Para que una empresa o cualquier organización con fines de lucro funcione, se necesita alguien que realice funciones muy concretas para conseguir que obtenga ganancias y opere de forma óptima. La Administración se enfoca en la gestión del negocio. Ese es el perfil de un administrador.
El contador por su parte, es el encargado de llevar diferentes aspectos de gestión financiera de la empresa, según su perfil y grado de especialización. Los contadores son por lo general los principales responsables de mantener actualizados los registros financieros de sus clientes.
Mucho se ha discutido acerca de lo que se entiende por contabilidad. En nuestros días, la contabilidad se conceptualiza como un sistema de procedimientos de registro de las consecuencias económicas de las operaciones que realiza una empresa (Evia, 2005). Por ello, la contabilidad como disciplina técnica, ofrece información sobre las transacciones y movimientos económicos de una organización.
Desde una perspectiva amplia, la contabilidad general o financiera, proporciona información para usuarios externos, representados por inversionistas, instituciones del gobierno, instituciones financieras, entre otros, mientras que la contabilidad administrativa genera información para que usuarios internos, tomen decisiones sobre la base de las operaciones realizadas (Garrison et al., 2007; Molina de Paredes, 2003;Ott, 1998;Evia, 2005; Jiambalvo, 2003; Hansen y Mowen, 2007; Polimeni et al., 2006).
Así, la contabilidad administrativa, apoyada en la contabilidad de costos, permitirá una gestión adecuada de las operaciones contables desde la perspectiva de los costos, con visiones detalladas sobre las operaciones productivas y/o de prestación de servicios.
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En consideración de lo anterior, esta investigación se plantea como objetivo central analizar la contabilidad administrativa, asumiéndola como una herramienta fundamental para ofrecer al tomador de decisiones información ajustada a sus necesidades.
Los estudios descriptivos, permiten la descomposición del todo en partes, valiéndose del análisis que permita la comprensión e interpretación de la naturaleza actual de fenómenos particulares, para ello, la investigación se apoya en la revisión de documentos, entre los que resaltan textos y documentos científicos especializados en el área objeto de estudio; estos permiten sustentar la contabilidad administrativa, la cual partiendo del reconocimiento de variables exógenas (entornas a ella), y de elementos o aspectos internos, genera reportes e información sobre procesos medulares del negocio.
Según plantea Evia (2005), los administradores tienen la posibilidad de apoyarse en el uso de herramientas y técnicas que les permitan utilizar sus sistemas de costos como herramientas estratégicas.
La contabilidad general o financiera, es de carácter obligatorio para las empresas. Provee información básica para accionistas, acreedores entre otros actores externos a la organización (Garrison et al., 2007), ofreciendo información sobre excedentes económicos globales de la empresa.
La contabilidad administrativa, no está sujeta, a ningún tipo de normatividad (Evia, 2005); es flexible y libre (Garrison et al., 2007) y define criterios objetivos que le permiten ofrecer reportes detallados sobre el sector en el que opera la organización, sus productos, servicios, clientes, empleado, es decir realiza evaluaciones del negocio, proporcionando informes directivos que coadyuvan en el direccionamiento del negocio y en el control y evaluación del desempeño del mismo.
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Según Evia (2005), los sistemas de contabilidad administrativa pueden ser creados a la medida de las organizaciones, respondiendo a las demandas específicas de cada una en particular.
En ambos casos, sea la contabilidad administrativa o la contabilidad de gestión, proporcionan a gerentes información para planear, controlar y tomar decisiones (Jiambalvo, 2003). Según el autor, desde la perspectiva de la planeación, establece planes financieros denominados presupuestos, mientras que desde la perspectiva del control, evalúa continuamente el rendimiento de las operaciones productivas, para sobre esta base, tomar decisiones como parte integral del proceso de planeación y control.
Bajo estos planteamientos, Hansen y Mowen (2007) y Ponce y William (2017) y en función de la disertación realizada previamente sobre la contabilidad financiera y la administrativa, es pertinente plantear la necesidad de incorporar al sistema de información contable, la contabilidad de costos, como sistema híbrido que se desarrolla entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa.
Sobre este particular, Polimeni et al (2006) definen a la contabilidad de costos como una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, teniendo como principal función, asignar, acumular, registrar y analizar información importante para el uso interno de los gerentes en la toma de decisiones. Asimismo, la contabilidad de costos se vale de sistemas de información y metodologías de costeo que permiten concretar datos precisos de costos para los productos y servicios que se fabrican o prestan en las organizaciones.
Los sistemas de costos ofrecen al gerente de costos, normas contables, técnicas y procedimientos de acumulación de datos de costos, con el propósito de determinar el costo unitario del producto fabricado, planear los costos de producción y contribuir con la toma de decisiones (Sinisterra, 2007). Representan herramientas para generar información precisa sobre los costos de producción y la forma de proceder en cuanto a actividades, procesos, productos, servicios y clientes de la organización (Kaplan y Cooper, 2003).
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Como sistema de información, la contabilidad de costos se centra en la determinación de los costos de los productos, relacionándolos con los ingresos obtenidos por la venta de los mismos, y de esta forma genera información para la toma de decisiones (Rincón, 2005).
Sintetizando, la contabilidad de costos, se reconoce la como un área de la contabilidad que ha superado limitaciones identificadas por gerentes, en la contabilidad legal, financiera o tradicional, buscando satisfacer exigencias de organizaciones nacientes.
Así, mientras la contabilidad de gestión incorpora elementos de gestión como la planificación, el control y la toma de decisiones, la contabilidad de costos, es parte de ella, y ofrece información útil para la reformulación de planes, el establecimiento de mecanismos de control y sin duda, para sustentar decisiones organizacionales.
En este sentido, no solo es de importancia la experiencia de quien toma las decisiones (elementos cualitativos), sino la interpretación de la información económica-financiera de la que disponga la empresa. De su calidad, oportunidad y veracidad dependerá el éxito de la organización en el futuro.
Según Franklin (2011), tanto los individuos como las organizaciones prosperan o fracasan como resultado de las decisiones que toman, razón por la cual, los responsables de tomar las decisiones, deben centrarse en información de tiempo real e involucrar expertos en el proceso de toma de decisiones.
En espacios anteriores se ha hecho un esbozo de la contabilidad administrativa, así como sus bondades en las organizaciones, dejando claro que “(…) se basa en un razonamiento económico inductivo que ha sido perfeccionado constantemente desde varias perspectivas (…)” (Giménez et al., 2015, p. 209); sin embargo, resulta oportuno en este momento especificar que ella ofrece “lineamientos que ayudan a los contadores administrativos a proveer el valor máximo a sus compañías en la toma de decisiones estratégicas y operacionales: el enfoque de costo-beneficio, consideraciones técnicas y de comportamiento y diferentes costos para distintos propósitos” (Horngren et al., 2012, p.11), y a partir de esos lineamientos se toman decisiones, utilizando el método científico; el cual constituyen en seis actividades, a saber: definir el problema, identificar alternativas, identificar los costos y beneficios de cada alternativa factible, considerar factores cualitativos y cuantitativos, seleccionar la estrategia que ofrezca mayor beneficio y monitorear la alternativa seleccionada.
Las decisiones que se toman están acopladas con la estrategia organizacional, ello permite la coordinación en diferentes direcciones y resultados consistentes, así como “proyectar nuevas tendencias, transformar y elaborar juicios para que los procesos administrativos sean efectivos” (Barzola, 2018, p. 19).
De allí que la contabilidad administrativa tiene un rol importante en la calidad de la información, facilitando la construcción de escenarios y sus análisis desde diferentes perspectivas, según el tipo de industria y actividad que se trate, para tomar decisiones en congruencia con los objetivos y estrategias empresariales.
En este trabajo se ha expuesto los elementos generales de la contabilidad financiera como área de la contabilidad general que antecede a la contabilidad administrativa o de gestión. Desde la óptica del detalle y la especificidad de las operaciones, la contabilidad administrativa cuantifica detalladamente transacciones operativas clave, a la vez que soporta las decisiones, direccionado las acciones hacia la asertividad y confiabilidad.
El disponer de registros de datos específicos y lograr su organización de forma sistemática y ordenada, permitirá generar información contable de calidad, oportuna y veraz sobre las operaciones desarrolladas y los recursos por estas consumidos.
Contabilidad de Servicios
La contabilidad de servicios desempeña un papel crucial en la gestión financiera de las empresas que ofrecen servicios. La contabilidad de servicios permite un seguimiento preciso de los ingresos generados por la prestación de servicios y los gastos asociados. Mediante el análisis de costos, ingresos y otros indicadores, las empresas pueden evaluar la rentabilidad de sus servicios.
La contabilidad de servicios permite calcular los costos asociados a un servicio particular. A diferencia de otras ramas contables más específicas, la contabilidad de servicios se aplica a diversos sectores y tipos de empresas. Además de calcular costos, esta contabilidad puede ajustar el valor de un servicio de acuerdo a las circunstancias. Cada análisis y recomendación se basa en principios contables sólidos.
Control financiero preciso: Permite rastrear ingresos y gastos específicos relacionados con la prestación de servicios.
Cada uno de estos escenarios ilustra cómo se registran las operaciones financieras en el contexto de empresas que brindan servicios:
- Imagine que su empresa ofrece consultoría en marketing digital. Ha realizado un proyecto para un cliente, optimizando su estrategia de redes sociales durante un mes.
- Supongamos que es un abogado independiente. Ha asesorado a un cliente en un caso legal y le ha pagado por sus servicios.
- Su empresa de diseño gráfico ha adquirido una licencia de software para mejorar la calidad de sus servicios.
- Imagine que su empresa ofrece mantenimiento de sistemas informáticos a clientes durante un año.
- Su empresa de turismo ofrece excursiones a sitios históricos.
Gastos Administrativos y de Ventas
Comprender y distinguir los diferentes tipos de gastos es fundamental para mantener una contabilidad precisa y detallada. A continuación, analizaremos los conceptos generales y las características de los gastos administrativos y de ventas. Sin duda, son dos de los gastos operativos más importantes en la gestión empresarial. Son esenciales para que la empresa funcione de manera ordenada y cumpla con sus obligaciones legales, fiscales y operativas. Ser catalogados como una inversión, ya que se destinan a atraer clientes, incrementar la demanda y posicionar la marca en el mercado.
De acuerdo con la relación que tenga con el proceso de venta, podremos encontrar gastos de ventas directos como el empaquetado y envío.
Ejemplos según el sector:
- Sector manufacturero: de forma general tendrán lugar gastos administrativos como los sueldos de los departamentos de administración o recursos humanos, alquileres de oficinas y servicios.
- Sector de servicios: en este caso, los gastos administrativos incluyen servicios de contabilidad, seguros o salarios, y dependiendo de la actividad específica, permisos sanitarios.
- Sector de soluciones digitales o aplicaciones de software: los principales gastos administrativos estarán relacionados con el alquiler del local y servicios de comunicaciones.
Para ello, es fundamental establecer un sistema de clasificación contable que permita distinguir claramente los gastos administrativos de los gastos de ventas. Por otro lado, la optimización de la gestión de los gastos administrativos y de ventas se verá impulsada por estrategias específicas no solo ayuda a reducir costos, sino también a impulsar la eficiencia y el crecimiento sostenido.
Estrategias para la optimización:
- Realizar auditorías periódicas para conocer los costos detallados: permiten obtener una visión clara de los gastos administrativos y de ventas.
- Capacitar al personal para mejorar su productividad: el desarrollo de habilidades en el equipo permite maximizar la eficiencia y optimizar el uso de recursos.
- Implementar pagos basados en objetivos: establecer pagos variables basados en el cumplimiento de objetivos puede motivar a los empleados a mejorar su rendimiento.
- Supervisar el horario laboral para optimizar costos: tarea esencial para evitar horas extras innecesarias y optimizar la productividad del equipo.
- Automatizar procesos operativos: la automatización de la gestión de gastos y otros procesos rutinarios reduce el tiempo requerido, optimiza el flujo de trabajo y minimiza la probabilidad de errores.
- Establecer acuerdos de renting y asesoría especializada: rentar equipos y maquinaria reduce el impacto financiero y permite que la empresa disponga de tecnología actualizada.
- Gestionar eficientemente los pagos y cobros: la optimización de los ciclos de pagos y cobros es esencial para mantener una buena liquidez y evitar penalidades.
- Utilizar redes sociales para gestión de publicidad y atención al cliente: son una herramienta poderosa y económica para llegar a un amplio público objetivo.
Importancia de la Contabilidad Administrativa
Es evidente que, para que una organización alcance el éxito deseado y tenga un funcionamiento efectivo y eficiente, debe contar con instrumentos o herramientas que coadyuven a alcanzar el logro de objetivos. Se enfoca en información para personas e instituciones externas relacionadas con la empresa. Por ejemplo: los acreedores e inversionistas no son parte de la administración cotidiana de una compañía.
Si bien, cada negocio tiene un conjunto único de procesos para crear valor para los clientes y producir resultados financieros, la contabilidad administrativa se encarga de generar valor al interior de la empresa u organización, con procesos de planificación, aprovisionamiento y control, necesarios pero no oabligarios dentro de la misma.
Podemos señalar pues, que la contabilidad administrativa es un sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de planeación, control, y toma de decisiones, la cual se centra en información para los tomadores de decisionees internos, como los altos directivos, los jefes de departamentos, etc.
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