El sello digital añade otra capa de seguridad a tus transacciones fiscales. A pesar de ello, hay muchos contribuyentes aún cuestionan su propósito, y preguntan cómo se distingue de la firma electrónica o FIEL, cuánto tiempo es válido y cómo obtenerlo.
¿Qué es el Certificado de Sello Digital (CSD)?
Se trata de un archivo electrónico, expedido por el Sistema de Administración Tributaria (SAT), que sirve para firmar o sellar los Comprobantes Fiscales (CFDI) emitidos por los contribuyentes, con el fin de autentificarlos mediante una cadena original y otorgarles legalidad. El Certificado de Sello Digital (CSD) es generado por el SAT como parte del proceso de inscripción y autorización para emitir facturas electrónicas.
Componentes del Sello Digital
Los elementos que componen el sello digital son:
- Certificado de seguridad (.cer)
- Llave privada (.key)
- Contraseña de la llave privada (asignada por el contribuyente)
El objetivo de este mecanismo de sellado tiene el objetivo de evitar la falsificación de facturas o simulación de operaciones, mediante un candado de seguridad que permite certificar que la persona relacionada haya emitido realmente los comprobantes fiscales.
¿Quiénes deben usar un sello digital para su facturación?
De acuerdo con la autoridad fiscal, tanto personas físicas como morales que realizan procesos de facturación deben contar con un Certificado de Sello Digital (CSD) para autenticar sus comprobantes fiscales, como parte de las obligaciones que tienen los contribuyentes.
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Obtención del Certificado de Sello Digital
El primer paso consiste en descargar los archivos necesarios para tramitar el certificado de sellos digitales a través de la aplicación Certifica del SAT, antes SOLCEDI. Para esto, es importante descargar la aplicación en el equipo de cómputo en alguna de sus versiones, de acuerdo con el sistema operativo que se tiene instalado, pero también de acuerdo con la versión de Java con la que se cuenta. En la aplicación Certifica tienes que realizar la Solicitud de Certificado de Sellos digitales, la generación de claves y llaves privadas.
Completa la solicitud: Llena el formulario con la información requerida, como los datos de tu empresa y los documentos necesarios. Espera la validación: El SAT revisará tu solicitud a través de un número de operación. Si todo está en orden, aprobarán tu solicitud y generarán tu Certificado de Sello Digital. Descarga tu CSD: Una vez aprobada, podrás descargar tu Certificado de Sello Digital desde el portal del SAT.
Requisitos para tramitar el CSD
Recuerda que para poder solicitar tu Certificado de Sello Digital es necesario que tu e.firma esté vigente, pues la necesitarás para firmar tu solicitud, pero también tener a la mano tu clave de RFC y la contraseña de acceso, debido a que la necesitarás para ingresar al programa "Certifica".
Datos Contenidos en el Certificado de Sello Digital
Los datos que contiene el Certificado de Sello Digital son:
- Código de Identificación Único del Certificado
- Periodo de Vigencia del Certificado
- Datos de identificación del titular del Certificado y RFC
- Clave pública del titular del Certificado
- Mención de emisión oficial del SAT y dirección electrónica
Tiempo de Autorización del CSD
De acuerdo con el SAT, una vez que hayas efectuado tu trámite de solicitud de CSD, tendrás que esperar de 24 a 36 horas para poder utilizarlo. Una forma de verificar que ya está autorizado es revisar la Lista de Contribuyentes Obligados (LCO) donde debes ingresar tu RFC.
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Vigencia y Renovación del Certificado de Sello Digital
De acuerdo con las autoridades, este archivo, de igual manera que la e.firma tiene una vigencia de cuatro años. Por lo que, será importante renovarlo con algunos días de anticipación a su vencimiento, debido a que una vez caducado, ya no servirá para timbrar los comprobantes fiscales.
Cómo verificar la vigencia de tu Certificado
Al ingresar a la página del SAT: www.sat.gob.mx podrás investigar si tu Certificado aún es vigente:
- Tendrás que elegir la pestaña de "Factura electrónica".
- En el menú desplegable elegir: "Solicitud de Certificados de Sello Digital".
- Posteriormente debes elegir: "Solicitud de certificados de sello digital".
- Finalmente, debes dar click en "INICIAR" y acceder con tu e.firma.
- Dar click en recuperación de certificados: e ingresar tu clave de RFC.
En la información podrás ver sellos digitales y e.firmas activas, revocadas o caducadas. En ese listado podrás revisar las fechas de vencimiento de cada sello para renovarlo cuando sea necesario, incluso antes de que caduque.
Diferencias entre el CSD y la e.firma
Si bien son archivos electrónicos muy similares que se componen de tres elementos, cada uno tiene distinta funcionalidad. Mientras la e.firma sirve a manera de firma autógrafa para autentificar documentos electrónicos, el Certificado de Sello Digital sirve para dar certeza a los comprobantes fiscales (CFDI).
Cancelación del Certificado de Sello Digital por el SAT
De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, existen diversas causas por las que el SAT puede llegar a cancelar el Certificado de Sello Digital e impedir que el contribuyente continúe con la emisión de facturas. Estas son:
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- Irregularidades en el cumplimiento de obligaciones fiscales o sospecha de defraudación fiscal.
- Cuando el SAT no puede localizar al contribuyente debido a que sus datos están desactualizados.
- En caso de que el contribuyente esté en investigación por posible participación en actos delictivos o contrabando.
Qué hacer si el SAT canceló tus sellos
El primer paso para contrarrestar esta medida del SAT es revisar la resolución administrativa que explica la cancelación de tus sellos y, posteriormente, presentar una declaración en el portal del SAT, con la información necesaria para esclarecer la supuesta irregularidad detectada por la autoridad. Recuerda que la cancelación del sello digital tiene como consecuencia no poder continuar con tus operaciones comerciales, ya que no podrás emitir facturas.
En el caso de que se trate de datos desactualizados o no localización de tu domicilio fiscal, será necesario solicitar una verificación domiciliaria por parte del SAT para conseguir un certificado de localización acreditada. Cuando se trata de sospecha por incumplimiento o defraudación fiscal, de igual manera es necesario presentar una aclaración con la documentación correspondiente que es un registro contable y la relación de facturas selladas que amparen las operaciones comerciales correspondientes.
Cantidad de Sellos Digitales a Solicitar
Esto depende del tamaño de tu empresa y la cantidad de facturas emitidas. Algunas compañías optan por tramitar más de un sello digital para facilitar la gestión de su facturación, de acuerdo con cada sucursal o ciudad donde se tiene operaciones comerciales.
Verificación de Autenticidad de Facturas Electrónicas
El SAT cuenta con una herramienta para verificar la autenticidad de los comprobantes fiscales: Verifica CFDI, donde debes ingresar:
- Folio fiscal de la factura
- RFC Emisor
- RFC Receptor
- Dígitos del captcha