Qué es el OCR en la Gestión de Facturas y Cómo Revoluciona tu Contabilidad

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR), también conocido como reconocimiento de texto o extracción de texto, es un proceso mediante el cual se convierte una imagen con texto en un formato de texto que puede ser leído por las máquinas, escaneándose píxel a píxel. Es una tecnología capaz de leer y convertir texto impreso o manuscrito en datos digitales.

Un software OCR (Optical Character Recognition) es un programa informático que tiene la capacidad de reconocer los caracteres y símbolos impresos en una imagen para convertirlos en texto editable. En otras palabras, es como tener un asistente que escanea facturas, detecta datos importantes (CIF, importe, fecha, concepto, etc.) y los organiza en tu sistema contable sin que tengas que escribirlos tú.

La aplicación de esta tecnología es cada vez más común, ya que transforma facturas en papel o PDF en archivos digitales editables y listos para usar. La tecnología OCR es la llave para pasar del caos a la eficiencia en la gestión de la contabilidad empresarial. Su uso en facturas está revolucionando los procesos de cuentas por pagar en las empresas.

Cómo Funciona la Tecnología OCR en la Gestión de Facturas

La tecnología OCR inicia el proceso de digitalización al reconocer caracteres de facturas recibidas y, posteriormente, convertirlos en formatos digitales editables y analizables. Cuando se procesa una factura a través de un sistema OCR avanzado, su contenido se transforma de una imagen estática a datos estructurados. La diferencia fundamental reside en la utilidad del archivo: mientras que un simple escaneado convierte un documento físico en una imagen que no permite trabajar con su contenido, el OCR de facturas transforma esa imagen en información útil.

Este sistema permite extraer automáticamente información clave de las facturas como su número de serie o el importe. Los datos, una vez procesados, se almacenan digitalmente y se añaden al programa que la empresa utilice. La tecnología OCR se utiliza de la siguiente manera en la gestión de facturas:

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Digitalización de Facturas

• Escaneo y captura de imágenes: Se escanean facturas físicas para crear imágenes digitales, o se capturan las imágenes de las facturas con dispositivos móviles o cámaras digitales. El primer paso consiste en cargar los datos de la factura en el sistema, ya sea escaneando un documento físico o cargando un archivo digital.
• Reconocimiento óptico de caracteres: El software OCR procesa las imágenes escaneadas para reconocer y convertir el texto impreso o manuscrito en texto legible por máquina. Escanea y detecta los diferentes campos de información dentro del documento.
• Identificación y extracción de campos: El software identifica campos clave como el número de factura, la fecha, el nombre del proveedor, las partidas, las cantidades, los precios y los importes totales. Los sistemas OCR utilizan plantillas predefinidas para extraer campos de datos específicos de las facturas. Los sistemas de OCR avanzados utilizan algoritmos de machine learning para reconocer y extraer datos de diferentes formatos de facturas.

Validación de Datos

• Comprobaciones basadas en reglas: Los datos extraídos se validan con reglas predefinidas para garantizar su precisión. Por ejemplo, el sistema puede comprobar que la fecha de la factura está dentro de un determinado rango o que el importe total coincide con la suma de las partidas.
• Referencias cruzadas: Los sistemas de OCR cruzan los datos extraídos con los registros existentes, como los pedidos de compra o las bases de datos de proveedores, para verificar su exactitud.
• Almacenamiento en la nube: Una vez validada la información, los documentos digitalizados se almacenan en la nube de forma segura, asegurando el acceso a la información en cualquier momento, incluso después del cierre fiscal.

Integración del Sistema Financiero y Automatización del Flujo de Trabajo

• Integración de ERP y software de contabilidad: Los datos validados se integran en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o software de contabilidad, por lo que los registros financieros se actualizan automáticamente con información precisa. Esto automatiza las tareas de contabilidad y reduce la entrada manual de datos.
• Procesos de aprobación: Los sistemas de OCR activan flujos de trabajo automatizados para la aprobación de facturas, lo que permite enrutar las facturas al personal adecuado en función de criterios predefinidos.
• Notificaciones y alertas: Los sistemas de OCR envían notificaciones y alertas automáticas sobre facturas pendientes, discrepancias o aprobaciones.

Búsqueda y Recuperación

• Bases de datos en las que se pueden realizar búsquedas: Los sistemas de OCR almacenan los datos extraídos en una base de datos en la que se pueden realizar búsquedas para recuperar rápidamente facturas o puntos de datos específicos. Una vez que la información se encuentra almacenada, realizar búsquedas se vuelve considerablemente más sencillo.

Ventajas del Uso de OCR en el Procesamiento de Facturas

La tecnología OCR para facturas ayuda a las empresas a superar la ardua tarea de gestionar sus facturas. El uso de OCRs en contabilidad es un gran avance, pues ayuda a agilizar y optimizar los procesos, reduciendo tanto costes como los errores que pueden derivar del trabajo.

• Menos trabajo manual y ahorro de tiempo: El OCR elimina la necesidad de que los empleados escriban manualmente los datos de las facturas en los sistemas de contabilidad, lo que ahorra tiempo y costos laborales, y libera al personal para que se centre en tareas más estratégicas. Como ya no es necesario capturar manualmente los datos de cada factura, el tiempo dedicado a tareas repetitivas se reduce significativamente.
• Menos errores y más precisión: El OCR también reduce la probabilidad de errores asociados con la entrada manual, como errores tipográficos y transposiciones, evitando errores costosos. La automatización minimiza los errores humanos en la captura de datos, evitando discrepancias que pueden generar problemas contables.
• Procesamiento más rápido: El OCR hace que el procesamiento de facturas sea mucho más rápido. Esto crea ciclos de pago más cortos y permite a las empresas manejar un mayor volumen de facturas con los mismos recursos y aprovechar los descuentos por pago anticipado de los proveedores.
• Cumplimiento de la normativa más sencillo: Se requieren datos precisos para cumplir con la normativa financiera y las leyes fiscales. El OCR ayuda a las empresas a mantener registros precisos y reduce el riesgo de incumplimiento.
• Mayor control y visibilidad de los gastos: Al digitalizar las facturas y extraer la información en tiempo real, las empresas pueden monitorear sus gastos de manera instantánea. Esto permite identificar patrones de gasto y oportunidades de ahorro, detectar irregularidades o gastos no autorizados, y optimizar presupuestos y mejorar la planificación financiera.
• Gestión de facturas eficiente: El OCR digitaliza las facturas, lo cual permite que se puedan buscar y acceder fácilmente a ellas.

Los equipos contables son capaces de escanear las facturas y procesarlas directamente sin necesidad de que los documentos sigan un modelo determinado, ya que el OCR reconoce distintos tipos de archivos y formatos. Detecta el tipo de documento basándose en los datos que este contiene y los clasifica según su naturaleza. La automatización, además de mejorar la eficiencia, también prepara a las empresas para competir en un mercado cada vez más digitalizado y exigente.

OCR Inteligente: La Evolución de la Automatización Financiera

Hasta ahora se ha hablado del OCR de facturas tradicional. Al añadirle inteligencia artificial, las posibilidades se multiplican. Gracias a la combinación de IA y machine learning, los OCR inteligentes ya no se limitan simplemente a leer los documentos, sino que también han aprendido a identificar patrones y mejorar su precisión, lo que representa un nivel superior de automatización.

El OCR inteligente es una versión avanzada del reconocimiento óptico de caracteres que utiliza inteligencia artificial y machine learning para mejorar la precisión en la extracción y procesamiento de datos. A diferencia del OCR tradicional, que solo reconoce texto y números, el OCR inteligente:

• Comprende el contexto de la información. Puede diferenciar entre distintos tipos de documentos y extraer datos específicos según el formato de cada factura.
• Aprende y mejora continuamente. A medida que se procesan más facturas, el sistema se vuelve más preciso al identificar información clave y corregir errores comunes.
• Detecta fraudes y anomalías. Gracias a algoritmos avanzados, el OCR inteligente puede identificar inconsistencias en las facturas y alertar sobre posibles irregularidades.
• Se integra con sistemas de automatización. Permite la sincronización con los ERP y plataformas de gestión de gastos para una administración más eficiente y sin intervención manual.

OCR y Factura Electrónica: ¿Son lo Mismo?

OCR y factura electrónica no son lo mismo, pero se complementan. El primero digitaliza facturas físicas o no estructuradas, mientras que la factura electrónica ya nace en un formato digital estructurado, con lo cual, está lista para ser procesada automáticamente.

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Según informa Pagero en 2022, durante la pandemia se produjo un auge en la facturación electrónica, pero la realidad es que todavía el 45% de las facturas se procesa de forma totalmente manual. En México, donde la facturación electrónica es obligatoria, contar con un sistema OCR garantiza que los datos sean capturados correctamente y en cumplimiento con las regulaciones del SAT.

Aplicado a la recuperación de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), un OCR de facturas permite:

• Escanear y extraer automáticamente los datos de facturas impresas o en PDF para su validación en el portal del SAT.
• Comparar la información extraída con la base de datos del SAT, asegurando que el CFDI sea válido y cumpla con los requisitos fiscales.
• Automatizar la conciliación de facturas, reduciendo el riesgo de errores y facilitando la gestión fiscal de la empresa.

Esta recuperación de facturas es fundamental para evitar pérdidas de información y mejorar el cumplimiento fiscal.

Qué Debe Ofrecer un Software OCR para Facturas

No todos los sistemas con esta tecnología ofrecen las mismas funcionalidades ni ventajas. Un programa OCR para facturas es una herramienta que permite leer imágenes de facturas y tickets para transformarlas en formatos digitales. De esta forma, se automatiza su introducción en el software de facturación, acelerando su procesamiento y reduciendo los errores causados por la introducción manual.

Las características y funcionalidades clave que todo software para digitalizar facturas debería tener son las siguientes:

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• Métodos: Un programa debería ofrecer varios medios y métodos para convertir los tickets y facturas en datos.
• Fiabilidad y precisión: El reconocimiento de caracteres debe tener una precisión cercana al 100%. La medida más importante del OCR es la precisión a nivel de campo, que es la precisión de la extracción de puntos de datos específicos, como números, fechas e importes de facturas. Sin un alto nivel de fiabilidad, el usuario deberá emplear una gran cantidad de tiempo en revisar minuciosamente todos los datos digitalizados. El sistema de OCR extrae datos sistemáticamente de la misma forma, lo que reduce el riesgo de error humano.
• Agilidad y eficiencia: Otro punto clave es la agilidad con la que puede procesar las imágenes, tanto en lo que respecta a la captura de información como en su conversión y subida al sistema de contabilidad.
• Número de lecturas: Es necesario confirmar que el software elegido ofrezca un número de escaneos que se ajuste con nuestras necesidades.
• Formatos: El programa OCR para facturas online debe ofrecer una compatibilidad amplia a la hora de subir los documentos a digitalizar. Los principales formatos que debe aceptar son PDF, JPEG, JPG o PNG.
• Validación y detección de duplicados: Es importante que el software elegido cuente con un proceso de validación humana, que se añada a la validación de la propia inteligencia artificial. Asimismo, lo ideal es que cuente con una detección automática de duplicados eficiente.
• Legalidad y Digitalización Certificada: Si un programa dispone de digitalización con validez legal, no será necesario almacenar las copias físicas, pues la copia digital será totalmente válida. La clave para poder deshacerte del papel con total tranquilidad es que el sistema cuente con la homologación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) y las Haciendas Forales, o que cumpla con los lineamientos del SAT en México.
• Gestión de la incertidumbre (Confidence Score): Un sistema OCR de referencia mide la fiabilidad de lo que lee.
• Integración: Posibilidad de integración con sistemas contables para que los datos digitalizados se exporten automáticamente y no requieran ingreso manual.

La aplicación debe detectar facturas duplicadas y encontrar campos como retenciones, tipos de IVA e IGIC, suplidos, recargo de equivalencia, comerciante minorista, fecha de vencimiento y forma de pago. Además, los conectores son un gran fuerte, ya que enlazan a la perfección con las aplicaciones contables más usadas del mercado como A3, A3Innuva, Aplifisa, Contanet, Contaplus, Contasol (local y nube), Diez Software, Estimasol, Glasof, Golden Soft, Holded, Monitor Informática y Sage.

Integración del Procesamiento OCR en el Flujo de Trabajo

Automatizar tareas empleando tecnología se ha convertido en algo obligatorio para aquellas empresas que desean optimizar sus procesos y escalar sus negocios. Integrar un sistema OCR es un paso clave para profesionalizar y agilizar la gestión interna de tu negocio. A continuación, se detallan los pasos para integrar el procesamiento de OCR en tu flujo de trabajo actual:

1. Elegir el Software OCR Adecuado

• OCR específico para facturas: Elige un software de OCR diseñado u optimizado específicamente para el procesamiento de facturas, con plantillas previamente entrenadas para diseños comunes.
• Funcionalidades específicas: Busca funcionalidades como la extracción automática de datos, el reconocimiento de partidas, la coincidencia de órdenes de compra, las sugerencias de codificación del libro mayor (GL) y las funcionalidades de integración con tu software de contabilidad o ERP actual.
• Opciones de implementación: Decide si necesitas un software de OCR basado en la nube o en las instalaciones, evaluando el volumen y tipo de documentos, los niveles de precisión requeridos y el presupuesto.

2. Preparar las Facturas

• Formato estandarizado: Solicita a los proveedores que envíen facturas en un formato estandarizado (p. ej., PDF).
• Escaneos nítidos: Genera copias escaneadas o imágenes digitales de alta calidad de facturas en papel, utilizando escáneres con la resolución y los ajustes adecuados. Endereza las imágenes sesgadas.
• Repositorio centralizado: Crea una ubicación centralizada (p. ej., una carpeta compartida, almacenamiento en la nube) para almacenar todas las facturas de forma que el software de OCR pueda acceder a ellas fácilmente.

3. Configurar el Flujo de Trabajo de OCR

• Extracción de datos: Configura el software de OCR para extraer campos de datos relevantes, como el número de factura, el nombre del proveedor, la fecha, las partidas, los importes y los impuestos.
• Reglas de validación: Implementa reglas de validación para comprobar si hay discrepancias y marcar posibles errores en los datos extraídos (p. ej., totales que no coinciden, fechas no válidas).
• Flujo de trabajo de aprobación: Integra el software de OCR con tu flujo de trabajo de aprobación actual para enrutar automáticamente las facturas a los aprobadores adecuados.
• Exportación de datos: Configura el software de OCR para exportar automáticamente los datos extraídos a tu sistema de contabilidad o ERP.

4. Entrenar y Ajustar el Modelo de OCR

• Entrenamiento inicial: Entrena al software de OCR con un conjunto de muestras de tus facturas para que pueda reconocer la terminología y los diseños específicos.
• Aprendizaje continuo: Revisa y corrige periódicamente cualquier error en los datos extraídos para ayudar a que el modelo de OCR aprenda y mejore con el tiempo.

5. Implementar un Proceso de Revisión y Corrección

• Intervención humana: Incluso con la mejor tecnología de OCR, se recomienda cierto nivel de revisión humana para verificar los datos extraídos, especialmente para facturas de alto valor o aquellas con partidas complejas. Establece un proceso de control de calidad en el que los humanos puedan revisar y validar los datos.
• Gestión de excepciones: Establece un proceso para gestionar las excepciones y los errores marcados por el software de OCR.

Comparativa de Softwares OCR para Facturas

Actualmente el mercado ofrece un buen número de softwares que disponen de esta interesante funcionalidad. Sin embargo, no todos ofrecen el mismo desempeño ni cuentan con las mismas características para que el proceso de digitalización de facturas sea eficiente. A continuación, se presenta un listado comparativo de algunos de los softwares OCR para facturas más destacados:

Programa	Validación humana	Detección duplicados	App	Precios
Quipu	Sí	Sí	Android, iOS	14€ a 49€ /mes
Anfix	No	No	Android, iOS	1,66€ a 74,99€ /mes
Contasimple	No	No	Android, iOS	0€ a 13.95€/mes
TeamSystem Facturas Billin	No	No	Android, iOS	6.6€ a 20€ /mes
Holded	No	Sí	Android, iOS	0€ a 99,5€ /mes

Empresas como Inmatic ofrecen una plataforma que no solo automatiza y digitaliza facturas en los formatos más usados, sino que es capaz de generar asientos contables. La satisfacción de los usuarios que han probado su plataforma avala su óptimo funcionamiento. Por ejemplo, una empresa de transportes, consiguió contabilizar en sólo 30 minutos todas las facturas del mes y ahorrarse aproximadamente una jornada completa de trabajo utilizando Inmatic.

Qonto incorpora OCR en su solución de software de facturación online, ofreciendo una solución completa de facturación a clientes con OCR incluido. Sabbatic cuenta con una solución para digitalizar facturas (tanto físicas como online) mediante un sistema OCR de lectura inteligente, que extrae los datos contables de forma automática, sin que tengas que intervenir manualmente. Además, clasifica los documentos según el emisor e identifica proactivamente si existe alguna factura duplicada o si falta información crítica. Su tecnología cuenta con la homologación para la Digitalización Certificada de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) y las Haciendas Forales.

El sistema de Inmatic acepta múltiples formatos como PDF, JPG, PNG, Excel o en ficheros ZIP con múltiples documentos. Su precisión y confianza son otra de sus grandes ventajas, gracias a su potente tecnología basada en inteligencia artificial, posee una tasa de aciertos sin precedentes.

B2Brouter permite digitalizar todas las facturas de proveedores, registrando los ingresos y gastos y gestionando el cash flow. Mendel utiliza OCR combinado con inteligencia artificial para automatizar la recuperación de comprobantes de factura, generando alertas para revisión si el sistema no encuentra coincidencias automáticas.

Okticket ha desarrollado un OCR avanzado, diseñado específicamente para optimizar el procesamiento de facturas y comprobantes de gasto de manera rápida, segura y alineada con las normativas fiscales. Su solución detecta posibles irregularidades, reconoce facturas en distintos idiomas y monedas, y se integra con los ERP más utilizados en México.

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