El Sistema de Administración Gubernamental es un desarrollo inteligente diseñado para cumplir con las funcionalidades de orden normativo, asegurando confiabilidad, consistencia y flexibilidad como atributos de calidad. Representa una solución orientada a la satisfacción de las necesidades de información financiera de los entes públicos.
Está conformado por el conjunto de registros, procedimientos, criterios e informes, estructurados sobre la base de principios técnicos comunes destinados a captar, valuar, registrar, clasificar, informar e interpretar, las transacciones, transformaciones y eventos que, derivados de la actividad económica, modifican la situación patrimonial del gobierno y de las finanzas públicas de las entidades.
El Sistema de Administración Gubernamental cumple con todos los lineamientos establecidos por la Ley General de Contabilidad Gubernamental y reduce los riesgos que considera el marco jurídico que dio pie al Sistema Nacional Anticorrupción.
El objetivo principal del Sistema de Administración Gubernamental es representar una solución integral avanzada, basada en las mejores prácticas nacionales e internacionales de contabilidad, pero sobre todo cumplir en su operación y funcionamiento con las normas y lineamientos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC) y demás disposiciones de la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), además de contar con una arquitectura de software e innovación tecnológica que garantiza eficacia, eficiencia, economía, calidad y seguridad en todas las etapas de su operación.
Con fundamento en diversos artículos de la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), los criterios, procedimientos, catálogos y acuerdos aprobados por el Consejo Nacional de Armonización Contable, los criterios del Sistema Nacional Anticorrupción y del Sistema Nacional de Fiscalización, así como las legislaciones locales de fiscalización y rendición de cuentas, el Sistema de Administración Gubernamental se presenta como una herramienta informática integral. Permite un registro sistemático de las actividades derivadas del proceso de operación cotidiana de los tres órdenes de gobierno, entidades y órganos centralizados y descentralizados, así como de los organismos autónomos, estandarizando y mejorando la rendición de cuentas mediante un registro en tiempo real y seguimiento de toda la información generada en cada entidad pública.
Lea también: Ventajas y Desventajas del Sistema Contable
Garantiza un mejor control interno y acceso de información en tiempo real de todas las áreas operativas y gerenciales del organismo, mejora la toma de decisiones a nivel gerencial, delimita las áreas de oportunidad y responsabilidad en todos los niveles, deja una huella digital de todas las operaciones de cada usuario al nivel que se determine.
Características clave del Sistema de Administración Gubernamental
El Sistema de Administración Gubernamental garantiza el registro simultáneo - automático de todas las operaciones en tiempo real, así como la generación de información analítica y estados financieros también en tiempo real. Disminuye considerablemente las horas hombre dedicadas a la captura de información y conciliaciones manuales, permitiendo dedicar más tiempo a la revisión y auditoria de procesos.
- Reflejar la aplicación de los Postulados Básicos, normas contables generales y específicas e instrumentos que ha establecido el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), hasta la fecha.
- Facilitar el reconocimiento de las operaciones de ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio de la entidad.
- Integrar en forma automática el ejercicio presupuestario con la operación contable, a partir de la utilización del ingreso y del gasto devengado.
- Permitir que los registros se efectúen considerando la base acumulativa para la integración de la información contable y presupuestaria.
- Reflejar un registro congruente y ordenado de cada operación que genere derechos y obligaciones derivados de la gestión económico-financiera de la entidad.
- Generar en tiempo real, estados financieros, de ejecución presupuestaria y toda la información requerida que coadyuve a la toma de decisiones, a la transparencia, a la programación-presupuestación con base en resultados, a la evaluación y a la rendición de cuentas.
- Facilitar el registro y control de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de los entes públicos, asegurando el control patrimonial y la observancia de las reglas de operación en materia de gestión de recursos y generación de la información correspondiente.
- Proveer información suficiente para solventar necesidades de orden operativo, táctico y de mandos directivos, en el marco de la Ley y atendiendo los requerimientos de la gestión multinivel.
- Garantizar la confidencialidad, integridad, autenticación y disponibilidad del procesamiento de datos y su almacenamiento, con metodologías, herramientas y mecanismos de seguridad acorde a los estándares internacionales (ISO, BS, COBIT, ITIL, entre otros).
- La contabilización de las transacciones de gasto se hace conforme a la fecha de su realización, independientemente de su pago.
- El registro de las etapas del presupuesto se efectúa en las cuentas contables, que para tal efecto estableció el CONAC, las cuales reflejan: en lo relativo al gasto, el aprobado, modificado, comprometido, devengado, ejercido y pagado; además se considera un momento adicional que denominamos reservado.
Módulos del Sistema de Administración Gubernamental
El sistema está compuesto por diversos módulos que permiten una gestión integral de los recursos públicos:
Ente
La finalidad es contar con los parámetros propios de la entidad y ligarlo a los niveles de desagregación del clasificador de estructura administrativa de acuerdo con las necesidades de operación y registros particulares de cada entidad. Este módulo considera la información relativa a: La entidad; tres niveles administrativos de la estructura organizacional; catálogo de puestos y personal.
Clasificadores
Se cuenta con la estructura de catálogos de los principales clasificadores que determina el CONAC, cuya función será agrupar a través de estos parámetros: los presupuestos de ingresos y egresos; además, esta estructura forma parte fundamental de las cuentas contables que intervienen en la matriz de conversión de las cuentas de ingreso, gasto, presupuestales, activo y almacén.
Lea también: ¿Qué es un Sistema Contable?
Los clasificadores son:
- Ingresos: rubro, tipo, clase, concepto
- Estructura administrativa: ente, dirección, departamento
- Estructura programática: programa, subprograma, proyecto
- Objeto del gasto: capitulo, concepto, partida: genérica, especifica y subpartida
- Fuentes de financiamiento: recursos propios, recursos federales
- Estructura funcional: finalidad, función, subfunción, actividad
- Tipo de gasto: corriente, capital, deuda
Contabilidad
Este módulo es uno de los núcleos del sistema donde recae toda la información y registros generados por las áreas operacionales; se da de forma simultánea en tiempo real e integral. Para lograr esta función el sistema cuenta con varias pantallas de configuración donde se parametrizan y se unen los diferentes clasificadores mencionados anteriormente.
Los funcionarios públicos que operan cada uno de los módulos no necesitan tener conocimientos en contabilidad gubernamental, ya que en la configuración inicial del sistema se vinculan todas las operaciones con la parte administrativa, contable, presupuestal y de estados financieros. Así que desde que se registra una requisición por cualquier concepto se afecta en tiempo real la parte contable, presupuestal, financiera y por lo tanto se ve reflejada en los estados financieros del organismo.
Presupuesto
Permite una visión clara desde el presupuesto inicial, hasta la ultima operación realizada en el sistema de cada cuenta en tiempo real. Permitiendo tomar las mejores decisiones en tiempo real. No requiere conciliaciones manuales adicionales de cualquier tipo.
Los presupuestos de egresos e ingresos, debidamente calendarizados y autorizados por él H. Congreso, son el inicio de la operación de este módulo. Las afectaciones a los presupuestos se controlan por unidad administrativa (centro de costo); y al igual que en el modulo de contabilidad la generan las áreas operativas. Se cuentan con Transferencias, ampliaciones y reducciones presupuestales para dar suficiencia presupuestal a las requisiciones de los centros gestores de gasto.
Lea también: Sistema Contable: Impulsa tu Empresa
Almacén
La recepción de los artículos de stock y no stock, así como el consecuente reconocimiento del pasivo a favor de los proveedores, así como la afectación del momento presupuestal correspondiente, se da desde este módulo de manera oportuna y confiable, evitando discrepancia entre presupuestos y contabilidad, tanto en lo referente a la cuenta de almacén como del pasivo. La base de datos se integra del Clasificador Único de las Contrataciones Públicas (CUCoP), tal como lo establece el CONAC.
Inventario (Patrimonio)
Cuenta con un módulo para la administración de los bienes muebles inventariables.
Control de Pagos
Este módulo recibe, sistematiza y autoriza los pagos, previa revisión que se haga del cumplimiento de los requisitos contractuales o normativos para su liquidación. la póliza que se genera, afectará el momento presupuestal mediante el “Ejercido”.
Tesorería
El módulo prevé la administración de la calendarización y emisión de los pagos de los compromisos contraídos por el ente; para esta acción, considera las diferentes modalidades de pago como son cheques y transferencias.
La administración del cheque, desde su formato (adaptado a las características de cada banco), también contempla los siguientes estatus: la impresión-emisión, entrega a beneficiario, cobrado, cancelado, pendiente por comprobar, y guardado en contabilidad.
En transferencias, permite organizarlas de forma agrupada y da la facilidad de generar los respectivos layouts de acuerdo a las características de cada banco. Cuenta con los movimientos comunes de tesorería. Afecta Momento del Pagado.
Adquisiciones
Captura todas las requisiciones y pedidos que se formalizan para la adquisición de bienes, integrándose a la base de datos con todas las referencias para identificar: partidas, centros de costos, programas, subprogramas, proyectos, fuentes de financiamiento, así como la descripción de los bienes y servicios y algunas condiciones adicionales de compra.
El área responsable de las adquisiciones con toda la información anterior, está capacitada para el registro oportuno del momento presupuestal correspondiente. Creando el catálogo de proveedores.
Ingresos
Para el registro de los ingresos provenientes de la federación o estado.
Interfaz de nómina
Contiene un espejo de los catálogos y pantallas que intervienen en el cálculo de la nómina , esto es con el fin de ir a la base de datos dónde se encuentran cada una de las nóminas calculadas y extrae dicha información. Se genera una solicitud de suficiencia presupuestal, la cual es validada y afectada para su contabilidad, generando la póliza correspondiente.
Viáticos, comprobación y gestión de pasajes
Registra de manera personal los oficios de comisión y viáticos del personal, generando de manera simultánea y en tiempo real los registros contables y presupuestales.
tags: #sistema #contable #sag #características