Emitir una factura no es solo un trámite administrativo; es un documento formal y esencial que una empresa envía a un cliente. Sirve como un registro de los bienes o servicios que la empresa ha proporcionado e incluye un total calculado que el cliente está obligado a pagar.
La Importancia Fundamental de la Factura
Una factura actúa como un contrato de compraventa, un recibo y una verificación legal y fiscal de una transacción. El objetivo principal de una factura es proporcionar un registro detallado de la transacción entre dos partes para establecer la obligación del cliente de pagar el importe adeudado. Las facturas desempeñan muchas funciones importantes para las empresas, incluyendo ser solicitudes de pago, herramientas para el seguimiento de ingresos, fundamentales para la gestión financiera, cruciales para el mantenimiento de registros y vitales para fines fiscales. Además, pueden servir como protección legal en caso de disputas o auditorías, y son un medio de comunicación con el cliente.
Una factura en forma correcta es el justificante que permite al receptor ejercer su derecho fiscal de deducción del gasto. La factura es también una garantía para tu cliente, en el caso que necesite realizar devoluciones o reclamaciones. Comprender los requisitos para una factura puede ayudar a impulsar un flujo de caja eficaz y fomentar relaciones transparentes con los clientes para todas las empresas.
Requisitos Legales y Fiscales Generales de una Factura
Los autónomos y pymes tienen una serie de obligaciones al emitir facturas a sus clientes. El reglamento de facturación recopila más de una decena de datos que deben incorporar todos los negocios en estos documentos de pago para cumplir con la normativa. Desde hace más de una década, el reglamento de facturación regula los datos que debe contener obligatoriamente una factura para ser legal. A día de hoy, estos datos están contenidos en el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el reglamento de facturación en España.
Para que una factura sea legal, debe llevar, obligatoriamente, la siguiente información:
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Los requisitos fiscales no varían de los conocidos más arriba como requisitos legales. Cuando hablamos de requisitos legales nos estamos refiriendo a los fiscales. Los requisitos fiscales, más específicamente, aluden a aquellos aspectos relativos a los impuestos, es decir, el IVA y, si procede, la retención de IRPF.
| Elemento | Descripción y Detalle |
|---|---|
| Número y, en su caso, serie | La numeración de las facturas dentro de cada serie es el elemento más importante y debe ser siempre correlativa. Por ejemplo, podríamos poner la serie 2026 para todas las facturas emitidas en 2026. A la primera le adjudicamos el número 2026/1, a la segunda factura que emitimos, le asignaremos el número 2026/2, la tercera el 2026/3… Además, la expedición de series no solo es recomendable sino también obligatoria en algunos casos como cuando se emiten facturas rectificativas. |
| Fecha de expedición | Todas las facturas deben tener una fecha de emisión, es decir, el día, mes y año concreto en el que el autónomo o pyme recaba toda la información de la operación y se la envía al cliente en el documento de pago. |
| Datos del emisor de la factura | Incluye el nombre y apellidos (si es autónomo persona física) o denominación social (si es una empresa), el Número de Identificación Fiscal (NIF) y el domicilio fiscal (dirección, código postal y población). |
| Datos del receptor de la factura | Incluye el nombre y apellidos (si es autónomo persona física) o denominación social (si es una empresa), el Número de Identificación Fiscal (NIF) y el domicilio fiscal (dirección, código postal y población). |
| Descripción de los bienes o servicios | Detalla por qué se cobra al cliente. Enumera cada artículo o servicio por separado, junto con una descripción, la cantidad o las horas. |
| Valor unitario | El importe por unidad antes de IVA de cada uno de los productos o servicios. |
| Base imponible | Es el precio total de la factura antes de haber aplicado impuestos, es decir, antes de sumar el IVA y restar el IRPF. Es la suma de todos los importes de los ítems. |
| Tipos impositivos aplicados | El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. Desglose del IVA, lo que incluye el tipo de IVA que se aplica y la cuota tributaria. Habitualmente, los autónomos que facturan en territorio nacional deberán aplicar el IVA -que se suma- y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) -que se resta-. |
| Importe total | Es el precio de la factura, tras haber aplicado sobre la base imponible los impuestos que correspondan. Este importe es el precio real que pagará nuestro cliente por el producto o servicio prestado. |
| Retención de IRPF | En caso de que aplique al emisor. |
| Fecha de las operaciones | En caso de que no coincida con la fecha de emisión de la factura. |
| Datos complementarios | También hay otras circunstancias especiales que, de producirse, es obligatorio señalar en la factura como: si es una operación exenta de IVA (si se trata, por ejemplo, de servicios educativos o sanitarios); si forma parte del Régimen especial de Agencias de viajes o del régimen especial de bienes usados, entre otras. Si la factura está exenta de IVA, hay que mencionar el correspondiente precepto de la Ley de IVA por el que la factura está exenta. |
Adicionalmente, se recomienda que el encabezado de la factura haga que la palabra "factura" sea clara y prominente en la parte superior del documento para identificarla rápidamente. La información de tu empresa debe incluir el nombre, la dirección, los datos de contacto y cualquier otra información relevante. La información comercial del cliente también debe incluir el nombre, la dirección y los datos de contacto. Asigna un número de identificación único a cada factura, lo cual ayuda a que ambas partes puedan hacer referencia a la transacción en el futuro. Indica la fecha de la factura, es decir, la fecha en la que se emite la factura, un componente importante para gestionar el calendario de pagos.
La Factura Electrónica: Adaptación a las Nuevas Normativas
En apenas dos años, todos los autónomos que trabajen con otros negocios pasarán a estar obligados a emitir facturas por medios electrónicos. Al igual que con la factura ordinaria, con la electrónica también hay una serie de datos que deberán figurar obligatoriamente. Algunos de ellos son nuevos. La Ley no solo establece todos los datos que deben incorporar las facturas para ser legales y servir en cualquier operación, sino que también fija qué sujetos están obligados a cumplir con la obligación de emitir facturas.
Esta norma sufrirá ciertos cambios próximamente con la entrada en vigor del reglamento de la Ley Crea y Crece que desarrolla la obligación de emitir facturas electrónicas. El reglamento de facturación electrónica ya está aprobado y en proceso de implementación, por lo que la cuenta atrás ha empezado y la mayoría de autónomos dirán adiós a la clásica factura en papel. Según el Real Decreto-ley 15/2025 de 2 de diciembre de 2025, la adaptación a la obligación de emitir facturas por medios electrónicos y el uso de VERIFACTU será obligatoria desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos.
De hecho, como parte de este proceso de adaptación, el pasado 6 de diciembre se actualizó el Real Decreto 1619/2012, y se incluyeron algunos elementos obligatorios que deben cumplir desde hoy las facturas electrónicas, como por ejemplo contar con un código QR que permita la lectura de los datos de la factura.
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De momento, la normativa no prevé datos específicos para la factura electrónica, por lo que cualquier factura -se emita en papel o por medios electrónicos- debe contener los datos que se han citado anteriormente. La factura electrónica deberá contener igualmente numeración, fecha, datos de emisor y receptor, conceptos, base imponible, tipos impositivos o importe total. Sin embargo, con la aprobación del reglamento de facturación electrónica, se incluyen nuevos datos y elementos obligatorios:
- El estado de cobro/pago de las facturas: Cuando se emita una factura deberá incluirse un campo en el que aparezca su estado (pendiente de aceptación, aceptada, pendiente de pago, etc.).
- Los autónomos que reciban una factura electrónica deberán obligatoriamente informar al proveedor que se la ha enviado de los siguientes estados de la factura: su aceptación o rechazo de la factura y su fecha; y el pago efectivo completo de la factura y su fecha.
- Firma electrónica: Todas las facturas electrónicas emitidas por plataformas privadas deberán estar firmadas por el emisor con algún medio de firma electrónica oficial.
Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en México
Emitir una factura electrónica no es solo un trámite administrativo. Cada Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) debe cumplir con una serie de requisitos técnicos y fiscales para ser válido ante el SAT. Si el comprobante no reúne estos elementos, puede ser rechazado, no ser deducible para el receptor o incluso generar sanciones para el emisor.
A continuación, se detallan los requisitos oficiales que deben cumplir las facturas electrónicas en México, de acuerdo con lo publicado por el SAT. Toda factura electrónica válida debe incluir los siguientes datos:
- Clave del RFC del emisor: El Registro Federal de Contribuyentes de quien expide la factura.
- Régimen fiscal del emisor: El régimen en que tributa el emisor conforme a la Ley del ISR.
- Domicilio fiscal del establecimiento: En caso de tener más de un local, se debe señalar el domicilio desde donde se expide la factura.
- Número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT.
- Sello digital del contribuyente que expide el CFDI.
- Lugar y fecha de expedición del comprobante.
- RFC del receptor de la factura.
- Nombre, denominación o razón social del receptor.
- Régimen fiscal del receptor.
- Código postal del domicilio fiscal del receptor.
- Uso del comprobante: El uso que el receptor dará al CFDI.
- Cantidad, unidad de medida y descripción de los bienes, mercancías o servicios amparados.
- Valor unitario en número.
- Importe total en número o en letra.
- Forma de pago: Debe indicarse cómo se realizó el pago (efectivo, transferencia, cheque, tarjeta de débito o crédito, monedero electrónico autorizado por el SAT).
- Indicación de pago: Señalamiento expreso de si el pago se realiza en una sola exhibición o en parcialidades.
- Desglose de impuestos trasladados: Montos trasladados por tasa de impuesto y, en su caso, los impuestos retenidos.
- Número y fecha del documento aduanero: Solo en el caso de ventas de primera mano de mercancías de importación.
Datos Adicionales del CFDI
Además de los requisitos anteriores, el comprobante debe incluir:
- Fecha y hora de certificación.
- Número de serie del certificado digital del SAT utilizado para el sellado.
Requisitos en la Representación Impresa del CFDI
Cuando se genera la representación impresa de la factura electrónica (por ejemplo, cuando se entrega al cliente en físico o en PDF), debe incluir lo siguiente, conforme a la Resolución Miscelánea Fiscal vigente:
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- Código de barras o número de folio fiscal del comprobante.
- Número de serie del CSD del emisor y del SAT.
- La leyenda: “Este documento es una representación impresa de un CFDI”.
- Fecha y hora de emisión y certificación.
- Cadena original del complemento de certificación digital del SAT.
Cumplir con estos elementos no es opcional. Una factura electrónica que no cumpla con los requisitos puede no ser deducible para el receptor, puede ser rechazada por el SAT en una revisión o puede ser motivo de sanciones para el emisor. Por ello, es fundamental asegurarse de emitir facturas correctamente estructuradas.
Diferencias con la Factura Simplificada
La factura simplificada, conocida anteriormente como ticket, es un documento válido que se puede emitir para operaciones de hasta 400 euros (IVA incluido), o hasta 3.000 euros en determinados sectores como hostelería o transporte de personas. A diferencia de la factura completa, la factura simplificada permite omitir los datos del receptor (salvo que el cliente exija deducir el IVA) y facilita desglosar el IVA de forma más genérica, sin necesidad de detallar la base imponible por cada tipo impositivo aplicado.
Para las facturas simplificadas se aplican otros requisitos (parecidos) sobre los que no vamos a entrar aquí. Pero si te interesa, los encontrarás numerados en el artículo 7 del Reglamento de facturación.
Elementos Opcionales en una Factura
Al igual que hay una serie de datos obligatorios para las facturas ordinarias y electrónicas, también hay una serie de datos opcionales para ambos tipos de factura.
Datos Opcionales de una Factura Normal
- Fecha de Vencimiento: Aunque la fecha de emisión de una factura es obligatoria, la fecha de vencimiento es opcional. En cualquier caso, se recomienda incluir este dato para orientar al cliente sobre los plazos en los que debe realizar el pago.
- Forma de pago: El método de pago es un dato opcional que puede aportar valor a la factura. Al marcarlo, se está dando información valiosa sobre las formas que se van a admitir para recibir el pago de esta factura. Puede ser a través de transferencia bancaria, en efectivo u otros métodos similares que acepte el negocio.
- Descuentos: Se trata de otra información opcional que se puede incluir en una factura. Los descuentos se pueden aplicar directamente en el precio sin detallar. Sin embargo, es importante incluirlos para dejar constancia de que el precio final es distinto al haberse aplicado una reducción.
- Observaciones: Es un campo opcional que sirve para indicar información adicional sobre la factura. Por ejemplo, una nota para describir alguna información sobre la operación comercial que no se ha indicado antes.
- Logotipo de la empresa: Aunque no es un elemento obligatorio en las facturas, sí es recomendable para generar una marca e imagen sólida de cara a los clientes.
Datos Opcionales de una Factura Electrónica
- Facturas verificables: La frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU” no es opcional pero solo es obligatorio para aquellos autónomos o empresas que se hayan acogido voluntariamente a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
- Códigos QR y códigos alfanuméricos: Aunque no es un dato como tal, sino más bien un elemento, las facturas electrónicas podrán incluir la representación gráfica de su contenido recogida mediante un código “QR”.
- Incorporar algunos estados complementarios de facturación: Aunque será obligatorio informar al proveedor de algunos estados como la aceptación/rechazo de la factura o su pago efectivo, hay otros aspectos que son voluntarios. De manera opcional se podrá informar de los siguientes estados: Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha. Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha. Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.