Las funciones de una secretaria administrativa son esenciales en todo tipo de organizaciones, pues incluyen tareas aparentemente básicas que deben ser llevadas a cabo con profesionalismo y eficiencia. Este puesto también se conoce como auxiliar administrativo y tiene a su cargo actividades que van desde el trato con el público hasta la elaboración de documentos, archivos y algunos aspectos contables.
El personal de secretariado administrativo maneja una gran cantidad de información, incluida información confidencial. Es un puesto con mucha demanda laboral que requiere de organización, honestidad y una serie de habilidades específicas.
Funciones Principales de un Auxiliar Administrativo
Para entender las funciones de una secretaria administrativa o auxiliar administrativo, primero vamos a explicar el concepto de administración, el cual puede aplicarse a cualquier organización o empresa. Se trata de un método para organizar el funcionamiento de una oficina, incluidos sus aspectos logísticos, contables y de relaciones públicas.
Por eso son las personas encargadas de agendar actividades como citas y reuniones de trabajo, elaborar y archivar todo tipo de documentos, atender a clientes, socios y proveedores, y encargarse de todo lo que se necesite para el funcionamiento de la empresa o institución. Es un puesto que requiere realizar varias tareas a la vez y, para ejercerlo, necesitas concentración y saber trabajar bajo presión.
A continuación presentamos algunas de sus principales funciones.
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Atender Llamadas Telefónicas
Quizá parezca una tarea sencilla, pero puede ser compleja si te encuentras trabajando en otras actividades y las llamadas son un factor de distracción. Además, una persona poco experimentada en tareas administrativas no siempre sabe cuál es la manera correcta de tomar llamadas, por lo cual necesita seguir algunos procedimientos específicos:
- Tener un protocolo de atención (por ejemplo, cómo debe presentarse, a qué personas puede o no transferir llamadas, o si existe un saludo específico para la empresa).
- Dominar el conmutador para poner llamadas en espera y transferirlas a otras extensiones.
- Contar con un formato para registrar datos de cada llamada, tales como: fecha, hora, nombre de quién llama, puesto, compañía que representa y mensaje.
Recibir y Atender al Público Personalmente
Las llamadas telefónicas son un medio de atención al público, pero muchas veces el auxiliar administrativo deberá atender clientes y visitantes en las instalaciones de la empresa o institución, por lo que necesita tener el entrenamiento adecuado para hacerlo correctamente.
Organización y Archivo de Documentos
Tener un orden deficiente puede hacer que pierdas mucho tiempo tratando de localizar un documento y, además, esto podría añadir mucho estrés si el documento es necesario para atender un asunto urgente. Estos son algunos consejos básicos para tener un buen sistema de archivos:
- Ordenar los documentos por tema o asunto.
- Colocarlos en orden cronológico.
- Todas las carpetas deben estar debidamente marcadas: área, asunto, fecha.
- Solo se deben archivar documentos originales, a menos que se trate de acuses de recibo.
- Enumerar todos los documentos en la parte superior a medida que se incorporen a los archivos.
Este sistema también debe aplicarse a los archivos digitales, con lo que se deben crear carpetas con la misma nomenclatura (área, asunto, fecha) para que sean más fáciles de localizar. Adicionalmente, debes contar con un respaldo en caso de que la máquina sufra algún daño, ya sea en un sistema de almacenamiento en la nube o por problemas con un disco duro externo.
Toma de Dictados
Las personas dedicadas al secretariado administrativo solían tomar dictados utilizando la técnica de taquigrafía, la cual consiste en el uso de símbolos sencillos para escribir rápidamente. Aunque algunas escuelas todavía enseñan taquigrafía, una buena técnica de mecanografía puede permitirnos transcribir un dictado directamente en la computadora. Otro recurso que puedes utilizar son las notas de voz para grabar el dictado y luego transcribirlo, aunque esto siempre debe hacerse con autorización de tu jefe.
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Captura de Información
Esta es una actividad esencial en cualquier trabajo, y el secretariado administrativo no es la excepción. Es imprescindible una buena técnica de mecanografía que te permita escribir velozmente para ser más eficiente en tu trabajo.
Redacción de Documentos Administrativos
En este puesto deberás escribir oficios, cartas administrativas, correos electrónicos institucionales, formatos administrativos, recibos, requisiciones, órdenes de compra, oficios para solicitar pagos, entre otros. Por ese motivo, necesitas una excelente ortografía y un buen manejo del lenguaje formal escrito.
Actividades Logísticas
Muchas veces tendrás que brindar apoyo en actividades regulares, eventuales y extraordinarias, como reuniones de trabajo, coloquios, congresos, conferencias y actos conmemorativos que ocurran en tu oficina. Esto puede incluir celebraciones informales.
Actividades Contables
La contabilidad en una oficina se refiere al registro de operaciones financieras y económicas, tales como pago de nóminas, compra de materiales, gestión de ganancias y manejo de presupuestos. Las empresas de mayor tamaño suelen tener un área contable que se encargue de registrar y gestionar este tipo de información, pero muchas instituciones y pequeñas empresas suelen delegar esta responsabilidad al auxiliar administrativo.
Habilidades Necesarias para un Auxiliar Administrativo
Ahora que hemos detallado algunas de las principales funciones de una secretaria administrativa o auxiliar administrativo, será más sencillo entender por qué necesitas desarrollar las siguientes habilidades si te interesa ejercer esta profesión:
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- Buena capacidad de organización.
- Capacidad para realizar múltiples tareas a la vez.
- Capacidad para trabajar bajo presión.
- Amabilidad y buen trato.
- Dominio de programas de procesamiento de textos.
- Dominio regular de hojas de cálculo.
- Habilidades matemáticas básicas.
- Ortografía y redacción.
- Conocimientos de archivología.
- Buen manejo de equipo de oficina: conmutador, copiadora, proyector, etc.
- Dominio del inglés u otro idioma extranjero.
- Discreción en el manejo de información confidencial.
Las funciones de una secretaria administrativa o auxiliar administrativo están diseñadas de acuerdo con las necesidades de cada empresa y tienen como objetivo garantizar que todas las áreas que la conforman se den correctamente. Se trata de un puesto de trabajo con mucha demanda que puede darte buenas oportunidades laborales, sobre todo a medida que acumules experiencia y adquieras habilidades específicas, tales como el dominio de ciertos programas informáticos, alguna lengua extranjera o conocimientos contables.
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