada en evidencias objetivas.
- Criterios de Auditoría: Es el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se usan como referencia frente a la cual se comparará la evidencia de la auditoría. Se encuentran expresados en el manual de calidad, procedimientos, norma adoptada, regulaciones y requisitos establecidos por la propia organización.
- Evidencia de Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea relevante para el criterio de auditoría y verificable. La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
- Hallazgos de Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recolectada contra el criterio de auditoría. Los hallazgos de auditoría indican conformidad o no conformidad.
Principios de Auditoría
La auditoría debe estar caracterizada por el apego a una serie de principios. Estos principios ayudan a hacer de la auditoría una herramienta efectiva y confiable que provee información en la cual la organización se puede basar para mejorar su desempeño. Estos principios son:
- Integridad: Es la base del profesionalismo. El auditor debería:
- Hacer su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad
- Cumplir con cualquier requerimiento legal aplicable
- Demostrar su competencia mientras desempeña su trabajo
- Realizar su trabajo de forma imparcial, permanecer justo y sin sesgos
- Ser sensible a cualquier influencia en su juicio mientras se realiza la auditoría
- Presentación Ecuánime: Obligación de presentar con veracidad y exactitud los hallazgos de auditoría, las conclusiones de auditoría y los reportes de auditoría. Informar sobre obstáculos encontrados durante la auditoría y opiniones divergentes entre el equipo de auditoría y el auditado.
- Cuidado Profesional: La aplicación de diligencia y juicio de los auditores debe ejercitarse de acuerdo con la importancia de la tarea que se desempeña y la confianza puesta en ellos por el cliente y otras partes interesadas. Un factor importante es tener la habilidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de auditoría.
- Confidencialidad: El auditor debe ser discreto en el uso y protección de la información adquirida. La información de la auditoría no debe ser usada de manera inapropiada para ganancia personal o del cliente que audita, o de una manera que afecte los intereses del auditado. Este punto incluye el manejo de información confidencial.
- Independencia: Es la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de auditoría. El auditor debe ser independiente de la actividad que está siendo auditada y en todos los casos debe actuar de manera que este libre de sesgos y conflictos de intereses. En el caso de las auditorías internas, el auditor debe ser independiente de los gerentes y de la función que está siendo auditada.
- Enfoque Basado en Evidencia: La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en muestras de la información disponible y debe usar adecuadamente el muestreo.
Gestión de un Programa de Auditoría (Según ISO 19011:2018)
- Generalidades
- Establecimiento de los objetivos del programa de auditoría
- Determinación y evaluación de los riesgos y oportunidades del programa de auditoría
- Establecimiento del programa de auditoría
- Implementación del programa de auditoría
- Seguimiento del programa de auditoría
- Revisión y mejora del programa de auditoría
Realización de una Auditoría (Según ISO 19011:2018)
- Generalidades
- Inicio de la auditoría
- Preparación de las actividades de la auditoría
- Enfoque basado en el riesgo para la planificación de la auditoría
- Realización de las actividades de la auditoría
- Disponibilidad y acceso a la información de la auditoría
- Determinación de conclusiones de la auditoría
- Contenido de las conclusiones de la auditoría
- Preparación y distribución del informe de auditoría
- Finalización de la auditoría
- Realización de las actividades de seguimiento de una auditoría
Competencia y Evaluación de Auditores (Según ISO 19011:2018)
- Generalidades
- Determinación de la competencia del auditor para cumplir con las necesidades del programa de auditoría
Comparativa ISO 19011:2011 vs ISO 19011:2018
| ISO 19011:2011 | ISO 19011:2018 |
|---|---|
| 1. Objetivo y campo de aplicación | 1. Objetivo y campo de aplicación |
| 2. Referencias normativas | 2. Referencias normativas |
| 3. Términos y definiciones | 3. Términos y definiciones |
| 4. Principios de auditoría | 4. Principios de auditoría
|
| 5. Gestión de un programa de auditoría | 5. Gestión de un programa de auditoría
|
| 6. Realización de una auditoría | 6. Realización de una auditoría
|
| 7. Competencia y evaluación de auditores | 7. Competencia y evaluación de auditores |
Lea también: Auditoría y las Líneas de Defensa
Lea también: Auditorías Ambientales: Una Guía