El tiempo de conservación de la documentación contable es un aspecto crucial para el cumplimiento fiscal en México. De acuerdo con las disposiciones del Código Fiscal de la Federación (CFF), los contribuyentes están obligados a mantener su información contable durante ciertos periodos específicos. Este artículo detalla los plazos y consideraciones importantes para el archivo de documentos contables, basándose en el CFF y su reglamento.
Obligaciones según el Código Fiscal de la Federación
Según el artículo 28, fracción III del Código Fiscal de la Federación (CFF), las personas obligadas a llevar contabilidad electrónica deben conservar la documentación que la conforma por un plazo de cinco años. Este plazo se cuenta a partir de la fecha en la que presentaron o debieron presentar las declaraciones relacionadas con dicha contabilidad. Una vez transcurrido este tiempo, la documentación puede ser destruida, en términos del artículo 30, párrafo tercero del CFF.
Es recomendable llevar una memoria de lo que se destruye, aunque no se tiene la obligación de presentar aviso alguno a las autoridades fiscales para la destrucción de dicha documentación, una vez transcurridos los plazos de conservación de la documentación.
Casos Especiales y Plazos Extendidos
En ciertos casos, el plazo de conservación de la documentación contable se extiende más allá de los cinco años generales. Esto ocurre cuando los efectos fiscales de ciertos actos se prolongan en el tiempo.
Inversiones y Pérdidas Fiscales
Tratándose de documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, como inversiones, pérdidas fiscales, el lapso para conservarla será por el tiempo en que tengan sus efectos; es decir, por el tiempo de depreciación o el de amortización de la pérdida.
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Activos Fijos
Sin embargo, en el caso de activos fijos que representen la propiedad de un bien, debe conservarse el tiempo que el bien sea susceptible de venderse, pues no se podría enajenar sino se demuestra la propiedad de este.
Pérdidas Fiscales
En el caso de pérdidas fiscales, se debe conservar por 10 años la información que la originó, pues es el tiempo en que se pueden amortizar contra utilidades.
Documentación Permanente
Existe documentación que debe conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate. Esto incluye:
- Actas constitutivas de las personas morales.
- Contratos de asociación en participación.
- Actas en las que conste el aumento o la disminución del capital social.
- Fusiones o escisiones de sociedades.
- Constancias emitidas o recibidas al distribuir dividendos o utilidades.
- Información necesaria para determinar el valor fiscal de las acciones.
- Declaraciones de pagos provisionales.
- Declaraciones del ejercicio de las contribuciones federales.
Medios de Conservación de la Contabilidad
El artículo 34 del Reglamento del CFF establece que la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde se almacenan y procesan los datos contables, así como los diagramas del mismo, forman parte integrante de la contabilidad. Además, la contabilidad se puede respaldar y conservar en diversos medios electrónicos.
La contabilidad se podrá respaldar y conservar en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que por reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria, cuyos medios según la regla 2.8.1.3. de la RMISC 2024, pueden utilizarse en discos ópticos, compactos o cintas magnéticas.
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