Respecto al salario, tradicionalmente y antes de la entrada en vigor de la obligación de utilizar los recibos de nómina con sello digital, la prueba idónea para acreditarlo era mediante recibos de pago firmados en original por el trabajador. En caso contrario, si el patrón no acredita este extremo, la consecuencia legal es que se tengan por presuntivamente ciertos los extremos (artículo 805 L.F.T.) dicho en otras palabras, se tomara como cierto por parte de la autoridad el salario alegado por el trabajador en la demanda.
Sin embargo, el panorama ha evolucionado con la implementación de los recibos de nómina con sello digital. La tesis aislada del Semanario Judicial de la Federación publicada el 09 de febrero establece que los recibos de nómina con sello digital, aun cuando carezcan de la firma del trabajador, tienen valor probatorio en el juicio laboral, en términos del artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
Reconocimiento Legal de los Documentos Digitales en Materia Laboral
En un juicio laboral, las impresiones de los recibos de nómina no pueden valorarse como documentales públicas o privadas si carecen de firma autógrafa para su reconocimiento. No obstante, en términos del artículo 776, fracción VIII, de la Ley Federal del Trabajo, estos documentos deben analizarse como aquellos medios aportados por los descubrimientos de la ciencia, tales como documentos digitales o medios electrónicos.
Para que este tipo de documentos sea legalmente fiable, habrá de atenderse a la fiabilidad del método en que fueron generados. Esto incluye la cadena de caracteres generada con motivo de la transacción electrónica, el sello digital o cualquiera que permita autenticar el contenido de dicho documento digital, así como que se encuentre disponible para su ulterior consulta.
Por ello, las impresiones de los recibos de nómina, aun cuando carezcan de la firma del trabajador, siempre que cuenten con el sello digital generado, correspondiente a la cadena de caracteres que permite autentificar la operación realizada, tienen valor probatorio en el juicio laboral, conforme al artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
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Obligaciones Patronales y Requisitos Fiscales de los Recibos de Nómina
La emisión de recibos de nómina es una obligación para los patrones que pagan por la prestación de un servicio personal subordinado. Quienes hagan pagos por salarios y, en general, por la prestación de un servicio personal subordinado, deberán expedir y entregar comprobantes fiscales en la fecha en que se realice la erogación correspondiente.
Estos comprobantes, que son los recibos de nómina, podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de los numerales 132, fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la Ley Federal del Trabajo.
Es fundamental que los recibos de nómina cumplan con la versión 1.2, la cual es la única válida desde el 1 de Abril del 2017 ante la autoridad fiscal. Deberán contener los requerimientos de nómina 1.2 y estar timbrada en el SAT para que sea un documento válido.
Este documento asienta datos personales del trabajador, del empleo, el periodo y el monto de pago, así como los impuestos trasladados y retenidos. Es muy importante que los datos hayan sido registrados de manera adecuada.
Verificación y Custodia por Parte del Trabajador
Por su parte, el trabajador debe asegurarse de que los datos asentados en su nómina sean correctos; así como guardar la información para el esclarecimiento de cualquier controversia. Puedes revisar tu recibo de nómina cuando tu patrón lo timbra debe enviarte una copia a tu correo; de lo contrario, puedes ir directamente al portal del SAT con tu e-firma o contraseña, para revisarlos.
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Criterios Judiciales sobre el Recibo de Nómina Digital
El Semanario Judicial de la Federación, en su tesis aislada, ha ratificado la validez probatoria de estos documentos. Del citado criterio asimismo, se desprende que con dichos recibos de nómina con sello digital, de acuerdo a los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, el contribuyente (en éste caso el patrón) cumple con una obligación fiscal y además, tal como establece el propio artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, puede demostrar el pago que se realiza a favor del trabajador.
La Contradicción de tesis 569/2019, entre las sustentadas por los Tribunales Colegiados Tercero en Materia de Trabajo del Primer Circuito y Tercero en Materias Civil y de Trabajo del Décimo Séptimo Circuito, también abordó los RECIBOS DE NÓMINA CON SELLO DIGITAL Y CADENA DE CARACTERES GENERADA POR EL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA (SAT), reafirmando la relevancia de estos elementos.
Elementos y Requisitos del Recibo de Nómina Digital con Valor Probatorio
| Elemento o Requisito | Descripción / Importancia |
|---|---|
| Sello Digital | Elemento clave para la autenticación del contenido del documento digital. |
| Cadena de Caracteres | Generada con motivo de la transacción electrónica, permite autenticar la operación realizada. |
| Versión 1.2 | Única versión válida ante la autoridad fiscal desde el 1 de Abril de 2017. |
| Timbrado SAT | Obligatorio para que el recibo sea considerado un documento fiscal válido. |
| Disponibilidad para Consulta | El documento digital debe estar disponible para su ulterior revisión y verificación. |
| Artículo 99, Fracc. III, LISR | Fundamento legal que otorga valor probatorio a los recibos de nómina timbrados. |
| Artículo 776, Fracc. VIII, LFT | Permite analizar los medios aportados por descubrimientos de la ciencia (documentos digitales). |
| Artículos 29 y 29-A, CFF | Sustentan el cumplimiento de la obligación fiscal del patrón y la demostración del pago. |
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