Mantener la información contable segura y accesible es crucial para cualquier empresa. En el entorno de Aspel COI, la capacidad de generar y restaurar respaldos, así como de traducir datos de versiones anteriores, se convierte en una herramienta indispensable para garantizar la continuidad operativa y la integridad de los datos. Este proceso es útil cuando se necesita conservar la compatibilidad con configuraciones previas, acceder correctamente a la información histórica y agilizar el uso del sistema de forma clara y ordenada.
Importancia de Respaldar y Restaurar en Aspel COI
La práctica constante de respaldar y saber restaurar la información es de gran utilidad, ya que nos enseña de una forma cómo podemos salvaguardar nuestro catálogo de cuentas y utilizarlo en otras máquinas con el mismo programa. Además, nos ayuda a asegurar que el trabajo que estamos haciendo no se borre, ya que con la ayuda del respaldo lo podemos guardar y recuperar.
El respaldo es un refuerzo para el usuario, especialmente si no se comprende algo de cómo respaldar. Nos ayuda a reforzar lo que ya se ha aprendido sobre cómo guardar o respaldar catálogos de cuentas, pólizas hechas, entre otros. Saber cómo hacer esto es muy útil para nosotros, pues hasta cierto punto es para tener un poco más seguro nuestro trabajo.
Es muy importante porque nos enseña cómo restaurar un respaldo de los trabajos realizados en COI, y nos ayuda mucho para que así, cuando tengamos que trabajar en COI, no tengamos complicaciones en cuanto a que se puedan borrar los trabajos.
Cómo Generar un Respaldo en Aspel COI
Para la correcta generación de respaldos en Aspel COI, siga los siguientes pasos:
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- Desde el menú Archivo, seleccione Respaldar y después elija Respaldar. (Alternativamente, en versiones anteriores, desde el menú Utilerías, Respaldo de Archivos y luego Generación de respaldo).
- Si el sistema se utiliza en red, realice este proceso desde el servidor.
- Verifique previamente que no existan usuarios trabajando en la base de datos. Esto ayuda a evitar daños o pérdidas de información durante el mantenimiento.
- Es importante generar un respaldo de la base de datos por cada una de las empresas que desee traducir o proteger.
- En la versión anterior del sistema, realice el diagnóstico y recuperación de archivos desde la ruta: Configuración, seleccione la opción Control de archivos, active la casilla Seleccionar todas las tablas y posteriormente presione el ícono Diagnóstico y recuperación. Este proceso depura y elimina posibles inconsistencias en la base de datos, lo cual es un requisito previo antes de realizar la traducción.
- Al finalizar el diagnóstico y recuperación, se recomienda generar un nuevo respaldo. Este será el respaldo definitivo de la base de datos de la versión anterior y deberá almacenarse correctamente identificado.
Cómo Restaurar un Respaldo en Aspel COI
Para restaurar un respaldo previamente guardado, siga estos pasos:
- Vaya a la barra de menú Configuración.
- En la pestaña de Respaldar, haga clic en Restaurar respaldo.
- Aparecerá una ventana donde deberá buscar el archivo que se generó como respaldo.
- Una vez localizado, haga clic en Abrir y seleccione la opción Solo la base de datos.
- El sistema le pedirá el nombre del formato y le dará la opción de activar la base de datos.
- Se abrirá la confirmación de que el archivo existe y deberá responder "sí" a todo lo que aparezca.
- La información previamente guardada se cargará y estará lista para su uso.
La ruta habitual para restaurar es: Configuración, Respaldo, Restaurar respaldo, buscar el archivo de respaldo, hacer clic y Aceptar.
Traducción y Actualización de Versiones Anteriores de Aspel COI
Traducir versiones anteriores de Aspel COI permite obtener y adaptar la información de empresas creadas en versiones previas del sistema. La actualización o cambio de versión realiza la conversión de tres parámetros esenciales del sistema: los datos, la configuración y los perfiles de usuarios (que incluye a los usuarios).
Proceso de Traducción
Existen dos tipos principales de traducción:
- Traducción Directa: En el asistente de traducción de empresas de datos, se selecciona la opción "Traducción de una versión anterior" y en la opción de empresa se selecciona el mismo número de empresa destino que se está generando.
- Traducción Cruzada: En el asistente de traducción de empresas de datos, se selecciona la opción "Traducción de una versión anterior" y en la opción de empresas se selecciona la empresa que quiere que quede en la empresa destino que se está generando. COI 10.0, por ejemplo, permite realizar una traducción cruzada, lo que significa que se puede incorporar la información de la empresa 3 de COI 9.0 en la empresa 3 de COI 10.0 o en cualquier otra empresa que se necesite.
Traducción de una Sola Empresa (Ejemplo Aspel COI 10.0)
Al ingresar a la empresa 1 de COI 10.0, el sistema mostrará el asistente de configuración. Siga estos pasos:
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- En la ventana de bienvenida, haga clic en el botón Siguiente.
- Seleccione la opción Traducir de una versión anterior y después haga clic en Siguiente.
- Elija la versión que desea traducir.
- Indique el número de empresa origen y la empresa destino en COI 10.0. Por ejemplo, la empresa 1 de COI 9.0 se integrará a la empresa 1 de COI 10.0.
- Si cuenta con perfiles definidos en la versión anterior, active la opción correspondiente; de lo contrario, puede desmarcarla. Para continuar, haga clic en el botón Aceptar.
- Es importante esperar a que el proceso concluya correctamente, ya que el tiempo de procesamiento dependerá del tamaño de la base de datos y de las características del equipo de cómputo.
- Si seleccionó la opción para traducir perfiles, el sistema mostrará la ventana correspondiente para validarlos o configurarlos. Al finalizar la validación, cierre la ventana.
- Configure los parámetros de operación necesarios para administrar correctamente la información.
- Seleccione los usuarios que trabajarán en el sistema, así como las actividades que determinarán los accesos a cada proceso.
- Cuando la traducción concluya correctamente, el sistema mostrará una ventana de confirmación. Haga clic en Aceptar.
- Posteriormente, seleccione el período con el que desea ingresar al sistema.
- Valide que toda la información se encuentre correctamente en los catálogos correspondientes, como catálogo de cuentas, departamentos y pólizas. Si la información es correcta, la traducción de la empresa habrá finalizado.
Traducción de Varias Empresas (Ejemplo Aspel COI 10.0)
Si cuenta con varias empresas para traducir desde una versión anterior de COI, siga estos pasos:
- Ingrese a la empresa 1 y diríjase a la ruta: Configuración, después haga clic en el botón Agregar empresa.
- El sistema mostrará el asistente de configuración para agregar empresas.
- Seleccione la opción Traducir empresa de una versión anterior y elija la versión (ej. 9.0). Después, haga clic en el botón Aceptar para continuar.
- Seleccione la empresa que desea actualizar de COI (ej. 9.0) a COI (ej. 10.0) y haga clic en el botón Siguiente.
- Indique el número de empresa destino en el que desea incorporar la información y después haga clic en Siguiente.
- Seleccione los usuarios que trabajarán en el sistema, así como las actividades que determinarán los accesos a los procesos.
- Al concluir, el sistema mostrará un mensaje indicando que la empresa se creó correctamente. Haga clic en el botón Finalizar.
Consideraciones Importantes para la Actualización de Versiones
Al actualizar versiones de Aspel COI, es fundamental tener en cuenta la compatibilidad y el orden de migración:
- La actualización de COI 7 a COI 10 no se realiza de manera directa; primero es necesario migrar a COI 8 y luego a COI 9 antes de llegar a COI 10.
- Para actualizar a COI 10.0 desde COI 8.0 es necesario pasar por COI 9.0.
- Sí se puede traducir la información de COI 10 a COI 11 sin necesidad de tener COI 10 instalado en el equipo.
- Si se va a migrar de COI 9.0 a 10.0, es recomendable actualizar solo las empresas que realmente se utilizan. Sin embargo, también se pueden migrar las de respaldo para conservar su información en la nueva versión, aunque no se usen activamente.
- Si se encuentra un error al seleccionar la versión a traducir (ej. "External exception EEFFACE"), y el asesor virtual pide editar un archivo llamado "Conexiones.ini", si se trabaja en red, es necesario realizar la búsqueda desde el equipo servidor. Si la instalación es local, es decir, en un solo equipo, será necesario realizar un respaldo del sistema desde el DAC, reinstalar con la versión de COI que se esté utilizando, abrir el archivo y direccionar en la ruta "DataBase" el nombre del equipo o IP según corresponda.
Mejores Prácticas y Consejos
Para evitar problemas y asegurar la integridad de su información en Aspel COI, considere los siguientes consejos:
- Realice respaldos frecuentes de todas las empresas; uno diario es una buena práctica.
- Mantenga las empresas separadas, ya que esto facilita la reparación o la realización de movimientos.
- Aunque sea muy bueno reparando, siempre hay que tener el apoyo de un contador, ya que él conoce sus contabilidades y sus empresas. No hacerlo puede llevar a un resultado erróneo y repercute en el trabajo del contador y en el suyo.
- Trate de que se vuelva una costumbre que al acabar un trabajo hay que respaldarlo inmediatamente para que de este modo no pierda el avance del trabajo o el trabajo terminado.
- Aprender a respaldar y el saber restaurar es crucial para no tener problemas si se presenta un problema que no se quisiera que sucediera.
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