Los informes contables son herramientas esenciales para comprender y gestionar la salud financiera de una empresa. Permiten analizar datos, identificar tendencias y tomar decisiones informadas. En este artículo, exploraremos cómo configurar y utilizar informes financieros, proporcionando ejemplos y referencias a plantillas útiles.
¿Qué son los Informes Financieros?
La característica de Informes financieros permite obtener información sobre los datos financieros que se muestran en su catálogo de cuentas (COA). Se pueden configurar informes financieros para analizar cifras en cuentas de contabilidad (G/L) y comparar los movimientos de contabilidad con los presupuestados. Los resultados se muestran en gráficos e informes, como el gráfico de flujo de caja y los informes Estado de cuenta de ingresos y Balance.
Los informes financieros organizan las cuentas de su catálogo de cuentas de manera que facilitan más la presentación de los datos. Además, proporcionan un lugar para cálculos que no se puedan realizar directamente en el catálogo de cuentas. Por ejemplo, se pueden crear subtotales para grupos de cuentas y luego incluir ese total en otros totales.
Configuración de Informes Financieros
Configurar informes financieros requiere obtener una comprensión de la estructura de su catálogo de cuentas. Las categorías de cuentas del L/M simplifican las definiciones de sus informes financieros y los hacen más resistentes a los cambios en la estructura del catálogo de cuentas. La configuración de dimensiones le permite dividir sus datos financieros de manera que tengan sentido para su organización.
Si desea ver las entradas de contabilidad general como porcentajes de las entradas del presupuesto, debe crear presupuestos de G/L. Puede configurar diversas plantillas para definir la información que desea extraer del catálogo de cuentas. Otro ejemplo es para calcular márgenes de beneficios en dimensiones, como departamentos o grupos de clientes.
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En la página Informes financieros, elija la acción Nuevo para crear un nuevo nombre de informe financiero. En la ficha desplegable Opciones, puede editar el título del informe, cambiar las definiciones de filas y columnas, escribir una descripción interna, establecer el formato para los números negativos y definir cómo mostrar las fechas.
Cuando abre un informe financiero en el modo Ver o Editar, el panel Filtro está disponible. ¡Importante! No utilice el panel Filtro para establecer filtros para los datos de su informe. Tales filtros pueden causar errores o no filtrar los datos. Si desea que la salida del informe incluya un párrafo introductorio y/o de cierre, puede utilizar la acción Editar los párrafos introductorio y final en el menú Definiciones.
Definiciones de Filas y Columnas
Las definiciones de fila en informes financieros proporcionan un lugar para cálculos que no se puedan realizar directamente en el catálogo de cuentas. Por ejemplo, puede crear subtotales para grupos de cuentas y luego incluir ese total en otros totales. Las definiciones de fila también proporcionan opciones de configuración para dar formato al informe. Algunas de las opciones de formato no se transfieren al exportarlas a Excel.
Utilice las definiciones de columnas para especificar las columnas para incluir en el informe resultante. Por ejemplo, puede diseñar una plantilla de informe para comparar el saldo del periodo y el saldo a la fecha del mismo periodo del año actual y del año anterior. Puede tener hasta 15 columnas en una definición de columna.
Dimensiones en el Análisis Financiero
En análisis financiero, una dimensión son datos que agrega a un movimiento como una especie de marcador. Estos datos se utilizan para agrupar movimientos de características similares, como clientes, regiones, productos y vendedor, y así poder recuperar con facilidad estos grupos para su análisis. Cada dimensión describe el foco del análisis. Así, un análisis de dos dimensiones, por ejemplo, sería ventas por área.
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Al utilizar más de dos dimensiones cuando se crea una entrada, puede realizar un análisis más complejo. Un ejemplo de análisis complejo es explorar las ventas por campaña de ventas por grupo de clientes por área. Eso le proporciona una mayor visión de su negocio, como por ejemplo, lo bien que está funcionando, dónde está prosperando o no y dónde debería asignar más recursos. Esa información le ayuda a tomar decisiones comerciales más informadas.
Integración y Personalización
Puede integrar un informe financiero con una plantilla de libro de Excel, ajustar el diseño para adaptarlo a sus necesidades y luego actualizar la plantilla de Excel con datos de Business Central.
Cuando importa definiciones de informes financieros/filas, los registros existentes con los mismos nombres que los que está importando se sustituyen por las nuevas definiciones.
Ejemplos de Formatos de Informes Contables
Estado de Resultados
El estado de resultados presenta los ingresos, costos y gastos generados en un periodo determinado (mensual, trimestral o anual). Su estructura básica incluye:
- Ingresos o ventas netas
- Costo de ventas
- Utilidad bruta
- Gastos operativos (como nómina, renta, servicios)
- Utilidad operativa
- Otros ingresos o egresos
- Utilidad antes de impuestos
- Impuestos
- Utilidad neta
Este formato permite calcular si la empresa obtuvo ganancias o pérdidas en el periodo analizado.
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Estado de Situación Financiera (Balance General)
El estado de situación financiera muestra los recursos y obligaciones de la empresa en una fecha específica. Está dividido en:
- Activos (circulantes y no circulantes)
- Pasivos (a corto y largo plazo)
- Capital contable (aportaciones, utilidades retenidas)
La fórmula clave es: Activos = Pasivos + Capital
Cómo Formular un Estado de Resultados
Formular un estado de resultados es una de las tareas contables más importantes para entender si tu empresa está generando ganancias o pérdidas. Para formularlo correctamente, sigue estos pasos:
- Determina el periodo a evaluar.
- Calcula tus ingresos totales: Incluye todas las ventas realizadas, ya sea de productos o servicios.
- Resta el costo de ventas: Aquí se incluyen los costos directamente asociados con la producción o compra de los productos vendidos.
- Obtén la utilidad bruta: Es el resultado de ingresos menos costos.
- Resta los gastos operativos: Incluye sueldos, renta, servicios, publicidad, etc.
- Calcula la utilidad operativa: Lo que queda después de los gastos fijos.
- Incorpora otros ingresos o gastos: Como intereses ganados o perdidos.
- Aplica los impuestos: Según el régimen fiscal aplicable.
- Obtén la utilidad neta: Es la ganancia final después de todo.
Plantillas y Herramientas
Para negocios pequeños o en etapa inicial, lo más común es usar formatos en Excel que ya incluyen fórmulas y plantillas prediseñadas.
En el mercado mexicano, existen sistemas de gestión como Bind ERP, que automatizan e integran en una sola plataforma todos los procesos administrativos del negocio.
Consideraciones Finales
Los informes financieros son herramientas valiosas para la gestión empresarial. Con una configuración adecuada y un análisis cuidadoso, las empresas pueden optimizar sus recursos, tomar decisiones informadas y cumplir con sus obligaciones fiscales.