La contabilidad electrónica se refiere al registro de documentos y a la gestión de información contable a través de medios digitales, incluyendo su emisión, supervisión y preparación por parte de las autoridades competentes. Las empresas buscan profesionales con conocimientos integrales en contabilidad y finanzas debido a la creciente digitalización de sus operaciones.
En México, este término se utiliza para designar la obligación de los contribuyentes de enviar datos financieros al Servicio de Administración Tributaria (SAT) mensualmente a través de canales electrónicos. En el caso mexicano, en el año 2011 fue crucial en temas fiscales ya que la facturación electrónica se estableció como obligatoria para todos los contribuyentes mexicanos, de modo que la forma de emitir y entregar los comprobantes fiscales digitales se volvió digital.
El pago de impuestos ha evolucionado gracias al concepto de gobierno electrónico, que implica el uso de las tecnologías de la información (TI) por parte de la administración pública para intercambiar información con industrias y ciudadanos, mejorando la atención pública y la eficiencia interna. El uso de las tecnologías de la información conlleva implícitamente una lucha por disminuir las evasiones, asimismo, ha contribuido y fomentado el cumplimiento de las recaudaciones.
Tal modalidad no sólo ha logrado satisfacer las necesidades de aquellas empresas que desean que sus procesos de contabilidad se automaticen sino también se ha vuelto de forma paulatina para los causantes en una obligación de naturaleza tributaria. Es indispensable hacer una diferencia entre el concepto de la contabilidad electronica de la noción de las emisiones de tal modalidad contable.
¿Qué es la Contabilidad Electrónica?
La contabilidad electrónica es el registro de las transacciones de personas físicas o morales a través de medios digitales. Hablar de contabilidad electrónica es enfocarse en la preparación del catálogo de cuentas, en la entrega mensual de la balanza de comprobación de manera electrónica y en caso de requerirse, la entrega de toda la información de pólizas y auxiliares al Servicio de Administración Tributaria además de tener un control empresarial más efectivo en materia contable.
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Como mencionamos anteriormente, la evolución de la tecnología y la agilidad en el procesamiento de información se ha vuelto cada vez más urgente y apremiante. Se necesita fluidez y practicidad en el envío de información y acceso a documentos contables. En ese contexto surgió la contabilidad electrónica para dar una solución práctica, inmediata y eficaz de todos los asuntos contables vinculados al negocio.
Hablar de contabilidad electrónica es hablar de envío de archivos en formato XML de todas aquellas transacciones registradas en medios electrónicos, realizados por personas morales o físicas, directamente al Buzón Tributario del SAT. Esta facilidad de manejo de información, permite a las personas morales y físicas llevar metódicamente su contabilidad de manera sencilla, aprovechando así las nuevas tecnologías.
La Contabilidad Electrónica es igual para una empresa grande que para una pequeña, ya que las reglas contables y el sistema son los mismos. Los sistemas son sencillos de utilizar e incluyen todo el proceso, “Ahora el dueño puede registrar que compró, cuánto gastó, qué es lo que vende y cuánto factura esa es la contabilidad. Lo que le proponemos es que sigan haciendo lo mismo, pero en vez de apuntarlo en papel, lo hagan en la pantalla. Esto significa se puede tener el registro de pérdidas o ganancias del negocio.
“Los que siguen operando de manera convencional no tienen la información disponible diariamente; la ven después de que pasó el mes y su contador llega y les dice: “Estás perdiendo dinero.
Obligaciones de la Contabilidad Electrónica
Con la Reforma Fiscal 2014, todas las empresas en México están obligadas a llevar sus cuentas y registros de contabilidad en medios electrónicos; de hecho, en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) se establecen diversos relacionados a éste tema.
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La contabilidad electrónica se integra por:
- Los libros
- Libros y registros sociales
- Control de inventarios
- Método de valuación
- Estados de cuenta
- Sistemas y registros contables
- Papeles de trabajo
- Cuentas especiales
- Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos
Por esa razón, ha existido mucha divulgación de las disposiciones fiscales relacionadas a reciente metodología, dónde se especifican las nuevas reglas y requisitos que deberán de cumplirse. Por su parte, la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente siempre está en completa disposición y en la pronunciación de la defensa de los derechos de los contribuyentes respecto de cada una de las reglas destinadas al envío de la contabilidad en línea.
Ventajas de la Contabilidad Electrónica
Hasta aquí ha sido abordada de forma general dicha modalidad contable, mas ahora hablaremos sobre los beneficios implicados en su adopción.
- Posibilita ahorros: Por medio de la generación de libros de contabilidad de forma digital, es posible el ahorro de costos considerables tanto en impresiones como en su producción.
- Permite un eficiente control de los archivos: De igual modo que las facturaciones con firmas digitales, el control de los documentos a través de las tecnologías de la información es bastante sencillos, asimismo, pueden disponer de ellos con mayor rapidez.
- Variadas maneras de resguardar con eficiencia los datos contables: El manejo de los datos puede realizarse de variadas maneras con ayuda de las tecnologías de la información, por ejemplo, con el respaldo de la nube o de los dispositivos de almacenamientos. Es muy importante que sean conocidos los beneficios y desventajas que cada sistema ofrece de modo que puedan seleccionarse los más idóneos a las exigencias y necesidades particulares de cada organización.
- Recuperación de las inversiones realizadas: Es obvio que es necesario la inversión cuando se pasa de un sistema convencional de contabilidad a uno electrónico, mas pasados unos meses, dicha inversión es recuperada y con creces.
- Confidencialidad y alta seguridad de los datos fiscales: De igual manera que las facturaciones electrónicas, los servicios de contabilidad por TI’s integran elevadas medidas de seguridad con la finalidad de garantizar el resguardo de la información de sus usuarios. Con los sistemas de contabilidad electronica son encriptados los datos para su envío y recepción del SAT.
- Facilidad en la ejecución de procesos de índole fiscal: La contabilidad convencional hace que las personas realicen trámites de modo personal lo cual implica el transportarse a otros sitios y realizar filas largas.
Algunos puristas de la contabilidad clásica, tenían sus dudas respecto a las ventajas de realizar una migración de la información en papel y poder digitalizar todos los datos contables. El mayor de los temores siempre fue la seguridad de la información; sin embargo, en la actualidad esto no resulta un problema. La encriptación de la información y las medidas de seguridad que adoptan todos los elementos involucrados en la contabilidad mejoran día a día.
- Ahorro de Espacio: Con la contabilidad electrónica dirás adiós a todos los libros contables que, en su momento, físicamente representaban un problema de consulta rápida. Éstos libros están presentes de manera electrónica, por lo que el ahorro es notable una vez que se descarta por completo su impresión y elaboración. Ni qué decir del ahorro de espacio y almacenamiento físico en dónde el papel será cosa del pasado, lo cual la vuelve una opción notable y amigable para el medio ambiente.
- Ahorro de tiempo: El manejo de los archivos será mucho más fácil y rápido, esto reduce el tiempo de consulta prácticamente a un 90% disponiendo de toda la información requerida de manera expedita. El hecho de que tengamos de manera digital la información permite una mejor administración de archivos, documentos y la asignación de visibilidad y control a terceras personas interesadas en ese contenido.
- Resguardo de la información contable: El resguardo de los datos es muy importante para quienes están interesados en migrar a la contabilidad electrónica, estos pueden alojarse en algún dispositivo de almacenamiento o bien en archivos en la nube digital. Es de vital importancia que antes de adentrarte en la contabilidad electrónica investigues acerca de un sistema en específico, debes analizar las ventajas y desventajas que brinda cada sistema.
- Rápido retorno de la inversión: Al inicio de la migración hacia la contabilidad electrónica, es necesario que se realicen inversiones, algunas de ellas fuertes (sobre todo si contratas alguno de los sistemas contables más populares, donde todo te cobran, hasta las capacitaciones). Sin embargo, retorno de inversión es completamente recuperable y lo mejor es que es permanente. Los gastos de una contabilidad tradicional suelen ser a largo plazo más elevados gracias al factor humano. En definitiva, siempre será una mejor idea implementar algún software de contabilidad.
- Información contable segura y confiable: La contabilidad electrónica ofrece como ventaja adicional tener sistemas de seguridad elevados, que garantizan una total confianza en la protección de datos fiscales de los usuarios que hagan uso de éste servicio. Porque la información viaja con los datos encriptados, de ésta manera son recibidos y enviado al Servicio de Administración Tributaria. Esto garantiza la tranquilidad de los usuarios, puesto que los libros y reportes estarán lejos del alcance de personas ajenas a ellos.
- Procedimientos fiscales de fácil realización: La contabilidad realizada de manera tradicional exige a las personas a formalizar trámites personalmente, situación que implica realizar largas filas o llevar documentos a un buen número de sitios. Olvídate de ello con la contabilidad electrónica ya que, gracias a su eficacia, permite la realización de todos esos procedimientos desde la oficina o el hogar.
Desventajas de la Contabilidad Electrónica
Uno de los inconvenientes del sistema podría ser el costo. Y es que en el mercado hay varias opciones, algunas se basan en la compra de un software y equipo, mientras que otras solo utilizan una plataforma en la nube y cobros anuales.
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Otro de los inconvenientes es el miedo a dar el primer paso. “A muchas, personas físicas o morales, les da miedo porque no conocen cómo es el proceso. Están alarmados y creen que es muy complejo; además piensan que el Sistema de Administración Tributaria (SAT) los va a tener más controlados, pero el hecho de que todo esté sistematizado impide o cierra muchas posibilidades de que se opere de manera informal.
Finalmente a algunas empresas les preocupa la seguridad de su información; sin embargo, ésta se quedará respaldada en la nube y tendrá validez oficial.
¿Cómo Elegir un Sistema Contable?
Aquí tienes aspectos que te ayudarán a hacer check list al momento de adquirir un software contable:
- Actualización permanente a las reformas fiscales: Es muy importante asegurar que el programa de Contabilidad tenga esta característica, pues de esta dependerá que las dueños, gerentes y directores de las empresas estén tranquilos en el cumplimiento de las nuevas obligaciones.
- Tecnológicamente innovador: Incluya soluciones complementarias para llevar más fácilmente la Contabilidad. Por ejemplo, en el proceso de Facturación en cuanto la verificación, organización, clasificación y validez de los archivos XML de los CFDI.
- Siempre funcional en la Contabilidad: Puede ser un plato limpio, pero asegura que incluya la automatización de todos los procesos contables y configuraciones con el objetivo de que se adapte fácilmente a la Contabilidad de tu empresa a clientes, de acuerdo con su giro, cantidad de operaciones u obligaciones como contribuyentes.
- Manejo de reportes: Este aspecto considera dos aspectos. El primero tiene que ver con la variedad de reportes que pueda generar el software que permitan el análisis e interpretación de datos por parte del Contador para una mejor toma de decisiones o asesoría.
- Automatización de procesos: Eliminar por completo los procesos manuales, más en donde sobresale la Contabilización y la asociación del Recibo Electrónico de Pagos a las pólizas y facturas correspondientes.
- Facilitar la entrega de documentos: Investiga si el software que estás evaluando ya está autorizado por el SAT como PCRDD (Proveedor de Certificación de Recepción de Documentos Digitales). La función de esta figura consiste en ser un intermediario que ayuda a entregar diferentes documentos digitales a la autoridad fiscal, como declaraciones y los archivos de la Contabilidad Electrónica (Balanza de Comprobación y Catálogo de Cuentas, principalmente), por mencionar algunos.
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