En el mundo de SAP, los conceptos de acreedores y proveedores son fundamentales para la gestión eficiente de las relaciones comerciales y financieras de una empresa. En SAP S/4HANA, la funcionalidad de SAP Business Partners ha evolucionado significativamente. Anteriormente, en versiones de SAP ECC, los clientes, proveedores y otros socios comerciales se mantenían en tablas separadas. En SAP S/4HANA, todas estas entidades comerciales se almacenan en la tabla de SAP Business Partners. Además, SAP S/4HANA también proporciona una gestión más amplia y completa de los datos maestros de los socios comerciales, lo que permite una mejor automatización de los procesos empresariales.
En las versiones anteriores del ERP de SAP (versión ECC 6.0 EHPX, antes llamado R3) se mantenían los datos de nuestros clientes o proveedores en diferentes transacciones (FKXX/MKXX/XKXX para proveedores o FDXX/VDXX/XDXX para clientes), cada una con sus respectivas tablas según el ámbito organizativo de los datos (LFA1/LFB1/LFM1 para proveedores, entre otras o KNA1/KNB1/KNVV para clientes).
Con el nuevo enfoque tenemos un único elemento organizativo (el Business Partner), al cual le podemos asignar diferentes roles según la relación que tengamos con él en nuestra organización. Por ejemplo, una empresa con la que trabajemos estará creada una única vez, pero podrá desempeñar el rol de cliente, de proveedor, etc. A nivel funcional, la nueva transacción BP es bastante diferente a las clásicas que utilizábamos en la versión anterior.
¿Qué es un Business Partner?
SAP Business Partners (BP) en SAP S/4HANA son entidades que representan a personas naturales, empresas, organizaciones y otros tipos de entidades comerciales con las que una empresa puede realizar acciones comerciales. Estas acciones pueden incluir ventas, compras, servicios, entre otras.
Un Business Partner (Interlocutor Comercial) es una persona, organización, grupo de personas u organizaciones con los que una empresa tiene un interés comercial. Cualquier transacción de negocio no se puede realizar con alguien que no esté definido como un Business Partner. Por lo tanto, los Business Partners son las partes interesadas que influyen en el desarrollo de una empresa.
Lea también: Mejores Moteles en Ramos Arizpe
Categorías de Business Partner
La categoría de socio comercial indica si un socio comercial es una persona física (particular privado), una organización (persona/entidad jurídica o parte de una entidad jurídica, como un departamento) o un grupo. Cuando se crea un socio comercial, se debe seleccionar una categoría de socio comercial. Dependiendo de la categoría del socio comercial, se debe completar un determinado conjunto de campos con datos. La selección de campos de nombre disponibles está definida por la categoría de socio comercial.
Las categorías estándar de socios comerciales son:
- Persona física: (particular, humana)
- Organización: (por ejemplo: empresa, departamento de una empresa, club, asociación)
- Grupo: (por ejemplo: pareja casada, acuerdo de vivienda compartida)
No es posible crear otras categorías de socios comerciales y no se puede modificar la categoría de socio comercial en una etapa posterior.
Puedes introducir los siguientes datos según la categoría:
- Persona: Dirección, nombre y apellido, otros componentes del nombre (como prefijos y afijos de nombre y título académico), género.
- Organización: Domicilio, nombre, forma jurídica, industria, entidad jurídica.
- Grupos: Domicilio, dos nombres, tipo de grupo de pareja (matrimonio, acuerdo de vivienda compartida).
Roles/Funciones de Business Partner
Un socio comercial puede asumir diferentes roles de socio comercial, lo que permite diferentes vistas de los datos del socio comercial según la función comercial. El rol determina qué derechos y obligaciones puede asumir un socio comercial en diferentes transacciones comerciales. Se puede utilizar el rol de socio comercial para realizar una clasificación comercial de un socio comercial. La base para la definición del rol de socio comercial es una transacción comercial.
Lea también: Gran Hacienda Ramos Arizpe: un destino turístico imperdible.
Los datos centrales como el nombre, la dirección y los datos bancarios solo deben crearse una vez. Un Business Partner puede tener varios roles simultáneamente, los roles pueden ser dependientes del tiempo (tener fechas de validez), y sobre ellos se pueden establecer autorizaciones.
Los roles que se suelen usar de manera general son:
- 000000 - Interlocutor comercial central: Datos generales para todas las funciones.
- FLCU00 - Deudor (Finanzas - FI): Datos relevantes para contabilidad financiera en Cuentas a Cobrar (AR). Datos a nivel Sociedad FI.
- FLCU01 - Cliente (Ventas - SD): Datos relevantes para ventas. Datos a nivel Organización de Ventas.
- FLVN00 - Acreedor (Finanzas - FI): Datos relevantes para contabilidad financiera en Cuentas a Pagar (AP). Datos a nivel Sociedad FI.
- FLVN01 - Proveedor (Compras - MM): Datos relevantes para compras. Datos a nivel Organización de Compras.
- UMK00 - Gestión de Crédito (FSCM-CR): Datos relevantes para Gestión de Crédito.
Sincronización y funcionamiento
En el fascinante viaje de evolución que ha emprendido SAP S/4HANA, una de las transformaciones más destacadas ha sido la introducción de la aplicación en Fiori llamada BP (Business Partner). La tendencia actual demuestra que la frontera entre proveedores y clientes se vuelve cada vez más difusa, y SAP S/4HANA se adapta con elegancia a esta realidad cambiante. La transacción BP permite la conversión instantánea de un proveedor en cliente, o viceversa, mediante una sencilla ampliación de datos solicitada por el sistema.
Un aspecto fundamental que resalta en la versatilidad de SAP S/4HANA es la capacidad de asignar roles específicos según los requerimientos de la organización. Ya sea un proveedor, cliente u otro interlocutor, la transacción BP permite personalizar campos específicos para cada tipo. Desde una perspectiva funcional, la transacción BP se aparta de las transacciones tradicionales utilizadas en versiones anteriores de SAP. Al crear un nuevo interlocutor, se establece inicialmente como una organización con el BP role “000000 Business Partner (Gen)”.
La flexibilidad de la transacción BP se manifiesta aún más en la capacidad de ampliar roles según las necesidades específicas de la organización. La personalización se lleva a cabo de manera fluida, permitiendo la adaptación de campos obligatorios de acuerdo con las preferencias de la organización. A continuación, una vez grabados los datos y asignada la numeración, podremos pasar a la ampliación del interlocutor con los diferentes roles. Entraremos en la transacción de nuevo en modo Update e indicaremos el nuevo rol que vamos a crear. Estos datos los tendremos a nivel de sociedad. Los datos requeridos en cada una de las secciones pueden variar según el BP role seleccionado.
Lea también: Precios de casas en renta en Ramos Arizpe
Para mantener este funcionamiento y que todo sea totalmente transparente para el usuario, SAP ha desarrollado lo que llama el Customer Vendor Interface (CVI), que permite, de forma automática, mantener la información en las tablas clásicas a partir de la información introducida en los Business Partner. En la parametrización de la integración, asignamos al «Grouping» utilizado en el BP, el correspondiente «Account group» (grupo de cuentas), utilizado anteriormente al crear los clientes.
Una característica que merece especial atención es la función de relaciones dentro de la transacción BP. Esta función permite vincular diferentes BP según su organización, lo que posibilita la gestión de contactos con distintos números de BP dentro de la misma organización. Además, se pueden establecer relaciones (con dependencia temporal o no) entre dos BPs, tener un mapa de dónde está ese BP tanto dentro de su organización como dentro de la nuestra, establecer autorizaciones de visibilidad en nuestro sistema y permitir la determinación automática de BPs en documentos. También existe la posibilidad de que un BP tenga varias direcciones en su maestro.
Un aspecto destacado que eleva la transacción BP a un nivel superior es su capacidad de integración con otras aplicaciones (APP). Esta integración permite realizar servicios de compraventa con proveedores y clientes, asegurando que los datos se almacenen en los sistemas con los campos definidos y parametrizados según los requisitos establecidos.
Autorizaciones
Además, tendremos que ajustar todos nuestros roles de autorización para trabajar con los nuevos objetos:
- B_BUPA_GRP - Authorization Groups: podremos utilizar esta autorización para indicar qué Business Partners podrán ser editados por el usuario en base al valor del campo «Authorization Group» dentro de los datos maestros.
- B_BUPA_ATT - Authorization Types: utilizando esta autorización, podemos definir qué BP pueden ser mantenidos por el usuario, dependiendo de los valores de determinados campos.
Tablas relevantes
En términos técnicos, SAP utiliza diversas tablas para respaldar la funcionalidad de la transacción BP. A continuación, una tabla con algunas de las tablas más relevantes:
| Tabla | Descripción |
|---|---|
| BUT000 | Datos generales del Business Partner |
| BUT020 | Direcciones del Business Partner |
| BUT010 | Roles del Business Partner |
| KNA1 | Datos del cliente (tabla clásica) |
| LFA1 | Datos del proveedor (tabla clásica) |
Configuración básica de Business Partner (Enfoque Greenfield)
La configuración de Business Partner implica definir agrupaciones, rangos de números y la integración con los grupos de cuentas clásicos de deudores y acreedores.
Clases de Interlocutor Comercial (Business Partner)
Las agrupaciones (o clases) de interlocutor comercial, son los grupos en los cuales daremos de alta nuestros Business Partner. Mediante las agrupaciones podemos controlar la numeración del interlocutor comercial creado. Hay dos tipos de numeraciones:
- Interna: la asigna SAP automáticamente al momento de la creación.
- Externa: la asigna un sistema externo o nosotros de manera manual.
Configurar Clases de Interlocutor Comercial (Business Partner)
Para configurar las clases de interlocutor comercial, la ruta en el SPRO es: Guía de implementación de Customizing SAP -> Componentes multiplicaciones -> Interlocutor comercial central -> Interlocutor comercial -> Parametrizaciones básicas -> Clases de interlocutor comercial -> Definir clases de interlocutor comercial.
Dentro de la configuración, se establecen los siguientes campos:
- En Clase de interlocutor: acrónimo de 4 caracteres alfanumérico para identificar al IC.
- En denominación: descripción del acrónimo para identificar al IC.
Grupo de cuentas de Deudor
El grupo de cuentas es una recopilación de características que controlan la creación de registros maestros. Este determina qué campos deben, o pueden, rellenarse al crear el registro maestro. Se asignará un rango de números al grupo de la cuenta. Mediante éste se especifica la clase de la asignación de números y un intervalo de números. Las cuentas, que requieren los mismos campos de registro maestro y que utilizan el mismo rango de números, se crearán con el mismo grupo de cuentas.
Configuración de Cuentas de Deudor
Para configurar las cuentas de deudor, la ruta en el SPRO es: Guía de implementación de Customizing SAP -> Gestión financiera -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Cuentas de deudor -> Datos maestros -> Preparar creación de datos maestros de deudores -> Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores).
Los campos a configurar son:
- Grupo de cuentas: acrónimo de 4 dígitos alfanumérico que identifica al grupo de cuentas de deudor.
- Significado: descripción del grupo de cuentas de deudor.
- Cuenta pro diversos: indica si el grupo de cuentas de deudor es CpD (Esporádico).
- Omitir verificación de dirección: Con esta función puede omitir las verificaciones de campos de dirección como País e Idioma mientras crea una cuenta ocasional. Para habilitarla, se debe seleccionar la casilla de selección “Cuenta pro diversos”.
- Esquema para mensajes: Agrupación de mensajes permitidas dentro de una determinada operación comercial (pedido) (por ejemplo, mensajes de pedido).
En el status de campo, a nivel general, sociedad y ventas se puede determinar qué campos son suprimidos, mandatorios, opcionales o solo de visualización.
Grupo de cuentas de Acreedor
El grupo de cuentas es una recopilación de características que controlan la creación de registros maestros. Este determina qué campos deben, o pueden, rellenarse al crear el registro maestro. Se asignará un rango de números al grupo de la cuenta. Mediante éste se especifica la clase de la asignación de números y un intervalo de números. Las cuentas, que requieren los mismos campos de registro maestro y que utilizan el mismo rango de números, se crearán con el mismo grupo de cuentas.
Configuración de Cuentas de Acreedor
Para configurar las cuentas de acreedor, la ruta en el SPRO es: Guía de implementación de Customizing SAP -> Gestión financiera -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Cuentas de acreedor -> Datos maestros -> Preparar creación de datos maestros de acreedores -> Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (acreed.).
Los campos a configurar son:
- Grupo de cuentas: acrónimo de 4 dígitos alfanumérico que identifica al grupo de cuentas de acreedor.
- Significado: descripción del grupo de cuentas de acreedor.
- Cuenta pro diversos: indica si el grupo de cuentas de acreedor es CpD (Esporádico).
- Omitir verificación de dirección: Con esta función puede omitir las verificaciones de campos de dirección como País e Idioma mientras crea una cuenta ocasional. Para habilitarla, se debe seleccionar la casilla de selección “Cuenta pro diversos”.
- Esquema para mensajes: Agrupación de mensajes permitidas dentro de una determinada operación comercial (pedido) (por ejemplo, mensajes de pedido).
En el status de campo, a nivel general, sociedad y ventas se puede determinar qué campos son suprimidos, mandatorios, opcionales o solo de visualización.
Numeración de Business Partner
Son los rangos de numeración que se utilizarán para dar de alta Business Partners en SAP S/4HANA.
Configuración de la Numeración para Clases/Agrupaciones de Business Partner (Cut-Over: BUCF)
Para configurar los rangos de números de Business Partner, la ruta en el SPRO es: Guía de implementación de Customizing SAP -> Componentes multiaplicaciones -> Interlocutor comercial central -> Interlocutor comercial -> Parametrizaciones básicas -> Rangos de números y agrupaciones -> Definir rangos de números.
Se configuran los siguientes campos:
- N° Rango de números: Acrónimo de 2 dígitos alfanumérico para identificar un rango de número de BP dentro de SAP.
- De Número: límite inferior de un intervalo.
- A Número: límite superior de un intervalo.
- Cont. Rango números: En este campo se indica el último número asignado en el intervalo de rango de números de asignación interna.
- Ext.: Mediante este indicador se fija si el intervalo de rango de números será de asignación interna o de asignación externa. En intervalos de rango de números de asignación interna se asignarán los números automáticamente por el Sistema SAP. El número asignado automáticamente está entre el 'número de' y el 'número a'. El último número asignado es grabado en el log como 'número actual'. En la asignación externa deberá indicar el usuario un número que deberá estar entre el 'número de' y el 'número a'.
Asignar Numeración de Business Partner (Agrupaciones o Clases)
Para asignar la numeración a las agrupaciones, la ruta en el SPRO es: Guía de implementación de Customizing SAP -> Componentes multiaplicaciones -> Interlocutor comercial central -> Interlocutor comercial -> Parametrizaciones básicas -> Rangos de números y agrupaciones -> Definir agrupaciones y asignar rangos de números.
Los campos a configurar son:
- Agrupación: Clase/Agrupación del Business Partner.
- Denom. Breve: Denominación acotada de la clase/agrupación del Business Partner.
- Denominación: Denominación extendida de la clase/agrupación del Business Partner.
- Rango de números: Rango de número asignado a la clase/agrupación del Business Partner.
- Externo: Mediante este indicador se fija si el intervalo de rango de números será de asignación interna o de asignación externa. En intervalos de rango de números de asignación interna se asignarán los números automáticamente por el Sistema SAP. El número asignado automáticamente está entre el 'número de' y el 'número a'. El último número asignado es grabado en el log como 'número actual'. En la asignación externa deberá indicar el usuario un número que deberá estar entre el 'número de' y el 'número a'.
- Agrup. Estándar: Significa que esta agrupación interna se utiliza como agrupación estándar cuando se crea el Business Partner. El BDT selecciona esta agrupación estándar si, durante la creación, un interlocutor comercial no ha recibido la asignación de un número IC ni una agrupación.
- Estándar ext.: Provoca que esta agrupación externa se utilice como agrupación estándar. El BDT selecciona esta agrupación estándar, si a un interlocutor comercial se le asigna un número de interlocutor comercial durante la creación, pero ninguna agrupación.
- Suprimir: Controla si se ofrece una agrupación en la ayuda para entradas o en una lista desplegable.
Configuración para grupos de Cuentas de Acreedor (Cut-Over: XKN1)
Para crear rangos de números para cuentas de acreedor, la ruta en el SPRO es: Guía de implementación de Customizing SAP -> Gestión financiera -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Cuentas de acreedor -> Datos maestros -> Preparar creación de datos maestros de acreedores -> Crear rangos números para cuentas acreedor.
Los campos a configurar son:
- N° Rango de números: Acrónimo de 2 dígitos alfanumérico para identificar un rango de número de Acreedor dentro de SAP.
- De Número: límite inferior de un intervalo.
- A Número: límite superior de un intervalo.
- Cont. Rango números: En este campo se indica el último número asignado en el intervalo de rango de números de asignación interna.
- Ext. (En este caso es externo, porque la numeración depende del BP): Mediante este indicador se fija si el intervalo de rango de números será de asignación interna o de asignación externa. En intervalos de rango de números de asignación interna se asignarán los números automáticamente por el Sistema SAP. El número asignado automáticamente está entre el 'número de' y el 'número a'. El último número asignado es grabado en el log como 'número actual'. En la asignación externa deberá indicar el usuario un número que deberá estar entre el 'número de' y el 'número a'.
Asignar rango de números a cuentas de acreedor
Para asignar rangos de números a grupos de cuentas para acreedores, la ruta en el SPRO es: Guía de implementación de Customizing SAP -> Gestión financiera -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Cuentas de acreedor -> Datos maestros -> Preparar creación de datos maestros de acreedores -> Asignar rangos de números a grupos de cuentas p.acreedores.
Se configuran los siguientes campos:
- Grupo: Grupos de cuentas de Acreedores.
- Significado: Denominación del Grupo de cuentas de Acreedores.
- Rango de números: Rango de número asignado al Grupo de cuentas de Acreedores.
Configuración de números para Cuentas de Deudor (Cut-Over: XDN1)
Para crear rangos de números para cuentas de deudor, la ruta en el SPRO es: Guía de implementación de Customizing SAP -> Gestión financiera -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Cuentas de deudor -> Datos maestros -> Preparar creación de datos maestros de deudores -> Crear rangos de números para ctas.deudores.
Se configuran los siguientes campos:
- N° Rango de números: Acrónimo de 2 dígitos alfanumérico para identificar un rango de número de Deudor dentro de SAP.
- De Numero: límite inferior de un intervalo.
- A Numero: límite superior de un intervalo.
- Cont. Rango números: En este campo se indica el último número asignado en el intervalo de rango de números de asignación interna.
- Ext. (En este caso es externo, porque la numeración depende del BP): Mediante este indicador se fija si el intervalo de rango de números será de asignación interna o de asignación externa. En intervalos de rango de números de asignación interna se asignarán los números automáticamente por el Sistema SAP. El número asignado automáticamente está entre el 'número de' y el 'número a'. El último número asignado es grabado en el log como 'número actual'. En la asignación externa deberá indicar el usuario un número que deberá estar entre el 'número de' y el 'número a'.