La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
¿Quién puede llevar la contabilidad?
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
Objetivos de la Contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales.
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
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Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
Análisis Financiero de una Empresa
Apoyándose en los datos que proporciona la contabilidad de la empresa, el análisis financiero posibilita conocer la realidad económica de la misma y prever su evolución futura, de cara a la toma de decisiones. El análisis financiero de una empresa es el estudio de la información contable de la misma con el fin de obtener un diagnóstico sobre su situación actual y una previsión sobre cuál será su progresión en el futuro. A grandes rasgos, el análisis financiero proporciona información sobre la rentabilidad financiera de la compañía, su liquidez y su solvencia.
El objetivo del análisis financiero es facilitar una radiografía de la situación económico-financiera de la empresa, de forma que todos los agentes implicados dispongan de información útil para la toma de decisiones:
- A nivel interno, permite a la dirección de la empresa contar con datos e informes para planificar sus decisiones estratégicas, como puede ser corregir desequilibrios financieros, plantearse nuevas inversiones, prevenir riesgos, solicitar financiación, aprovechar oportunidades, etc.
- A nivel externo, ofrece información precisa sobre la situación económica de la empresa a inversores, acreedores, proveedores, clientes, administraciones, etc. que les servirá de gran ayuda para sus decisiones (por ejemplo, un fondo que esté pensando en invertir parte de su capital en la compañía o una entidad financiera que valore concederle un préstamo).
Métodos del Análisis Financiero
Dependiendo de cómo se realice el análisis de estados financieros se puede hablar de dos métodos:
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- Método horizontal: Se estudian los estados contables de más de un periodo para ver cuál es la evolución de la sociedad a lo largo del tiempo.
- Método Vertical: Se tienen en cuenta los estados financieros de un solo periodo.
Ratios Utilizadas en el Análisis Financiero
El análisis financiero utiliza diferentes técnicas e indicadores para interpretar la información recogida en los estados financieros de la organización (principalmente el balance de situación y la cuenta de resultados), poniéndola en relación con el contexto económico.
Ratios de Liquidez
Sirven para conocer la capacidad de la empresa para atender sus necesidades financieras a corto plazo. Entre ellas hay que citar:
- El fondo de maniobra, que mide la diferencia entre el activo corriente (la suma del dinero en caja, bancos, clientes y existencias) y el pasivo corriente (las deudas exigibles a corto plazo).
- La ratio de liquidez, que es el resultado de dividir el activo corriente entre el pasivo corriente. Si el resultado está entre 1 y 1,5 se considera bueno; si es superior a 2, hay recursos ociosos; y si es menor de 1 la empresa tendría dificultades para hacer frente a todos sus compromisos de pago a corto plazo.
- Los flujos de caja, que permiten conocer la capacidad de la organización para pagar sus deudas y medir su nivel de liquidez. Si en un determinado periodo los cobros son superiores a los pagos entonces el flujo de caja será positivo; en caso contrario será negativo y la empresa podría tener dificultades para atender sus compromisos de pago.
Ratios de Solvencia
Expresan la capacidad que tiene la organización de satisfacer todas sus obligaciones de pago en el medio y largo plazo. Esto es, si posee activos suficientes para pagar todas sus deudas en un momento determinado. A partir de los datos que proporciona el balance de situación de la empresa, se obtienen cuatro ratios de solvencia:
- Ratio de endeudamiento: el resultado de dividir el pasivo de la empresa entre el patrimonio neto.
- Ratio de endeudamiento a largo plazo: en este caso, se divide el pasivo no corriente (deudas con vencimiento mayor a un año) entre el patrimonio neto.
- Ratio de deuda: se calcula dividiendo el pasivo entre el activo.
- Ratio de apalancamiento financiero: se divide el activo entre el patrimonio neto.
Ratios de Rentabilidad
Estos indicadores permiten saber si la empresa es o no rentable. Entre ellos hay que referirse a:
- El ROE (Return on equity) o rentabilidad financiera, que se calcula dividiendo el beneficio neto entre los fondos propios y permite conocer el beneficio generados por una empresa en relación con los recursos propios.
- El ROA (Return on assets) o rentabilidad económica, es el resultado de dividir el beneficio entre el valor de los activos, de forma que se puede conocer la rentabilidad que proporciona cada activo invertido en la compañía.
- La rentabilidad de las ventas, que mide la relación entre la cifra de ventas y el coste de fabricación, sin tener en cuenta intereses, impuestos ni amortizaciones.
Otros Aspectos Contables Clave
Para tener una correcta contabilidad, se debe tener claro un concepto clave: asientos contables. La contabilidad es importante porque permite mantener un registro sistemático de la información financiera de la organización. Los activos están formados por los elementos que posee la empresa, ya sean tangibles o intangibles. Los pasivos son obligaciones o partidas que se deben a otros y es un elemento del activo que tiene un valor económico negativo para la empresa. Son reportes elaborados periódicamente (mensuales, trimestrales o anuales) que detallan la situación económica y financiera de la empresa.
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Este libro registra de manera cronológica todos los ingresos y gastos de la empresa efectuados en un ejercicio contable. Como su nombre lo dice, ayudar a ampliar la información en las cuentas anuales donde se puede saber más de la la situación económica y financiera de la empresa. Estas cuentas se suman al final de un período de tiempo (al menos una vez al año, pero probablemente también cada mes) para medir las ganancias o pérdidas totales de ese período.
Puntos de Equilibrio y Ratios Financieros Adicionales
A la hora de evaluar el desempeño económico de una empresa, existen diferentes ratios o medidas que se deben tener en cuenta.
- Umbral de rentabilidad: Es el nivel mínimo de ingresos necesarios para cubrir todos los costos (fijos y variables).
- Punto muerto: Es el volumen de producción o ventas en el que los ingresos totales son iguales a los costos totales.
El ratio de solvencia es uno de los ratios contables más importantes que utilizan las empresas para determinar si son capaces de cumplir con sus obligaciones de deuda a largo plazo sin problemas. Los ratios de liquidez son una de las métricas financieras más importantes que utiliza una empresa para determinar su capacidad de saldar sus obligaciones de deuda con los acreedores, sin tener que captar capital externo.
La Importancia de la Administración Financiera y los Estados Financieros Básicos
Mantener una óptima salud financiera resulta crucial en cualquier empresa. Si quieres lograr una administración financiera eficiente en tu empresa, necesitas conocer y manejar sus estados financieros básicos.
Los estados financieros básicos son:
- Balance de situación: Este documento informa sobre la situación financiera de la compañía en un momento determinado. Ayuda a determinar, de un rápido vistazo, si ese año la empresa obtuvo rentabilidad, alcanzó el punto de equilibrio o fue a pérdida.
- Cuenta de Resultados: Es uno de los estados financieros básicos más importantes, dado que indica la rentabilidad del negocio. La verdadera rentabilidad de un negocio proviene de los resultados operativos.
- Estado de Flujo de Efectivo: Se trata de aquel que explica el origen y destino del dinero de la compañía. Detalla cuánto dinero líquido había y cuánto quedó al inicio y al final, respectivamente, de un periodo de tiempo.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: Es el registro contable de cualquier modificación que se haya producido en el conjunto de bienes y derechos de la empresa. El patrimonio neto es un gran indicador de la solvencia de la empresa.
¿Una recomendación? Los estados financieros básicos pueden ser analizados con herramientas de software. En síntesis, los estados financieros básicos representan una importante herramienta para comprender la situación económica de la empresa.