Las empresas deben llevar un registro de sus actividades y operaciones anuales con el fin de conocer la salud económica y financiera de su organización, así como cumplir con las obligaciones fiscales y contables. La contabilidad es el proceso de consolidación de la información financiera de una empresa para que sea clara y comprensible para todas las partes interesadas, incluyendo los accionistas. Es quizá el elemento más importante de un negocio, ya que permite conocer la realidad económica y financiera de la operación, sus cambios, tendencias, evolución y lo que se puede esperar a futuro de ella.
El registro contable: herramienta clave de gestión
Los registros contables de una empresa hacen referencia al conjunto de anotaciones de cada una de las operaciones y actividades que se llevan a cabo a lo largo de un ciclo contable. Esta herramienta no solo facilita conocer el nivel de éxito del producto o servicio ofrecido al mercado, sino también la potencialidad de crecimiento o la localización de brechas que afectan, de forma directa o indirecta, a su cuenta de resultados. Los asientos contables deben regirse por los principios de exactitud y exhaustividad. En definitiva, cualquier acción que tenga un impacto en la contabilidad de la empresa debe encontrarse perfectamente recogida a través de estos asientos contables de los registros de la empresa.
Los registros contables obligatorios vienen regulados en el Código de Comercio. Por consiguiente, de la propia normativa se desprende que existen dos libros contables que le son exigibles a todas las empresas:
- El libro diario: en el que se registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
- El libro de inventarios y cuentas anuales: que se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa y donde se transcribirán los balances de comprobación, el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
Cuentas anuales y estados financieros
Tanto el Código de Comercio como el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital señalan que las cuentas anuales comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria, constituyendo estos cinco documentos una unidad de información. Los estados financieros, también llamados estados contables, son informes utilizados por la contabilidad para tener un registro de las actividades económicas y financieras que se han realizado durante un período de tiempo determinado.
Clasificación básica de elementos contables
Para gestionar las finanzas de una empresa, es esencial comprender la estructura de las cuentas contables:
Lea también: Empresas Rurales: Guía Contable para México
- Activos: elementos que posee la empresa, ya sean tangibles o intangibles, con un valor positivo para la entidad.
- Pasivos: obligaciones o partidas que se deben a otros, representando un valor económico negativo.
- Patrimonio neto: resultado de la diferencia entre el activo y el pasivo.
- Ingresos y Gastos: registros de las entradas y salidas de dinero derivadas de la actividad económica.
Importancia del control y análisis
Llevar un adecuado control de la actividad contable de una empresa permite al equipo directivo conocer la salud económica de la compañía, analizar los costes asociados a la producción y tomar decisiones sobre el crecimiento, la capacidad de endeudamiento o la continuidad de líneas de producto. Además, mantener su información económica y contable al día es vital ante auditorías financieras, sean internas o externas. Para garantizar el éxito de tu empresa a largo plazo, es fundamental mantener sus libros contables actualizados y realizar procesos de conciliación contable, verificando que los saldos coincidan con los datos externos, como los extractos bancarios.
Lea también: Análisis Detallado de Contabilidad Empresarial
Lea también: gestión contable en la industria maquiladora