El cuadro financiero de su pequeña empresa requiere aplicar conceptos contables en torno a los gastos. Hay dos categorías principales: la depreciación y la amortización. Se trata de dos categorías distintas. En esta guía aprenderá qué son la amortización y la depreciación.
Toda empresa está compuesta por elementos o activos de carácter duradero y temporal. Con el paso del tiempo, los activos duraderos (un móvil, un portátil o un camión) van perdiendo valor. A la hora de iniciar tu andadura como emprendedor, tienes que realizar inversiones. Entre ellas, inversiones en bienes o elementos que tienen un carácter duradero en la empresa. Estos bienes, que en la jerga empresarial se conocen como activos fijos o inmovilizado, pierden valor con el paso del tiempo, por su uso y funcionamiento o se vuelven simplemente obsoletos por los cambios de tecnología (obsolescencia).
Es bueno tener en cuenta esto, porque, al fin y al cabo, cuando hablamos de amortización o depreciación estamos hablando de gastos. Como emprendedor sabes que la adquisición y creación de bienes o activos es una parte fundamental para el crecimiento de tu pequeña empresa. Los bienes o activos pueden ser maquinaria, computadoras, propiedad intelectual, tecnología, entre otros.
Definición de Activos en Contabilidad
Desde un punto de vista contable, un activo es un bien, derecho u otro recurso que una empresa controla económicamente y del que espera obtener un beneficio o rendimiento económico en el futuro. En términos de contabilidad, cuando hablamos de la diferencia entre amortización y depreciación nos referimos a los activos que son de carácter duradero y temporal en una empresa.
- Activos Fijos: son recursos de tipo duradero, es decir, que están destinados a servir, de forma perdurable, a la actividad de la empresa y no están pensados para su venta.
- Activos Circulantes: son elementos que forman parte de las inversiones cíclicas de una empresa, es decir, no tienen un carácter duradero y están sometidos al ciclo de actividad (por lo general, no más de un año). Es decir, se adquieren existencias (como materias primas, artículos en proceso de fabricación) y posteriormente se venden.
Cuando hablamos de amortización o depreciación de un activo nos referimos a los activos fijos.
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¿Qué es la Depreciación?
La depreciación es similar a la amortización. También distribuye sistemáticamente el coste de un activo a lo largo de su vida útil. La depreciación representa cuánto del valor de un activo se ha utilizado o consumido durante un periodo específico. La depreciación es una deducción anual del impuesto sobre la renta que te permite recuperar el costo u otra base de propiedad específica sobre su uso. Es una provisión para el desgaste, deterioro u obsolescencia de la propiedad. La depreciación distribuye ese costo en varios años, en lugar de cargar los 100,000 dólares en el primer año.
¿Por qué se deprecian los activos?
Como en todos los aspectos de la vida, el tiempo va socavando el valor de las cosas. En una empresa, un coche, un ordenador o los muebles de una oficina son una inversión inicial que con el uso y el paso del tiempo se deterioran. Además, hay que contar el desarrollo tecnológico, la obsolescencia o cambios en la demanda. Con el uso, los activos pierden valor.
Términos Clave en la Depreciación
Hay varios términos que necesitará conocer a la hora de hacer cálculos de depreciación. En primer lugar, el coste del activo es un gasto en sus registros contables. El valor de salvamento es un término esencial relacionado con los activos. Puede reducir la base amortizable de un activo físico por su valor residual. El valor residual es lo que esperas recibir por un activo al final de su vida útil. La base depreciable es el costo menos el valor de rescate. Por ejemplo, un activo de 50,000 dólares con un valor de rescate de 5,000 dólares tendrá una base depreciable de 45,000 dólares.
Métodos de Cálculo de la Depreciación
Entonces, ¿qué métodos son utilizables para determinar la depreciación? La depreciación puede ser más compleja, y en realidad depende del tipo de activo y de su uso.
- Método lineal: Es una opción uniforme para reducir el valor del activo cada año hasta que finalice su vida útil. Por ejemplo, una máquina que cuesta 50,000 dólares, con un valor de rescate de 5,000 dólares y una vida útil de 10 años, se deprecia 4,500 dólares por año.
- Método de saldo decreciente: Este método acelera el importe del valor, con cifras más altas al principio, que luego van disminuyendo. La depreciación inicial es más alta y disminuye cada año.
- Doble saldo decreciente: Este es un método de saldo decreciente que utiliza el doble de la tasa de línea recta, lo que resulta en una depreciación mayor en los primeros años.
- Unidades de producción: En esta opción, se halla el valor de los activos que producen ingresos antes de que se deterioren. Se basa en el uso real o la producción real, no en el tiempo, distribuyendo el costo sobre las unidades que produce realmente en cada período.
- Depreciación por dígitos de la suma de los años: Podría utilizar este método para los activos que son más valiosos y útiles en sus primeros años. Utiliza una fracción decreciente de la base depreciable cada año.
Los activos físicos suelen utilizar el sistema de recuperación acelerada de costes modificados (MACRS) para calcular la depreciación con fines fiscales. Este método le permite recuperar la base de coste de un activo que se deteriora.
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Requisitos para un Activo Depreciable
Para que un activo sea depreciable debe cumplir con todos los siguientes requisitos:
- Debe ser un bien de tu propiedad.
- Debes utilizarlo en tu negocio o actividad generadora de ingresos.
- Debe tener una vida útil determinable.
- El activo debe durar más de un año.
Puedes depreciar la mayoría de los tipos de bienes tangibles (excepto terrenos), incluidos edificios, maquinaria, vehículos y muebles.
¿Qué es la Amortización?
La amortización es una práctica de contabilidad empresarial centrada en los activos intangibles. Los activos inmateriales no son físicos, pero siguen teniendo valor. Aunque no sean activos físicos, pierden valor con el tiempo. Por ejemplo, su tecnología puede quedarse obsoleta y dejar de ser útil. La amortización se puede utilizar para reducir el valor en los libros de un préstamo o el costo de un activo intangible durante un período de tiempo. La amortización es fundamentalmente cancelar el valor de un activo intangible o un préstamo. Ayuda a los pequeños negocios a registrar los costos por un activo intangible como un software, una patente o derechos de autor. El gasto de amortización es el costo de los activos a largo plazo los cuales disminuyen gradualmente con el tiempo.
Métodos de Cálculo de la Amortización
La amortización suele ser más sencilla en los cálculos. La amortización normalmente utiliza el método de depreciación lineal para calcular los pagos.
Diferencias Clave entre Depreciación y Amortización
Como puede ver, la depreciación frente a la amortización tienen algunas coincidencias y similitudes. Dicho esto, aprender la diferencia entre amortización y depreciación ayuda a los pequeños negocios a establecer un valor numérico a esos activos en términos de su deterioro a lo largo del tiempo. Si nos ponemos a hilar fino, no conviene confundir amortización y depreciación.
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A continuación, una tabla que resume las principales diferencias:
| Característica | Depreciación | Amortización |
|---|---|---|
| Tipo de Activo | Activos tangibles (bienes físicos como maquinaria, vehículos, edificios). | Activos intangibles (patentes, software, derechos de autor, crédito mercantil) y préstamos. |
| Naturaleza del Activo | Sí los podemos palpar: móviles, ordenadores, muebles. | Recursos no materiales, que no se pueden tocar, como una patente, el know-how o tu saber hacer. |
| Vida Útil | Tiene una vida útil finita y determinable. | Todos los activos amortizables tienen una vida útil finita, aunque algunos pueden parecer de duración indefinida. |
| Valor de Salvamento/Residual | Aplica; reduce la base depreciable del activo físico. | No aplica; no se puede hacer lo mismo con un activo inmaterial. |
| Complejidad del Cálculo | Puede ser más compleja, dependiendo del tipo de activo y su uso. | Suele ser más sencilla en los cálculos. |
Aplicación
La primera respuesta, y la más obvia, es que la amortización es para los activos intangibles. La amortización sólo se aplica a los activos intangibles. El hardware informático es tecnología, pero es un bien real como la pantalla de un monitor o un portátil. Lo más probable es que cualquier activo que tenga un valor de salvamento probable entre en la clase de depreciación.
Cálculos
Al final de la vida útil de un activo inmaterial, le queda la amortización acumulada.
Cuentas de Contrapartida
Otra diferencia a tener en cuenta gira en torno a las cuentas de contrapartida. Una cuenta de contrapartida tiene un saldo opuesto al de la cuenta relacionada.
Importancia de la Depreciación y Amortización
La segunda es comprender su importancia en sus finanzas. El conocimiento de la depreciación frente a la amortización proporciona información sobre los costes y la rentabilidad. Son vitales para la visibilidad de sus finanzas. Ambos son deducibles en sus impuestos como gastos empresariales. Ambos gastos deben incluirse en su declaración de la renta. El gasto por depreciación es deducible de la renta gravable, lo que disminuye los impuestos que paga la empresa.
La amortización le ayuda a repartir el coste del activo a lo largo del tiempo. Podrá comparar su función como generador de ingresos con sus costes. La amortización y la depreciación también ayudan a valorar los activos. Le proporciona información sobre la rentabilidad, ya que indica la disminución del valor del activo.
Usted tendrá claro el valor real de un activo. Estos conceptos ofrecen precisión contable para que los informes financieros reflejen el costo real de hacer negocios. También permiten la gestión de activos, el envejecimiento de los activos con los estados financieros, y la planificación de reemplazos y presupuestos de capital en consecuencia. La depreciación difiere el gasto de capital y mantiene a los activos generando producción. La depreciación es importante para la planificación de mantenimiento preventivo. El seguimiento de los gastos de depreciación de un activo es esencial para fines de declaración de impuestos.
Cómo Calcular la Depreciación
La depreciación es un método contable que ayuda a establecer el gasto de usar un activo a lo largo del tiempo. Por ejemplo, si compras computadoras para tu negocio, puedes depreciarlas. Solamente debes calcular la depreciación anualmente y el método más común para hacerlo se llama depreciación lineal. Para calcular la depreciación debes tener a manos los siguientes datos:
- El costo de tus activos o bienes, como los costos de compra, envío, entre otros.
- Tiempo de vida útil de tus activos.
- El valor residual (el valor del activo al terminar su vida útil).
Puedes calcular la depreciación de tus activos utilizando la siguiente fórmula de depreciación por línea recta:
Depreciación anual = (Costo inicial del activo - valor residual) / vida útil del activo
Por ejemplo, digamos que el cálculo del primer año para un activo que cuesta $5,000 con un valor residual de $1,000 y una vida útil de 10 años sería $5,000 menos $1,000 dividido por 10 años, lo cual equivale a $400.
Usted compra una máquina por 10.000 $ y piensa utilizarla durante tres años. Transcurrido ese tiempo, su valor de salvamento es de 500 $.
Ejemplo 1: Equipos de manufactura. Una máquina que cuesta 120.000 dólares, con una vida útil de 10 años y un valor de rescate de 10.000 dólares, tiene una depreciación anual de 11.000 dólares. Se espera que quede obsoleto en 5 años.
Ejemplo 3: Unidades de producción en equipos pesados. Un equipo pesado que cuesta 200.000 dólares y puede producir 1 millón de toneladas de mineral. Con un valor residual de 20.000 dólares.
Cómo Calcular los Gastos de Amortización
La amortización se aplica a dos situaciones: Activos intangibles y pago de un préstamo. Para calcular la amortización, primero debes conocer el valor del activo. Luego debes determinar su vida útil anticipada, lo cual es el período en el cual será de utilidad para tu negocio.
Veamos a continuación un ejemplo de cómo calcular la amortización para una patente:
Digamos que compraste una patente por $13,000 con una vida útil de 10 años.
Amortización anual = Valor total de compra del activo / Vida útil estimada del activo
Con esta fórmula obtenemos $13,000 / 10 = $1,300 por año.
Con este gasto, has comprado un activo digital, como un software de facturación. Determina que lo utilizará durante al menos cinco años sin necesidad de actualizarlo. En este caso se utilizaría la amortización. Puedes utilizar la amortización indefinidamente hasta que el activo deje de ser utilizable.
Recursos Adicionales del IRS
Si tiene dudas sobre la depreciación frente a la amortización, consulte los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Es esencial hablar con un profesional financiero para comprender el cálculo y las deducciones de amortización y depreciación para la contabilidad de tu negocio.
A continuación se presentan algunos recursos adicionales del IRS sobre la amortización de pequeñas empresas y la deducción por depreciación que puedes consultar en línea:
- Publicación 4562 (en inglés), Sobre cómo depreciar la propiedad (incluida la información sobre la propiedad listada).
- Formulario 4562 del IRS (para calcular tu deducción por depreciación y amortización).
- Acerca de la Publicación 538 (en inglés), Sobre períodos y métodos contables.
- Lo que los propietarios de pequeñas empresas deben saber sobre la deducción por depreciación de la propiedad.
- Recurso adicional sobre cómo calcular la amortización de los préstamos (en inglés).
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