El sistema continental de contabilidad ha evolucionado a lo largo del tiempo para adaptarse a las necesidades cambiantes de las empresas. Desde sus inicios con el procedimiento del Diario Continental, expuesto por Luca Paccioli en el siglo XV, hasta los procedimientos más modernos como el Diario Columnar y el uso de pólizas, la contabilidad ha buscado ser más eficiente y oportuna.
Procedimiento del Diario Continental
El procedimiento del Diario Continental es el método más antiguo de registro contable. Este sistema implica registrar todas las operaciones en un libro denominado Diario General, mediante asientos que se realizan al momento de efectuarse las operaciones. Posteriormente, estos asientos se pasan diariamente al libro Mayor y a los mayores auxiliares. Finalmente, se utilizan los datos del libro Mayor para elaborar los estados financieros, como el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias, en el libro de Inventarios y Balances.
Este procedimiento es utilizado principalmente por negocios con un volumen de operaciones no muy grande o que, por razones económicas, no pueden establecer un sistema más costoso.
Desventajas del Diario Continental
- Dificultad para registrar un gran volumen de operaciones oportunamente, ya que deben ser anotadas por una sola persona en un libro encuadernado de forma manuscrita.
- Lentitud en el registro debido al pase diario de los asientos al libro Mayor, indicando fechas, cuentas, folios y cantidades.
- Interrupción del registro de operaciones en el libro Diario al realizar el pase a las subcuentas de los mayores auxiliares.
Nuevos Procedimientos de Registro
Las desventajas del Diario Continental impulsaron la búsqueda de nuevos procedimientos de registro que permitieran registrar las operaciones de manera más eficaz y oportuna. Los nuevos procedimientos se enfocaron en el ahorro de tiempo y la división del trabajo.
- Ahorro de Tiempo: Se logró aumentando una serie de columnas para valores en el Diario Continental.
- División del Trabajo: Se logró dividiendo el Diario Continental en varios Diarios o registrando las operaciones en hojas sueltas llamadas pólizas.
Aumento de Columnas en el Diario Continental
El aumento de columnas permite acumular los cargos y abonos de las cuentas que tienen movimiento por las operaciones verificadas, evitando pasar diariamente los asientos al libro Mayor. Al final del ejercicio, se realiza un solo pase al libro Mayor con las sumas de los cargos y abonos de cada cuenta, lo que ahorra tiempo y permite un registro más oportuno de las operaciones.
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División del Diario Continental en Varios Diarios
La división del Diario Continental en varios diarios permite la división del trabajo. Las operaciones se clasifican en grupos de la misma naturaleza (caja, ventas, compras, etc.) y se distribuyen entre varias personas para su registro en el diario correspondiente. Esto agiliza el registro de las operaciones, ya que varias personas pueden trabajar simultáneamente sin interferencia.
Registro de Operaciones en Hojas Sueltas (Pólizas)
El registro de operaciones en hojas sueltas también permite la división del trabajo. Las operaciones se clasifican por grupos de la misma naturaleza y se reparten entre varias personas para su registro en las pólizas correspondientes. Esto agiliza el registro de las operaciones, ya que varias personas pueden trabajar simultáneamente sin interferencia.
Evolución del Diario Continental
La evolución del Diario Continental se originó tanto por el ahorro de tiempo como por la división del trabajo. Este objetivo se logró aumentando columnas, dividiéndolo en varios diarios o registrando las operaciones en hojas sueltas.
Los procedimientos de registro de operaciones que han surgido a partir de la evolución del Diario Continental son:
- Procedimiento del Diario Mayor Único.
- Procedimiento del Diario Columnar.
- Procedimiento de Diario y Caja.
- Procedimiento Centralizador.
- Procedimiento de Pólizas.
- Procedimiento de Cuentas por Cobrar.
- Procedimiento de Cuentas por Pagar.
- Procedimiento de Volantes o Fichas.
- Procedimientos Combinados.
Diario Columnar (Tabular)
El Diario Columnar, también llamado Tabular, es el resultado de la evolución del Diario Continental mediante el aumento de múltiples columnas de valores. El rayado de este libro es similar al Diario Mayor único y consta de diez a doce columnas de valores, además de las de fecha, número de partida, concepto, subcuenta, número de la subcuenta y parcial.
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Empleo de las Columnas en el Diario Tabular
- Fecha: Para el mes y día en que se efectuó la operación.
- Número de Partida: Para el número que le corresponde a la operación.
- Concepto: Para anotar el nombre y número del documento que ampara la operación y otros datos relevantes.
- Subcuenta: Para anotar el nombre y número de la subcuenta de las cuentas colectivas afectadas.
- Columnas Especiales: Se destinan dos columnas para cada cuenta con movimiento constante de cargo y abono. A las cuentas con movimiento constante de cargo o abono se les asigna una sola columna.
- Columnas de Varias Cuentas: Se anotan los cargos y abonos de las cuentas que tienen poco movimiento.
Formas de Registrar las Operaciones en el Diario Tabular
- Emplear tantos renglones como cuentas afecta la operación, tal como se hace en el Diario Continental.
- Suprimir en el espacio de concepto los nombres de las cuentas afectadas y emplear el espacio para redactar la operación.
La segunda forma de registrar las operaciones tiene las siguientes ventajas:
- Mayor rapidez en el registro de operaciones, debido a que no se anota el nombre de las cuentas afectadas.
- Las operaciones se registran en menos renglones, lo cual hace caber mayor número de asientos en la hoja del Diario tabular.
Pases del Diario Tabular al Mayor
El Diario tabular evita que los asientos pasen diariamente, uno a uno, a las cuentas de Mayor. En su lugar, se realizan pases por concentración.
Concentración
Es el asiento que, al terminar el ejercicio, se pasa del Diario tabular a las cuentas del Mayor y que comprende todos los asientos efectuados durante uno o varios días.
Período de Concentración
El período de concentración es el espacio de tiempo que se toma para concentrar los asientos del Diario tabular a las cuentas del Mayor, que por lo regular es de un mes.
Resumen de Varias Cuentas
El resumen de varias cuentas se forma con el total de cargos y abonos que, durante el ejercicio, recibieron cada una de las cuentas que no alcanzaron columnas especiales en el Diario Tabular.
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Antes de pasar a las cuentas del Mayor la concentración de los cargos y abonos, es preciso comprobar:
- Que las sumas del resumen coincidan con las de los cargos y abonos de las columnas de varias cuentas.
- Que la suma de los movimientos deudores de todas las cuentas coincida con la de los movimientos acreedores de todas las cuentas.
Constancia de Haber Pasado al Mayor
Al irse pasando a las cuentas del Mayor la concentración de los cargos y abonos, se debe anotar en el Diario tabular, debajo de la suma de cada columna, el número de la página del libro Mayor adonde aquélla se haya pasado.
Pases del Diario Tabular a las Subcuentas
El pase a las subcuentas se hace tomando los datos directamente del Diario tabular, no por concentración, sino cada vez que tengan movimiento de cargo o abono las cuentas colectivas. El objetivo es conocer en cualquier momento el movimiento y saldo de cada subcuenta.
Constancia de Haber Hecho el Pase a las Subcuentas
Después de haber hecho el pase a las subcuentas, se anota en el Diario tabular, en la columna marcada, el número que tengan las subcuentas, o una simple contraseña.
Rayado del Diario Tabular con Concepto en el Centro
Este rayado consta de veinte o veinticuatro columnas, empleando las dos páginas. Las columnas del lado izquierdo se destinan para cargos y las del lado derecho para abonos. La fecha, número de partida, concepto, subcuenta, referencia y parcial se anotan en el espacio entre las columnas de cargos y abonos.
Ventajas del Diario Tabular con Concepto en el Centro
- Da cabida a mayor número de cuentas, debido a que se emplean las columnas de las dos hojas.
- Evita la equivocación de cargar, en vez de abonar, o viceversa, pues las columnas para cargos y abonos se encuentran separadas.
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