La nueva versión oficial de Aspel COI 11 ha llegado para revolucionar la forma en que llevas tu contabilidad. Este sistema procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable, cumpliendo con las especificaciones de la Contabilidad Electrónica.
La Nueva Cinta de Opciones "Interfaces"
Una de las mejoras clave en Aspel COI 11 es la nueva cinta de opciones «Interfaces». Esta centraliza todas las integraciones que se pueden realizar con COI, abarcando desde la conexión inicial hasta la configuración contable necesaria para una correcta sincronización y operación.
Proceso de Invitación y Conexión
Para establecer una conexión entre Aspel COI y Aspel SAE, el proceso se inicia desde COI. El contador invita al usuario de SAE para establecer una conexión entre las dos empresas. Posteriormente, en SAE, el usuario configura la conexión de las empresas con los datos recibidos en la invitación. El envío de la información de SAE a COI se realiza a través de internet, sin requerimientos tecnológicos adicionales.
La invitación de conexión se encuentra en la ruta: Interfaces/ Siigo Aspel/ Invitación de conexión. En la sección de datos de envío, se debe indicar que el sistema al cual se quiere enviar la invitación es SAE. El correo de envío es la dirección a la cual va dirigida la invitación.
El usuario recibirá un correo con la siguiente información:
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- Razón social de COI que está enviando la invitación.
- Código de conexión: Es el ID de conexión único de COI.
Es importante considerar que el ID de conexión tiene una longitud de 36 caracteres y se crea un ID único por cada empresa.
Gestión de Empresas Integradas en Aspel COI 11
La sección de Empresas Integradas, accesible desde Interfaces /Siigo Aspel / Empresas integradas, permite visualizar la información de las empresas que están realizando interfaz con Aspel-COI. Esta sección proporciona una visión detallada de las conexiones activas.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre de la empresa | Razón social de la empresa de SAE que está haciendo interfaz con COI |
| RFC | RFC de la empresa de SAE que está haciendo interfaz con COI |
| No. Empresa | Número de empresa de SAE que está haciendo interfaz con COI |
| Sistema | Indica el sistema al cual pertenece la conexión de la empresa |
Opciones Clave en Empresas Integradas
- Probar conexión: Permite validar si en la empresa de SAE ya se configuró la conexión para Aspel COI. Una vez establecida la conexión, se podrá probar para validar que el servicio está funcionando de forma correcta.
- Contabilizar automáticamente al sincronizar: Si está activa, las operaciones que se descarguen se contabilizan automáticamente. Si está inactiva, las operaciones solo se descargan pero no se contabilizan hasta que el usuario lo realice desde la consulta del Diario de operaciones.
Durante el proceso de conexión, se realizan validaciones importantes:
- La serie debe estar activa.
- La función no está disponible para series Demo educativas.
- El RFC de SAE y COI deben ser iguales para que las empresas se conecten.
Si no se ha conectado ninguna empresa de SAE o si el RFC de la empresa de SAE y COI son diferentes, se mostrarán mensajes específicos en el proceso de conexión.
Diario de Operaciones y Contabilización
El Diario de operaciones contiene todas las operaciones que se descargaron de SAE. La opción de descargar operaciones permite solicitar la descarga cuando el usuario lo requiera. Esta opción se puede usar si el usuario no tiene una descarga activa; una vez que se hace la solicitud, el sistema reinicia la tarea para descargar de forma automática en 2 horas.
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El contador tendrá visibilidad de todas las operaciones que lleguen desde SAE, administrando la generación de las pólizas con base en pólizas dinámicas. Si lo desea, eventualmente puede configurar la contabilización automática de todas las operaciones de SAE desde el momento en que se reciban en COI.
Configuración y Contabilización de Movimientos
Una nueva consulta en el Diario de operaciones permite realizar la configuración de cuentas contables y llevar el control de movimientos contabilizados y no contabilizados de SAE. La asignación de cuentas permite asignar cuentas contables por cada etiqueta. Además, las plantillas contables permiten seleccionar un formato Excel para cada tipo de operación, incluso plantillas personalizadas según los requerimientos de la organización.
Cuando en el Diario de operaciones se selecciona un registro y la columna ‘contabilizado’ es igual a ‘NO’, se habilita el botón de Contabilización. Este abre la ventana de captura de póliza para modificar algún dato que falte asignar. También es posible realizar una contabilización masiva de documentos; al presionar el botón, se contabilizarán todos los registros con estatus no contabilizado.
Una vez contabilizados los movimientos desde el Diario de operaciones, al ingresar a la consulta de pólizas se puede visualizar la póliza, asignando en la columna Origen el identificador como SAE DINAMICA.
El Proceso de Baja: Desconexión de Empresas en Aspel COI 11
Dentro de las mejoras en el sistema, la opción de Desconectar empresa es fundamental para gestionar las integraciones. Este proceso permite quitar la conexión que se tenga configurada con SAE, representando una "baja" en el flujo de información de esa empresa específica hacia Aspel COI.
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Pasos y Consecuencias de la Desconexión
Al seleccionar la opción "Desconectar empresa", se activa un proceso que dejará de descargar información de la empresa de SAE donde fue asociado el código de conexión. Esto elimina la configuración de la empresa en Aspel COI y tiene las siguientes consecuencias:
- Ya no se mostrarán los datos de la empresa de SAE en la sección de Empresas Integradas.
- COI detiene la descarga de operaciones de SAE.
- El sistema permite realizar el envío de una invitación de conexión a otro usuario de SAE si fuera necesario.
- Es importante destacar que las operaciones previamente contabilizadas no tendrán cambios, es decir, la información histórica ya registrada en COI permanece intacta.