En términos contables, el inventario refleja la existencia física de la mercancía, materia prima, productos semiterminados o terminados que tiene una empresa en un lugar y fecha definida.
Importancia del Control de Inventarios
Gran parte de las pymes en México adolece de una correcta administración de sus inventarios, ya sea por desconocimiento o por percibir esta actividad como un gasto. La realidad es que con un eficiente control y manejo de mercancías se evitan desperdicios, se identifican oportunidades, se conocen los costos de producción y se fijan precios competitivos. El control de inventarios es un sistema que permite realizar una gestión exitosa de las existencias de un almacén, esto incluye tantas entradas, monitoreo de su permanencia o la salida.
Métodos de Control de Inventarios
Existen diversos métodos para el control de inventarios, los cuales varían de acuerdo con las características y necesidades de cada empresa. No obstante, todos se asemejan en que están orientados a la obtención de utilidades. Dicho esto, veremos los principales métodos para el control de inventarios.
Sistema de Inventarios Perpetuos
Este método permite conocer el valor actualizado de la mercancía en existencia, sin necesidad de realizar un inventario físico. Esto, mediante un sistema automatizado que determina el saldo que tiene el inventario y las existencias correspondientes. El sistema de inventarios perpetuos emplea tres cuentas: Almacén, Costo de Ventas y Ventas. Tal es el caso de un sistema ERP en la nube, el cual puede integrar cada una de las áreas de tus procesos de trabajo. ClickBalance es una solución integral que te permitirá organizar y controlar mejor tus inventarios con el manejo de multialmacenes y sucursales, así como generar en automático movimientos de compra, listas de precios y reportes de mercancías por entregar. Cumple tus metas día con día con nuestro ERP en la nube, ideal para todo tipo de compras y sistemas de inventarios.
Sistema Analítico o Pormenorizado
Este sistema de inventarios permite conocer a detalle el valor de cada uno de los conceptos que participan en las operaciones relacionadas directamente con las mercancías y con los costos de producción. Durante el ejercicio, las operaciones se registran en las cuentas correspondientes. Al final, para obtener el Costo de Ventas, se resta de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final.
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Sin embargo, con este procedimiento no es posible saber el valor exacto del inventario final y, por ende, tampoco del costo de las ventas, ni la utilidad o pérdida bruta. El sistema analítico es recomendable para las empresas que manejan muchos artículos diferentes y no tienen un control individual. Al final, para obtener el Costo de Ventas, se resta de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final.
Método Global o de Mercancías Generales
En este procedimiento se lleva una sola cuenta, denominada «mercancías generales», para realizar el registro contable del inventario inicial, así como de las compras, devoluciones, rebajas, ventas y el inventario final. Este método de control de inventarios es utilizado sobre todo en empresas pequeñas con un fuerte volumen y diversidad de operaciones. Sin embargo, con este procedimiento no es posible saber el valor exacto del inventario final y, por ende, tampoco del costo de las ventas, ni la utilidad o pérdida bruta.
Método ABC
Este método de valuación también es conocido como método 80/20 y consiste en definir la importancia de tus productos con base en la cantidad y el valor que representan. Al categorizar de esta manera, podrás identificar fácilmente qué bienes merecen mayor o menor atención; el inventario con mayor impacto financiero requerirá los mayores esfuerzos en su gestión.
Clasificación de Artículos
- Artículos clase A: Suelen ser alrededor de un 20% del total del inventario; sin embargo, su valor llega a ser hasta el 80% del mismo.
- Artículos clase B: Representan el 40% del total de los artículos y rondan el 15% del valor total del mismo.
- Artículos clase C: Son el 40% restante de los artículos.
Método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)
De hecho, este segundo método para el control de inventarios PEPS es utilizado principalmente en los negocios de alimentos y en la industria textil, sujeta por lo general a las modas cíclicas o temporales. Una de las ventajas del método PEPS es que permite ofrecer precios competitivos en momentos de alta inflación. Nunca está de más considerar las alzas de precios en un país como México, donde las tasas de inflación de alimentos y otros productos son tan elevadas.
Conteo Cíclico
Este método de conteo de inventarios consiste en el recuento frecuente de una parte del inventario total, con el fin de que todo este se haya contado al menos una vez en un periodo de tiempo determinado.
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Tipos de Inventario
Ahora bien, ¿cuáles son los diferentes tipos de inventario que existen y cómo podemos clasificarlos? ¿Qué inventarios se adaptan mejor a cada necesidad y realidad?
- Inventario inicial.
- Inventario final.
- Inventario anual.
- Inventario periódico.
- Inventario cíclico (también conocido como inventario rotativo): Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias.
- Inventario permanente (también conocido como inventario perpetuo): Se actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock disponible.
El inventario también está sujeto al tipo de producto almacenado.
- Inventario de materias primas.
- Inventario de suministros de fábrica.
- Inventario de productos en proceso de fabricación.
- Inventario de productos terminados.
- Inventario de mercancías.
Ciertos tipos de inventario se clasifican de acuerdo con la función que se les asigna.
- Inventario en tránsito (también conocido como inventario en ductos): Cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores.
- Inventario de seguridad o de reserva: Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallas en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda.
- Inventario de previsión o estacional: Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales.
- Inventario de desacoplamiento: Se utiliza para diferenciar el inventario requerido para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes.
- Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica.
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas: Engloba las referencias que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura, etc.), no pueden ser comercializadas.
- Inventario disponible.
- Inventario en línea.
- Inventario en cuarentena.
- Inventario físico.
En un almacén con pocas referencias y un flujo de movimientos muy bajo, por ejemplo, probablemente bastará con practicar un inventario periódico con una cierta regularidad.
Conclusión
Como hemos visto, existen diferentes tipos de inventario (según función, periodicidad, tipo de producto, etc.). No obstante, si algo tienen en común todos ellos es su propósito final: optimizar el almacenamiento y la gestión del stock para asegurar el mejor servicio posible. En este sentido, y a pesar de las múltiples necesidades logísticas que existen, la apuesta por la automatización puede suponer una auténtica ventaja competitiva. Por un lado, porque aumenta el control y la eficiencia y, por el otro, porque optimiza el tiempo destinado a esta tarea.
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