La actividad hotelera, siendo una actividad mercantil de venta de servicios de alojamiento y gastronomía, posee características económicas y financieras que la distinguen de otras actividades comerciales e industriales. Algunas de las características generales de este sector son la gran diversidad y complejidad, la rigidez de la oferta, el condicionamiento a factores exógenos y la demanda elástica.
Generalidades Económicas y Financieras de la Empresa Hotelera
Entre las características económicas y financieras especiales se destacan:
- La naturaleza del producto hotelero: A diferencia de productos duraderos que pueden almacenarse, una habitación que no se vende es una pérdida de ingresos irrecuperable.
- Las características de su ciclo de operaciones: Las operaciones son prácticamente diarias, con comestibles recibidos por la mañana que a menudo se procesan y venden el mismo día.
- La inestabilidad o fluctuación de los ingresos: La variabilidad en el ciclo de operaciones, ya sea anual, semanal o diaria, provoca una inestabilidad en los ingresos.
La causa primaria de la inestabilidad de los ingresos en los hoteles es su ciclo anual de operaciones, que se comporta por temporadas según las condiciones climatológicas o los eventos económico-sociales.
Costos Directos e Indirectos
Los costos de un hotel pueden ser directos o indirectos. Un costo directo se identifica directamente con un proceso, producto, trabajo o servicio, como el costo de los comestibles en un restaurante o el salario de un cantinero. Un costo indirecto no puede atribuirse directamente a una producción o servicio, como el salario del director del hotel o la depreciación del edificio.
En sentido general, la mayoría de los hoteles tienen una alta proporción de costos fijos, especialmente en el área de alojamiento, donde los principales gastos fijos son la depreciación, la operación y el mantenimiento de las instalaciones. En cuanto a las operaciones de gastronomía, el porcentaje de gastos fijos es más bien bajo en relación con el volumen de los ingresos.
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La mayor implicación de una estructura de costos fijos altos en un hotel es que el tradicional enfoque de los problemas de registro y control orientado generalmente hacia los costos es solamente parcialmente importante. En vez de esto se debe mirar también, hacia la parte de los ingresos en el Estado de Resultado y buscar soluciones al aumento del volumen total de ventas, la estructura de las ventas, los márgenes de utilidad departamentales, los niveles de ocupación, los ingresos opcionales o de bolsillo, los sistemas de precios, etc., ya que el peso de los costos fijos sólo puede asimilarse productivamente aumentando los ingresos.
Sistema Uniforme de Contabilidad para Hoteles
El Uniform System of Accounts for the Lodging Industry fue diseñado, adoptado y recomendado por la Hotel Asociación of New York City en 1926. Desde esa fecha hasta el presente se han emitido nueve ediciones del sistema, siendo fechada esta ultima en 1986.
El prestigio e importancia de las instituciones hoteleras, profesionales y educacionales que lo han revisado y patrocinado durante más de siete décadas, han permitido que este sistema se convierta en prácticamente la norma o el sistema contable básico de la actividad del alojamiento a escala internacional.
Objetivos Básicos del Sistema Uniforme de Cuentas
Los objetivos básicos de este sistema son los siguientes:
- Facilitar la comparación de la posición financiera y ejecución operativa de una instalación.
- Servir como sistema de contabilidad adaptable para nuevas instalaciones.
- Asegurar la consistencia con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Aspectos Conceptuales Básicos
Los aspectos conceptuales básicos que se consideran en el sistema son los siguientes:
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- Todos los métodos y procedimientos recomendados están en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
- El sistema ésta orientado hacia el control y medición de la eficiencia, mediante un adecuado sistema de registro y control presupuestario y un esquema racional de análisis financiero y operacional, recomendando al efecto los índices e indicadores básicos de medición de la eficiencia.
- Se consideran todas las tendencias actuales a nivel mundial en cuanto a la explotación hotelera y a la presentación de sus resultados.
- Se ofrece un plan de cuentas contables para uso de toda la actividad hotelera, incluyendo los hoteles con todo tipo de servicio.
- Se recomiendan procedimientos contables para aspectos específicos de la actividad hotelera.
- Se aplica el concepto de la determinación y análisis del resultado de todos los departamentos, tanto los de carácter operacional como los de carácter funcional.
- Se basa en el método del costeo directo, o sea que no se distribuyen los gastos indirectos.
Métodos de Costeo Recomendados por el Sistema Uniforme de Cuentas para Hoteles (SUCH)
La hotelería se caracteriza por la complejidad y cantidad de los procesos que se realizan, para prestar los servicios de alojamiento, gastronomía y otros de carácter personal, comercial o recreativo que se ofrecen en esta actividad.
El SUCH establece el método del costo departamental o por área de presupuesto, calculándose para cada departamento el costo de la mercancía vendida, los salarios directos y los gastos directos del departamento, obteniéndose el resultado departamental. En el costo departamental no se incluyen los cargos fijos.
Departamentos o Centros de Costo Considerados
Los Departamentos o Centros de Costo que considera el sistema, como una relación general de posibilidades, son los siguientes:
- Departamentos Operativos: Alojamiento, Gastronomía, Teléfono, Garaje y Parqueo, Lavandería para huéspedes, Campo de Golf, Tienda Artículos para Golf, Canchas de Tenis, Tienda Artículos para Tenis, Gimnasio, Piscina, Cabañas y Baños.
- Departamentos Funcionales: Alquileres y otros ingresos, Administración, Compras y Almacenes, Procesamiento de Datos, Recursos Humanos (Atención al personal), Transportación, Marketing, Recreación, Energéticos, Operación y Mantenimiento Instalaciones.
- Cargos Fijos: Alquileres, Impuestos distintos de utilidades, Primas de Seguros, Gastos de intereses, Depreciación Activo Fijo, Amortización Gastos Pre Apertura, Intangibles y otros, Impuestos sobre utilidades.
- Gastos Distribuidos: Sueldos y Salarios, Impuestos sobre nóminas y beneficios a trabajadores, Lavandería hotel, Imprenta Hotel.
En cuanto a los costos y gastos de los departamentos no operativos, éstos no se distribuyen a los departamentos que tienen ingresos, sino que se presenta un estado para cada uno separando los gastos de salarios y gastos de personal de los otros gastos del departamento, obteniéndose un total de gastos de salarios y un total de otros gastos, que sumados hacen el total de gastos del departamento no operativo de que se trate.
Costos Totales y Gastos Indirectos
Una posibilidad adicional de la estructura de costos según el SUCH está formada por la obtención del “Costo Total” en los departamentos operativos al transferirles las proporciones que se les asignan de los gastos no operativos y cargos fijos, y que constituyen gastos indirectos de los departamentos operativos.
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Las utilidades en operaciones de las áreas productoras de ingresos, tales como alojamiento, servicios gastronómicos, tiendas, etc. deben considerarse como utilidades (o pérdidas) antes de los gastos indirectos no distribuidos.
Existen varios métodos para asignar los gastos indirectos (Directo, Escalón y Formula), pero el más utilizado es el denominado “Directo” por medio del cual los gastos indirectos se cargan a los departamentos operativos con alguna base lógica aunque arbitraria tales como el % de ingreso total, cantidad de trabajadores, área ocupada por el departamento, etc.
Automatización de Hoteles
Con un sistema de automatización de hoteles se consigue claridad en el servicio a los clientes, se tiene el control del personal y se reducen los costes. Una tecnología innovadora y un software especializado para gestionar una pensión, un hotel o un mini-hotel, llevan el servicio al siguiente nivel y hacen que el negocio prospere.
Ventajas de la Automatización
La automatización del hotel permite:
- Combinar la información sobre las actividades de todos los departamentos en un único sistema de información.
- Realizar la reserva y el pago de la forma más cómoda.
- Llevar un registro de los movimientos y gastos de los recursos hoteleros.
- Mejorar la rapidez de la gestión de las habitaciones del hotel.
- Minimizar el tiempo de registro de los huéspedes.
- Introducir la información contable necesaria en un sistema unificado.
- Organizar la lógica del trabajo de los porteros, camareros y personal de restauración.
- Formar una lista de precio contable de los servicios prestados, llevar un registro de los beneficios.
- Limitar las zonas de acceso del personal.
- Aumentar la seguridad mediante el uso de la videovigilancia y otros sistemas.
Características del Software de Gestión Hotelera
Los productos de software de automatización de hoteles pertenecen a un grupo de sistemas de software especiales denominados sistemas de gestión de propiedades, es decir, sistemas de gestión de bienes inmuebles. Todos los sistemas de gestión de bienes inmuebles propuestos tienen una estructura similar, compuesta por varios módulos básicos:
- Recepción: Responsable del registro de entrada y salida de los huéspedes, facturación y registro de salida.
- Reserva: Permite determinar la disponibilidad de habitaciones y gestionar reservas anticipadas.
- Módulo para camareras: Se utiliza para la planificación de turnos y la gestión de la limpieza de habitaciones.
- Administración: Destinado a la configuración del software, cambio de tarifas y tipos de cambio.
- Contabilidad: Permite transferir información para su posterior procesamiento en el software de contabilidad.
ERP para Hoteles
La planificación de recursos empresariales (ERP), como el de SiHoteles, es esencial para las cadenas hoteleras que buscan optimizar sus operaciones y mejorar la experiencia del cliente. Un software ERP para hoteles permite gestionar de manera eficiente todos los aspectos del hotel, desde la recepción hasta los centros de consumo.
Al implementar un software ERP para hoteles, los establecimientos no solo mejoran su productividad, sino que también brindan una experiencia de usuario más satisfactoria y personalizada para los huéspedes.
Beneficios de un Sistema ERP para Hoteles
- Integra todas las áreas de gestión del back office del hotel en una plataforma única.
- Simplifica la contabilidad, la gestión de inventarios y los procesos de compras.
- Optimiza las adquisiciones del hotel permitiendo la creación y seguimiento de órdenes de compra.
- Gestiona y administra los inventarios del hotel, gestionando entradas y salidas de almacenes.
- Con un programa de gestión hotelera asegura un flujo de caja saludable y facilita la recuperación de ingresos con información clave como la antigüedad de saldos y reportes de deudores.
- Administra las obligaciones de pago del hotel, registrando y controlando pagos a proveedores, transferencias, conciliaciones bancarias y antigüedad de saldos.
Gestión Financiera para Hoteles en 2024
La gestión financiera para hoteles en el 2024 presenta grandes desafíos. Por un lado, el incremento de las cifras de turismo ya presenta un gran reto que se une a la necesidad de destacar frente a la competencia.
Para mantener altos índices de ocupación, debes establecer precios que sean atractivos al tiempo que resulten rentables para el negocio. Es clave contar con datos fiables de la situación actual del hotel antes de decidir acciones importantes.
Desafíos Financieros Específicos
- Gestión de Tarifas y Estrategias de Precio: Implementación de precios dinámicos y análisis de la competencia.
- Seguimiento Preciso de Costos de Mantenimiento: Control de presupuestos y montos asociados con el mantenimiento.
- Análisis Financiero para Decisiones Estratégicas: Utilización de información actualizada para tomar decisiones acertadas.
Soluciones para la Excelencia Financiera
Intelisis cuenta con herramientas digitales que facilitan la gestión financiera para hoteles. Intelisis PMS (Property Management System) permite administrar las operaciones diarias del hotel de forma segura. Además, la integración con Intelisis ERP facilita la planificación de recursos y la toma de decisiones financieras.
Tabla Resumen de Módulos de Software de Gestión Hotelera
| Módulo | Descripción |
|---|---|
| Recepción | Registro de entrada y salida de huéspedes, facturación. |
| Reserva | Gestión de disponibilidad y reservas anticipadas. |
| Camareras | Planificación de turnos y gestión de limpieza de habitaciones. |
| Administración | Configuración del software, gestión de tarifas. |
| Contabilidad | Transferencia de información a sistemas contables. |