Los libros de contabilidad, también conocidos como libros de cuentas, son los archivos donde se plasma toda la información económica, financiera y contable de una compañía. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio. Son mucho más que simples registros de ingresos y gastos, pues permiten tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de tu empresa.
Tipos de Libros Contables
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios. Los libros contables son el libro mayor, el libro diario y el libro de inventarios y balances. Las empresas pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión y cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.
Libros Obligatorios
- Libro de Inventarios y Balances: Es un libro contable obligatorio para el empresario (individual o social) que se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa, y trimestralmente al menos, se transcribirá en él con sumas y saldo, los balances de comprobación. Cuando una empresa inicia su actividad económica, debe elaborar un inventario y un balance general, ello le permitirá conocer de forma clara y completa la situación de la misma, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.
- Libro Diario: Es un libro contable obligatorio para el empresario (individual o social) que registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos. "El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.” Es un registro contable fundamental donde se anotan, de manera cronológica, todas las transacciones financieras de una empresa. Cada anotación, conocida como “asiento contable”, refleja una operación económica específica, detallando las cuentas afectadas, los montos correspondientes y una breve descripción de la transacción.
- Libro Mayor: Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio.
Libros Auxiliares
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Registran de forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales y sustenta los libros mayores, siendo su función, registrar todas las operaciones y centralizarlas en el libro Diario para tener un único documento contable.
- Libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Importancia de los Libros Contables
Los libros de contabilidad son archivos que contienen registros de información financiera, permitiéndole al contribuyente tener una base de datos sintetizada sobre la situación económica de la empresa u organización, sobre operaciones mercantiles, para realizar el balance anual y para respaldar su actividad ante el Servicio de Impuestos Internos (SII). Como has visto, los libros de contabilidad son muy importantes para las empresas y para cumplir con los aspectos legales correspondientes.
Marco Jurídico
Dentro del marco jurídico está definido como: una obligación contar con los libros contables, ello lo estipula los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación y 34 del Código de Comercio; Además son una necesidad, dado que permiten obtener datos de acuerdo a los principios contable o bases especiales de registro que se emplean para evaluar la situación económica y financiera de la empresa. Y “Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.” (Art. “El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa; al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación; se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.” Y “Deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.” (Art.
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Para realizar el proceso, las organizaciones tienen que presentar los libros para su revisión. Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones.
De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados. Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados. De conformidad con el Código de Comercio, las sociedades están obligadas a llevar libros contables.
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