Las facturas son un documento en donde se registra la transacción de un producto o servicio. Incluyen cierta información importante, para que la autoridad fiscal, en el caso de México el Servicio de Administración Tributaria (SAT), conozca los movimientos de dinero, IVA y otros impuestos de las personas físicas o morales.
Además de tener validez fiscal, es un documento legal, por lo que puede considerarse como una prueba tangible de la transacción entre dos personas. En ella, además de señalar lo vendido, se establece con sus homoclaves quienes son los involucrados en dicha operación, así como señalar que el proceso de compra-venta fue válido y que se pagaron los impuestos correspondientes.
Quizá suene muy parecido el ticket a una factura, pero el primero no tiene validez oficial, mientras que el segundo es un documento que debe cumplir con ciertos requisitos para ser válido ante la autoridad.
Por ejemplo, en un ticket se desglosa los productos con precio unitario y el total de la compra que realizaste ya sea en efectivo o pago con tarjeta en una terminal bancaria. En la factura se muestran datos fiscales que sirven para justificar ingresos percibidos.
Características Principales de una Factura
De acuerdo con Economipedia, la factura representa el justificante de cualquier operación comercial. Sin una factura, la operación no es válida a efectos formales. Aunque no exista un modelo estándar para las facturas, si hay elementos que no pueden faltar. A continuación te compartimos cuáles son, según Economipedia:
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- Lugar y fecha de emisión
- Numeración de factura
- Identificación de comprador y vendedor
- Descripción de la operación
- Base imponible de la operación (o contraprestación sin impuestos)
- Impuestos indirectos que gravan la operación (IVA)
- Contraprestación total
- Forma de pago
¿Por qué es Importante Usar una Factura?
El uso más importante es que permite ser un comprobante ante el SAT. Si emites una factura puedes justificar tus ingresos percibidos, desglose de IVA y recuerda que un gasto que no se acredite a través de una factura no es un gasto con efectos tributarios, por lo tanto, no podrás incluirlo en la contabilidad de la empresa.
¿Cuándo se Debe Pedir una Factura?
Para el caso de quien solicita la factura, le permite justificar gastos, registrar el IVA que pagó y utilizar el documento para su declaración de impuestos y la mayoría de los cumplimientos que debe realizar ante la autoridad fiscal.
Evolución a la Factura Electrónica (CFDI)
Sin embargo, hace años las facturas en México no solo son en papel, ahora solo se deben hacer a través de internet, mediante la página del SAT (en caso de que sea un volumen bajo) o a través de PACs autorizados si eres una empresa que necesita emitir varias facturas al día. Es por eso que las facturas deben cumplir con ciertas características para ser válidas.
Hace poco, tenías que acudir a una imprenta autorizada por el SAT, a imprimir una serie de facturas (muy parecidas a las notas de remisión) que servían para llevar el registro de compras, gastos y cumplimiento de impuestos.
Pero con el tiempo y la llegada de nuevas tecnologías, las facturas han evolucionado a lo que ahora formalmente se conoce como Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI, que es un un archivo en formato XML, para almacenar, publicar e intercambiar cualquier tipo de información, que en este caso cumple con estándares definidos por el SAT.
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Factura Electrónica CFDI
Los comprobantes fiscales digitales o CFDI deberán contener los siguientes requisitos conforme lo indica la ley:
- La clave del RFC, nombre o razón social de quien los expida y el régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes fiscales.
- El número de folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria.
- El lugar y fecha de expedición.
- La clave del RFC, nombre o razón social; así como el código postal del domicilio fiscal de la persona a favor de quien se expida. Además, debe indicar la clave del uso fiscal que el receptor le dará al comprobante fiscal.
Este tipo de formatos van actualizándose con el tiempo, y por lo tanto los estándares van evolucionando, como los sistemas informáticos, pero esto provoca que muchas personas tengan dudas a cómo realizar una factura correctamente porque los procesos cambian un poco, así como los requerimientos, como por ejemplo la versión 4.0 del CFDI.
¿Qué Cambió en la Versión 4.0 del CFDI?
Actualmente, la versión de CFDI en vigor es la facturación 4.0, misma que reemplaza a la versión 3.3 que se empleaba desde 2018. En 2022 mucho de lo que se habló fue de la actualización 4.0 para crear el CFDI, porque el primero de julio de ese año entraba en vigor, pero el SAT dió una prórroga para que en enero de 2023 sea la fecha límite para que todos adopten esta nueva versión, que por ahora pueden vivir en conjunto con la 3.3.
Tú como cliente o negocio que emite factura, es importante que conozcas las siguientes consideraciones para que tu comprobante en la versión 4.0 no carezca de requisitos y en consecuencia no la puedas deducir o acreditar para ISR e IVA.
A partir de ahora, con esta nueva versión, el primer elemento que debes verificar es tu clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), la cual muchos se la saben de memoria y que siempre ha sido esencial para generar una factura.
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Como segundo punto, deberás poner atención al nombre completo, si es una persona física es el nombre de pila, pero si se trata de una persona moral, es relevante señalar que no se va a escribir el régimen de capital de la persona moral, es decir no pondrás Empresa ABC SA de CV, para efectos del CFDI solamente se va a Empresa ABC.
El punto más relevante en esta actualización es el domicilio fiscal, porque no solo se va a poner la calle, número y colonia, también el código postal, el cual debe corresponder a la base de datos que tiene el SAT, ya que si no es correcto no se va a poder expedir. Así que la dirección debe coincidir con la que tiene el SAT y no es necesario un comprobante de domicilio como el recibo telefónico o de la luz.
Tipos de Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI)
- Comprobante de Ingreso
- Comprobante de Recepción de Pagos
- Comprobante de Nómina
- Comprobante de Retenciones e Información de Pagos
Estructura de un CFDI
Un CFDI se compone de los siguientes nodos principales:
- Un nodo principal cfdi:Comprobante
- Un nodo secundario cfdi:Emisor
- Un nodo secundario cfdi:Receptor
- Un nodo secundario cfdi:Conceptos
- Un nodo cfdi:Complemento
Validación de CFDI
Nuestras soluciones de recepción de facturas electrónicas implementan mecanismos que permiten verificar que un CFDI cumple con todos los requerimientos técnicos y legales establecidos por la autoridad tributaria SAT de forma segura y ágil.
- Validación: Todas las facturas se someterán a comprobaciones como la validación del archivo XML del comprobante recibido.
- Verificación: Se verifica que la firma del CFDI es correcta, así como la vigencia del certificado del contribuyente empleado para dicha firma.
- Timbrado: Igualmente se valida el timbre del CFDI, analizando la firma de la certificación emitida y el certificado empleado por el PAC.
- Aceptación: Comprobación en línea la aceptación del comprobante mediante llamadas directas al Servicio de Administración Tributaria.
Preguntas Frecuentes sobre CFDI
¿Qué es un CFDI?
CFDI significa Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es el formato oficial de factura electrónica en México y debe cumplir con los requisitos establecidos por el SAT.
¿Qué información debe incluir una factura electrónica en México?
La factura electrónica debe incluir información como el nombre o razón social del emisor y del receptor, el RFC de ambas partes, el número de folio, el monto total de la factura y el tipo de operación realizada, entre otros datos. Es importante verificar que la factura cumpla con todos los requisitos establecidos por el SAT.
¿Es obligatorio el uso del esquema CFDI 4.0?
Desde el 31 de marzo de 2023 concluye el periodo de convivencia de las versiones 3.3 y 4.0 del CFDI y por lo tanto será obligatorio el uso únicamente de la versión 4.0.
¿Qué es el complemento de pago en la factura electrónica?
El complemento de pago se agrega a la factura electrónica para comprobar el pago total o parcial de la factura. Este complemento es obligatorio para las facturas en las que se haya pactado el pago a crédito o en parcialidades.
¿Qué es una Addenda?
Las Addendas son un elemento opcional de la Factura Electrónica que se incluyen en el formato XML para añadir información comercial.
Se trata de un elemento que permite incorporar información que sea relevante para la compañía con el fin de desarrollar con éxito su actividad comercial: número de serie del producto, número de orden de compra, número de proveedor, lugar y fecha de entrega, etc.
¿Qué novedades tiene la versión 2.0 de Carta Porte?
La única versión operativa del Complemento Carta Porte desde agosto de 2023 es la 2.0 que, entre otras, aporta las siguientes novedades:
- Incorporación y eliminación de atributos
- Ajuste en la longitud de algunos atributos del nodo “Autotransporte”
- Ajuste a la redacción de algunas descripciones
- Ajustes en validaciones adicionales existentes a nivel CFDI y Complementos
- Validaciones adicionales de acuerdo con la nueva estructura
¿Cuáles son las principales diferencias entre CFDI 3.3 y CFDI 4.0?
CFDI 4.0 tiene cambios significativos en la estructura de datos, las reglas de validación y la forma en que se manejan los complementos fiscales, como el complemento de pagos. Además, CFDI 4.0 incluye nuevos campos y formatos para una mayor precisión en la información fiscal.
Algunos cambios CFDI 4.0 respecto a CFDI 3.3:
- Obligatoriedad de establecer la dirección fiscal del emisor y receptor
- Actualización del complemento de pagos a la versión 2.0
- Nuevo formato del Comprobante de Retenciones e Información de Pagos
- Nuevas condiciones para la cancelación de CFDI
- Permite relacionar CFDI entre sí.
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