La deducción de gastos de gasolina es un aspecto clave para las empresas en México, ya que impacta directamente en la carga tributaria y en la eficiencia operativa. La gasolina es un gasto recurrente en la operación de cualquier empresa. Por ese motivo es importante tomar las medidas necesarias para rebajar la factura de combustible. Y la deducción de gasolina ante el SAT puede significar un alivio considerable.
¿Qué requisitos deben cumplir las empresas para aprovechar este incentivo fiscal y así reducir su carga tributaria? ¿Establece el Servicio de Administración Tributaria (SAT) un importe máximo a deducir? Vamos a verlo.
Requisitos Generales para la Deducción de Combustible
Según el SAT, para que un gasto en gasolina sea deducible, debe cumplir con los siguientes puntos:
- Ser estrictamente indispensable para los fines de la actividad, se considera que es estrictamente indispensable el combustible efectivamente adquirido para llevar a cabo los fines de su actividad durante el periodo de que se trate. Ser indispensable para la actividad económica de la empresa (operaciones, logística, visitas a clientes, etc.).
- Contar con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) a nombre de la empresa y con toda la información correcta: RFC de la persona moral, uso adecuado del CFDI (por ejemplo, “Gastos en general”), método de pago, fecha y monto, detalles específicos del proveedor de combustible, etc.
- El comprobante fiscal debe reflejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de manera expresa y por separado.
- Estar debidamente registrado en contabilidad y haberse restado una sola vez.
Todos los comprobantes de gasolina deben integrarse correctamente en la contabilidad de la empresa y reflejarse en la declaración anual correspondiente al ejercicio en que se realizó el gasto. Para evitar errores, lo mejor es conciliar las facturas de combustible con los registros contables al menos una vez al mes.
Formas de Pago Aceptadas y la Restricción del Efectivo
¿Cómo debo pagar el consumo de combustibles para que sea deducible? Hagamos un poco de memoria al respecto. Uno de los requisitos generales para la deducción de gastos es que los pagos cuyo monto exceda de 2,000 pesos se efectúen mediante alguno de los siguientes medios de pago:
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- Transferencia electrónica desde cuenta empresarial.
- Cheque nominativo de la empresa.
- Tarjeta bancaria (crédito, débito o servicios) emitida por instituciones financieras a nombre de la empresa.
- Monederos electrónicos autorizados por el SAT para compra de combustible.
Haber sido pagado únicamente con medios de pago rastreables. Los pagos que en los términos de esta fracción deban efectuarse mediante cheque nominativo del contribuyente, también podrán realizarse mediante traspasos de cuentas en instituciones de crédito o casas de bolsa.
A partir del 1 de diciembre de 2005 para deducir el consumo de combustibles para vehículos marítimos, aéreos y terrestres, sin importar cual sea el monto de su compra, se debía efectuar el pago mediante cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito o de servicios, o a través de los monederos electrónicos. Para el caso de combustibles existen una disposición específica que es más restrictiva, al indicar que “tratándose de la adquisición de combustibles para vehículos marítimos, aéreos y terrestres, el pago deberá efectuarse en la forma señalada en el párrafo anterior, aun cuando la contraprestación de dichas adquisiciones no excedan de 2,000 pesos”.
Fundamento legal: Artículo 27, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley del ISR) y Artículo 31, fracción III, de la Ley del ISR. Cuando los pagos se efectúen mediante cheque nominativo, éste deberá ser de la cuenta del contribuyente y contener su clave del Registro Federal de Contribuyentes así como, en el anverso del mismo la expresión "para abono en cuenta del beneficiario".
Por tanto, el pago en efectivo no está permitido a efectos de deducción de combustible (salvo en casos autorizados específicamente). Ni siquiera, aunque el monto sea inferior a $2,000 MXN, como ocurre con otros gastos. El pago en efectivo no es deducible, incluso si el gasto es menor a $2,000 MXN.
Es importante recordar que el pago debe realizarse con un medio de la empresa y estar a nombre de la misma. No se puede deducir gasolina pagada con tarjeta personal.
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El CFDI es requisito indispensable. Sin él, el SAT no acepta el gasto.
Excepciones a la Regla del Pago en Efectivo
La ley otorga algunas facilidades para ciertos tipos de contribuyentes y situaciones específicas. ¿Quienes tienen derecho a deducir gasolina pagada en efectivo? Las autoridades fiscales podrán liberar de la obligación de pagar las erogaciones con cheques nominativos, tarjetas de crédito, de débito, de servicios, monederos electrónicos o mediante traspasos de cuentas en instituciones de crédito o casas de bolsa a que se refiere esta fracción, cuando las mismas se efectúen en poblaciones o en zonas rurales, sin servicios bancarios. Además, el SAT puede liberar de este requisito a los contribuyentes cuando la operación se haga en poblaciones sin servicios financieros.
Personas Físicas del RIF
Las personas que tributan en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) “podrán efectuar la deducción de las erogaciones pagadas en efectivo cuyo monto sea igual o inferior a 2,000 pesos, por la adquisición de combustible para vehículos marítimos, aéreos y terrestres que utilicen para realizar su actividad, siempre que dichas operaciones estén amparadas con el CFDI correspondiente, por cada adquisición realizada”. Esto lo establece la Regla 3.13.2. de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2021, aplicable durante la vigencia del RIF. De acuerdo con lo anterior, los contribuyentes del RIF sí pueden deducir el combustible pagado en efectivo por hasta 2,000 pesos, siempre que cuenten con el CFDI que ampare cada operación de compra de combustible.
Régimen de Agapes
Las personas que pertenecen al Régimen de Actividades Agrícola, Ganadera, Pesca y Silvícola (Agapes) deben cumplir con los requisitos de deducción del combustible establecidas en el Artículo 27 de la Ley del ISR, citado anteriormente, que establece que la adquisición de combustible no puede hacerse en efectivo. No obstante lo anterior, a través de la Resolución de Facilidades Administrativas (RFA) para los sectores de contribuyentes que en la misma se señalan para 2023, en la Regla 9., se establece una excepción a esta restricción. Se trata de una facilidad que posibilita el pago de combustible en efectivo, únicamente hasta por el 15% del total de las compras de combustible.
Transportistas
Los contribuyentes de los sectores del autotransporte de carga federal, terrestre foráneo de pasaje y turismo, así como de carga de materiales y de pasajeros urbano y suburbano gozan de la misma facilidad de deducir las adquisiciones de combustible pagadas en efectivo hasta por el 15% del total de las adquisiciones de combustible.
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Así que quienes tienen derecho a deducir la adquisición de combustible aun habiendo pagado en efectivo, son los siguientes:
- Contribuyentes del RIF hasta por 2,000 pesos.
- Los transportistas y el sector agropecuario, silvícola y pesca podrán hacerlo por hasta un 15% del total de su consumo de combustible.
- Además, el SAT puede liberar de este requisito a los contribuyentes cuando la operación se haga en poblaciones sin servicios financieros.
Resumen de Excepciones para Pagos en Efectivo
| Tipo de Contribuyente / Situación | Límite de Deducción en Efectivo | Requisitos Adicionales |
|---|---|---|
| RIF (Régimen de Incorporación Fiscal) | Hasta $2,000 MXN | Contar con CFDI por cada adquisición |
| Agapes (Agrícola, Ganadera, Pesca y Silvícola) | Hasta 15% del total de compras | Establecido por Resolución de Facilidades Administrativas |
| Transportistas | Hasta 15% del total de adquisiciones | Sectores específicos (autotransporte de carga federal, terrestre foráneo de pasaje y turismo, etc.) |
| Zonas sin servicios financieros | Sin límite específico | Autoridades fiscales pueden liberar de la obligación |
Deducción a Través de Monederos Electrónicos
El uso de vales de gasolina también permite deducir la totalidad del gasto en combustible siempre y cuando la carga se realice en estaciones de servicio situadas a menos de 50 kilómetros del domicilio fiscal de la empresa. De esta forma, estos gastos se diferencian de los viáticos por viajes corporativos, que tienen su propio tratamiento fiscal. El uso de monederos electrónicos autorizados (vales de gasolina) también permite deducir el gasto al 100%.
Para los efectos del artículo 27, fracción III, primer y segundo párrafos de la Ley del ISR, las personas físicas y morales que adquieran combustibles para vehículos marítimos, aéreos y terrestres, a través de los monederos electrónicos que al efecto autorice el SAT, podrán comprobar la erogación de las comisiones y otros cargos que cobre el emisor del monedero electrónico por sus servicios, así como el pago por la adquisición de combustibles, con el CFDI y el Complemento de Estado de Cuenta de Combustibles para Monederos Electrónicos Autorizados por el SAT, respectivamente, que expidan los emisores autorizados en términos de la Regla 3.3.1.10. Esto significa que las estaciones de servicio no deberán emitir el CFDI a los clientes adquirentes de combustibles, por las operaciones que se realicen a través de monederos electrónicos autorizados por el SAT.
La deducción por la adquisición de combustibles, así como el acreditamiento de los impuestos trasladados podrá realizarse hasta que el contribuyente adquirente del combustible, cuente con el CFDI y el complemento a que se refiere el párrafo anterior y hasta por el monto que ampare el citado complemento.
Límites de Deducción y Novedades Fiscales 2025
Novedades fiscales en 2025 para deducir gasolina: Las disposiciones en materia de deducibilidad de combustibles continúan vigentes este año, pero el SAT ha realizado una serie de aclaraciones al respecto:
El cien por cien del gasto en gasolina puede llegar a ser deducible en dos casos:
- Autos convencionales con un costo inferior a $175,000 MXN.
- Vehículos híbridos o eléctricos cuyo precio esté por debajo de los $250,000 MXN.
Si tienes tus vehículos en esquema de arrendamiento, solamente serán deducibles hasta por $200 pesos diarios (con la condición de que el valor del coche no supere los $175,000 MXN). Cuando el auto arrendado es híbrido, el monto que se puede deducir es hasta $285 pesos diarios ($8,550 pesos al mes) mientras el costo del vehículo no supere $250,000 pesos.
Límites de deducción por kilometraje
Cuestión aparte es la deducción de los gastos de kilometraje en los que incurre un colaborador que haya utilizado su auto para un desplazamiento laboral. A la hora de hacer el reembolso correspondiente, existen ciertos límites a tener en cuenta:
- La deducción no puede exceder $0.93 MXN por kilómetro recorrido.
- El tope a deducir son 25.000 kilómetros por ejercicio fiscal (el equivalente a $23.250 MXN al año por vehículo), según el Reglamento de la LISR.
Los gastos deben estar respaldados por comprobantes, como pueden ser recibos de las casetas de peaje o las facturas del hospedaje del conductor. Además de justificar el gasto, estos recibos sirven para confirmar que el viaje ha sido a una distancia de más de 50 kilómetros del lugar de residencia del empleado (requisito necesario para que los viáticos sean deducibles).
Control y Buenas Prácticas para la Deducción de Gasolina
En 2025 se va a reforzar la vigilancia para que nadie trate de deducir gasolina pagada en efectivo o que no cuente con una factura electrónica válida. El SAT reforzará la vigilancia para evitar que se intenten deducir gastos de gasolina pagados en efectivo o sin CFDI válido.
Cualquier gasto de gasolina que no se ajuste a los requerimientos del SAT no será deducible. Pero si tratas de deducirlo y el SAT lo detecta, puede multarte e incluso, iniciar un procedimiento de auditoría.
Así que lo mejor es implementar un kit de herramientas de buenas prácticas. ¿Qué es lo que no debería faltar?
- Un apartado destinado al pago de combustible dentro de la política de gastos interna. Sería bueno definir lineamientos claros sobre cómo y cuándo repostar. Puedes, por ejemplo, determinar las estaciones de servicio autorizadas y los montos máximos por evento.
- Capacitar a los empleados para que no se salten ningún requerimiento normativo: que soliciten siempre la factura CFDI a nombre de la empresa, que verifiquen que esta incluye todos los datos necesarios, que utilicen un medio de pago aceptado, etc.
- Revisar y conciliar los comprobantes de forma periódica.
Contar con soluciones especializadas en la gestión de gastos profesionales que faciliten el registro y control, como Okticket. Cada vez que un colaborador echa gasolina, su supervisor lo sabrá. Además, mediante la digitalización de los recibos se reducen los errores humanos. Y en caso de necesidad, tendrás a mano una bitácora de viajes con montos, fechas, estaciones de servicio, etc.
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