La contabilización de la nómina, también conocida como registro contable de nómina, es clave para mantener el control financiero de la empresa. Este proceso ayuda a reflejar con precisión los sueldos, impuestos y aportaciones patronales en los estados financieros.
Muchas veces, contabilización de la nómina y registro contable de la nómina se usan como sinónimos, pero no son lo mismo. Dicho de otra forma, el registro contable es una etapa más dentro del proceso de contabilización.
El proceso de nómina implica evaluar y contabilizar todos los conceptos que se incluyen en la nómina: percepciones y deducciones, cuotas obrera patronal e impuestos. En México también se los suele denominar pólizas contables de nómina. Estos son documentos que las empresas crean para gestionar sus operaciones financieras y mantener un control detallado de su contabilidad durante un determinado periodo.
Llevar registro del desempeño de la empresa en materia de egresos por la remuneración de empleados. En principio, puedes hacerlo en una hoja de cálculo o planilla en Excel.
Aunque luego veremos que una de las opciones que ha cobrado fuerza en los últimos tiempos es la automatización de la contabilización de la nómina, es decir, el uso de software especializado en la gestión del pago a los trabajadores. Más adelante te detallaremos las características de esta clase de sistema y por qué deberías considerarlo para tu compañía.
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Conceptos Clave en la Contabilización de la Nómina
Como te adelantamos, esta es una actividad que está enteramente alineada al cálculo de nómina.
- Percepciones: Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar su monto o cantidad, ya sea en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo.
- Deducciones: Estos son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Dichas sumas se quitan del salario bruto de los colaboradores para obtener el salario neto, es decir, lo que efectivamente reciben.
- Cuotas Patronales: Lo primero que debes saber sobre la contabilización de la nómina en México es que se recomienda hacer por período y no por trabajador.
Contabilización de la Nómina: Paso a Paso
Ahora bien, cuando te dispones a contabilizar las nóminas en tu empresa, debes reunir en una serie de cuentas los distintos conceptos que están presentes en ellas. Una de esas cuentas es la de gastos. Además de indicarse con claridad dentro de la póliza contable que se trata de una cuenta de gastos, es necesario ubicar el monto en la columna correspondiente. ¿Qué tipo de conceptos debes incluir ahí? Sueldo de los trabajadores.
Por otro lado, es importante tener en cuenta que no solo las percepciones o ingresos de los trabajadores constituyen un gasto dentro del pago de la nómina. Es importante tener en cuenta que una de las obligaciones de los empleadores al tener trabajadores a su cargo es ejercer como retenedores de impuestos y aportaciones sobre los salarios que estos devenguen. En este punto, el empleador es un mediador o cobrador y debe responder por su fuerza laboral ante las autoridades.
¿Qué tipo de conceptos deberían figurar en esta cuenta de pasivos? Este es un pasivo de naturaleza acreedora porque cuando la empresa registra la nómina tiene la obligación de pagar ese dinero a los empleados. Ya con este último ítem agregado a la póliza contable de nómina puedes sumar los totales de cada cuenta. Por norma general, la columna cargo/debe y la columna abono/haber deberían dar el mismo resultado.
Tipos de Pólizas Contables
Es clave hacer una clasificación correcta de estos documentos. Recuerda que hay 3 principales categorías. En el caso de las pólizas contables de nómina son de egresos.
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Datos de los comprobantes correspondientes. Esto varía en función del tipo de póliza de la que se trate. Detalle de cada transacción.
Automatización de la Contabilización de la Nómina
Cada vez más empresas incorporan sistemas digitales en sus procesos de trabajo. Esto va mucho más allá del área IT de las compañías, si no que otros equipos, como Recursos Humanos, por ejemplo, también están sumándose a esta tendencia. ¿A qué se debe este crecimiento en la adopción de soluciones digitales? A las oportunidades que puede brindarle a las organizaciones la automatización de procesos. En este sentido, la automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad.
La última semana del mes suele ser estresante para los equipos de RR. HH. Por lo general, es el momento en el que comienzan a calcular las nóminas y su correspondiente contabilización en los registros de la empresa. Si eres parte del equipo de Recursos Humanos, sabes de lo que estamos hablando. Ahora bien, esto no tiene por qué ser así.
¿Cómo puede ayudarte la automatización de la contabilización de la nómina a resolver esta gestión?
- Ganar agilidad. Con un sistema automatizado puedes reducir el tiempo dedicado a calcular la nómina y registrarla en los asientos contables.
- Aumentar la productividad. Si reduces tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas con la nómina, puedes aumentar la productividad del área de RR. HH.
- Sumar eficiencia.
- Mejor toma de decisiones. Automatizar la contabilización de la nómina facilita el acceso a la información. Estos datos, al ser más precisos, permiten tomar decisiones más adecuadas y de manera más rápida.
- Rápida implementación. La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo. Se realiza generando pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal.
Depende del calendario de pagos de la empresa. Contabilizar es registrar y reflejar el costo en la contabilidad; pagar implica transferir los recursos a los colaboradores.
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Soluciones Digitales para la Gestión de Nómina
¿Te gustaría automatizar el proceso de registro contable de nómina en tu empresa? El software de RR. HH. de Factorial te permite gestionar las incidencias que afectan la nómina de tus colaboradores, con un sistema ágil y completo que se integra fácilmente al sistema del equipo contable. Esta solución digital tiene el objetivo de reducir el tiempo destinado a las tareas operativas en los departamentos de RR. HH. para que puedan dedicarse a aportar valor en tareas más estratégicas para la empresa.
Consideraciones Legales (Artículo 94 LISR)
Artículo 94 Se consideran ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado, los salarios y demás prestaciones que deriven de una relación laboral, incluyendo la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas y las prestaciones percibidas como consecuencia de la terminación de la relación laboral.
- I.
- II.
- III.
- IV. Antes de que se efectúe el primer pago de honorarios en el año de calendario de que se trate, las personas a que se refiere esta fracción deberán comunicar por escrito al prestatario en cuyas instalaciones se realice la prestación del servicio, si los ingresos que obtuvieron de dicho prestatario en el año inmediato anterior excedieron del 50% del total de los percibidos en dicho año de calendario por los conceptos a que se refiere la fracción II del artículo 100 de esta Ley.
- V.
- VI.
- VII. Se estima que los ingresos previstos en el presente artículo los obtiene en su totalidad quien realiza el trabajo.
Cuando los ingresos percibidos en el ejercicio por los conceptos a que se refieren las fracciones IV, V y VI de este artículo, hayan excedido en lo individual o en su conjunto, setenta y cinco millones de pesos, no les serán aplicables las disposiciones de este Capítulo, en cuyo caso las personas físicas que los perciban deberán pagar el impuesto respectivo en los términos del Capítulo II, Sección I, de este Título a partir del año siguiente a aquél en el que excedieron dicho monto. Las personas físicas que se encuentren en el supuesto establecido en este párrafo, deberán comunicar esta situación por escrito a los prestatarios o a las personas que les efectúen los pagos, para lo cual se estará a lo dispuesto en las reglas de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. De no pagarse el impuesto en los términos de la referida Sección, la autoridad fiscal actualizará las actividades económicas y obligaciones del contribuyente al régimen fiscal correspondiente. (PÁRRAFO ADICIONADO D.O.F. (REFORMADO D.O.F.
- I. Del total de percepciones por este concepto, se separará una cantidad igual a la del último sueldo mensual ordinario, la cual se sumará a los demás ingresos por los que se deba pagar el impuesto en el año de calendario de que se trate y se calculará, en los términos de este Título, el impuesto correspondiente a dichos ingresos.
- II. Al total de percepciones por este concepto se restará una cantidad igual a la del último sueldo mensual ordinario y al resultado se le aplicará la tasa que correspondió al impuesto que señala la fracción anterior.
Obligaciones del Empleador (Artículo 96 LISR)
Artículo 96 Quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo están obligados a efectuar retenciones y enteros mensuales que tendrán el carácter de pagos provisionales a cuenta del impuesto anual. Las personas que hagan pagos por los conceptos a que se refiere el artículo 95 de esta Ley, efectuarán la retención aplicando al ingreso total por este concepto, una tasa que se calculará dividiendo el impuesto correspondiente al último sueldo mensual ordinario, entre dicho sueldo; el cociente obtenido se multiplicará por cien y el producto se expresará en por ciento.
- I.
- II.
- III.
- IV.
- V. (ARTÍCULO ADICIONADO D.O.F.
El impuesto anual se determinará disminuyendo de la totalidad de los ingresos obtenidos en un año de calendario, por los conceptos a que se refiere este Capítulo, el impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado que hubieran retenido en el año de calendario. Al resultado obtenido se le aplicará la tarifa del artículo 152 de esta Ley. La diferencia que resulte a cargo del contribuyente en los términos de este artículo se enterará ante las oficinas autorizadas a más tardar en el mes de febrero siguiente al año de calendario de que se trate. La diferencia que resulte a favor del contribuyente deberá compensarse contra la retención del mes de diciembre y las retenciones sucesivas, a más tardar dentro del año de calendario posterior. El retenedor deberá compensar los saldos a favor de un contribuyente contra las cantidades retenidas a las demás personas a las que les haga pagos que sean ingresos de los mencionados en este Capítulo, siempre que se trate de contribuyentes que no estén obligados a presentar declaración anual.
- I.
- II. Solicitar las constancias a que se refiere la fracción III del artículo 99 de esta Ley y proporcionarlas al empleador dentro del mes siguiente a aquél en el que se inicie la prestación del servicio, o en su caso, al empleador que vaya a efectuar el cálculo del impuesto definitivo o acompañarlas a su declaración anual.
- III.
- IV.
- I.
- II.
- III.
- IV.
- V.
- VI.
- VII.
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