Hace un tiempo, en la sección de consultas del blog, recibí un mensaje de una persona que quería resaltar los registros en los que se ha vencido la fecha de pago. ¿Manejas algún listado de clientes? ¿Tienes cartera vencida y te gustaría poder resaltar aquellos registros cuya fecha de pago ya expiró?
Cuando trabajamos con fechas en Excel, llevar el control de los tiempos a mano puede ser un verdadero dolor de cabeza. El objetivo, por lo tanto, es realizar lo siguiente: Resaltar una fecha de vencimiento en 3 pasos. En este blog, te explicaré qué es la función HOY, cuál es la fórmula de días transcurridos en Excel y cómo puedes resolver un caso práctico paso a paso. Para lograr nuestro objetivo, vamos a utilizar el formato condicional.
Cómo Resaltar Registros Vencidos (Toda la Fila)
Ahora veremos cómo hacer para que se resalte toda la fila, no solo la celda de los registros vencidos. A diferencia del caso anterior, no seleccionamos solo las celdas, sino que seleccionamos TODOS los datos.
- El paso siguiente será ir a: Formato condicional => Nueva Regla.
- Ahora debemos elegir: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Y en el casillero de abajo ingresamos la fórmula.
- La fórmula será: =$E2<=hoy(). En el caso de la celda E2 se debe fijar la columna (referencia mixta), por esa razón veremos el $ antes de E.
- Para completar el formato condicional correctamente debemos elegir qué formato queremos que tengan las celdas que estén vencidas.
El resultado será el siguiente: Ahí vemos cómo TODA la fila está aplicada a la regla que recién creamos con una fórmula. Queda muy práctico además del efecto visual que queda la planilla de las celdas vencidas. Este ejemplo es muy práctico en la vida para que Excel me recuerde las facturas vencidas o a pagar que tengo.
¡Listo! Ya puedes pinchar en el botón ‘Aceptar’ y habrás terminado tu archivo de cartera, en el que automáticamente se resaltarán aquellos registros en los que se haya alcanzado la fecha de vencimiento. ¡Hora de cobrar! No te quedes con el conocimiento sin llevarlo a la práctica. Utiliza esta técnica en tus archivos ahora mismo. Esa es la mejor forma de retener lo aprendido.
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Resaltar Fechas del Día Actual o Próximas
Si nosotros queremos que Excel resalte las fechas que vencen hoy o dentro de unos días lo podemos hacer de varias maneras:
- Tomando el caso anterior (caso 2) en la fórmula podemos agregar o restar los días que queramos, por ejemplo: Esta es la fórmula que usamos: =$E2<=hoy(). Si necesito 3 días después de la fecha de hoy, lo que voy a hacer es agregarle 3 a la fecha de hoy.
Calculando Días Transcurridos en Excel
Buscar una fórmula de días transcurridos en Excel es una de las consultas más comunes entre los usuarios que necesitan medir tiempos, vigilar vencimientos o rastrear envíos. Calcular el tiempo exacto es vital cuando necesitas gestionar datos en tiempo real.
Para construir nuestra fórmula, primero necesitamos conocer la función HOY(). No requiere argumentos. Para que veas esto en acción, analicemos nuestro ejercicio práctico:
- ✍️ Escribe la fórmula: La lógica matemática es simple: al día de hoy le restamos la fecha del pedido.
- ⌨️ Presiona Enter: Al hacerlo, es muy probable que Excel te arroje una fecha extraña (como 22/01/1900) en lugar de un número entero. Si al dar Enter Excel te muestra algo como 14/01/1900 en lugar del número 14, no hiciste nada mal.
- 🔄 Corrige el formato (El truco clave): Selecciona esa celda, ve a la pestaña Inicio en el menú superior, busca la sección de «Número» y cambia el menú desplegable de «Fecha» a «General». ¡Magia!
- ⏬ Arrastra y completa: Haz clic en el pequeño cuadrito verde en la esquina inferior derecha de tu celda y arrástralo hacia abajo hasta llegar al último producto («Botas de Montaña»). Excel calculará los días exactos para cada fila.
🚀 ¿Quieres seguir practicando? Ahora que ya sabes cómo automatizar fechas, acelera tu trabajo usando diseños prearmados. Saber calcular los días transcurridos es un excelente primer paso, pero ¿qué pasa si necesitas excluir fines de semana, descontar días festivos o crear alertas automáticas de vencimiento? Si usas estas herramientas a diario y quieres optimizar tu tiempo, pide información sobre nuestros cursos de Excel.
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