La auditoría administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.
La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes:
- Planeación.
- Instrumentación.
- Examen.
- Informe.
- Seguimiento.
Etapas de la Auditoría Administrativa
1. Planeación
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
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¿Qué cubre la planeación?
- Objetivo.
- Factores a revisar.
- Fuentes de información.
- Investigación preliminar.
- Preparación del proyecto de auditoría.
- Diagnóstico preliminar.
Objetivo: En esta etapa se define el propósito de la auditoría.
Factores a revisar: Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.
Fuentes de Información: Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Investigación Preliminar: El siguiente paso lógico es realizar un reconocimiento o investigación preliminar para determinar la situación de la organización. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés. Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecución.
2. Instrumentación
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
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Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla.
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas:
- Investigación documental.
- Observación directa.
- Acceso a redes de información.
- Entrevistas.
- Cuestionarios.
- Cédulas.
Observación directa: Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante.
La entrevista: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información.
Cuestionarios: Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capítulo o temáticas específicas. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
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Cédulas: Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría.
3. Examen
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro.
Papeles de trabajo: Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Evidencia: La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo.
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la auditoría sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.
4. Informe
El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o informe. Mediante él pone en conocimiento de las personas interesadas, los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen.
En cuanto a este punto, debe indicar si la estructura de la empresa corresponde con las situaciones reales de su funcionamiento, si es preciso realizar modificaciones, si va de acuerdo con los objetivos que se pretende, si los deberes y responsabilidades están debidamente definidos y comunicados, si no existe duplicidad de funciones, si se requiere la contratación de otros recursos humanos, si precisa realizar ajustes o cambios en la organización y todo aquello que mejore la realización de las acciones y el ambiente propio de la misma.
En cuanto a este tema debe manifestar si existen las políticas debidamente redactadas, escritas, comunicadas y aceptadas por todo el personal; si las políticas existentes son suficientes y abarcan todas las áreas, actividades y situaciones importantes o precisa la definición de algunas nuevas en algún aspecto que afecte la buena marcha de las actividades.
En el informe también se puede dar a conocer si se emplea de manera eficiente a todo el personal, se aprovechan sus habilidades, conocimientos y experiencia, si se puede mejorar la capacitación, el ambiente interno en general y las relaciones humanas a todos los niveles. Si se aprovechan adecuadamente todas las inversiones en cuanto a instalaciones, vehículos, maquinaria, equipo de cómputo y otros activos disponibles.
También puede incluir si se utilizan los espacios disponibles de la mejor manera, si existe equipo faltante o excedente, si el rendimiento del equipo es productivamente conveniente o es preciso actualizar algún equipo o maquinaria, si se manejan con la debida capacidad técnica o se requiere mayor capacitación al respecto, si se aplican los programas adecuados de mantenimiento preventivo o correctivo, si se requiere proyectar ampliaciones o mejoras a las instalaciones productivas, almacenes, oficinas, áreas de esparcimiento, estacionamiento o de acceso.
Señalar si se llevan los sistemas de medición y control necesarios y adecuados a las operaciones de riesgo. Si existen controles suficientes para detectar fallas, errores, fraudes o pérdidas. Si se siguen algunas medidas de gestión y de control de la calidad. Se llevan todos los registros estadísticos de las acciones y situaciones que permitan la toma adecuada de decisiones. Los informes generales y financieros son los adecuados y suficientes. Los registros de asistencia y reporte del personal son funcionales y precisos. Qué operaciones pueden simplificarse, coordinarse o mejorarse. Si se considera recomendable la implantación de una planeación estratégica para los próximos 5, 10 o 15 años; etcétera.
Por las características de este tipo de auditoría, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operativa, y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados.
El informe sobre la auditoría es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa auditada. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa, con los controles y procedimientos establecidos y con el desempeño de sus funcionarios, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado.
Para que la auditoría sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.
Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis.
Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: sección inicial, estudio principal y conclusiones.
5. Seguimiento
Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operación del negocio. Cualquier ejecutivo estará interesado en cambios de procedimientos que resulten en reducción de costos.
Escribir el informe en el lenguaje que él está acostumbrado a usar. Sólo plantear críticas que vayan acompañadas de sugestiones constructivas o que estén respaldadas por hechos.
El auditor, al elaborar su informe, siempre deberá tener en mente que es el resultado final de su trabajo.
Factores Clave en la Auditoría Administrativa
La auditoría administrativa abarca diversos factores esenciales para el buen funcionamiento de una organización:
- Control: Evaluación de los sistemas de control interno para garantizar la eficiencia y la prevención de fraudes.
- Productividad: Análisis de la eficiencia en la utilización de los recursos y la optimización de los procesos.
- Organización: Revisión de la estructura organizacional para asegurar una adecuada distribución de responsabilidades y una comunicación efectiva.
- Servicio: Evaluación de la calidad del servicio ofrecido a los clientes y la satisfacción del cliente.
- Calidad: Verificación del cumplimiento de los estándares de calidad y la mejora continua de los procesos.
- Toma de Decisiones: Análisis de los procesos de toma de decisiones para asegurar la racionalidad y la efectividad de las decisiones.
Propuesta Técnica en la Planeación
Durante la fase de planeación, es crucial desarrollar una propuesta técnica que detalle los siguientes aspectos:
- Tipo de auditoría: Especificar el tipo de auditoría que se pretende realizar.
- Alcance: Definir las áreas de aplicación de la auditoría.
- Antecedentes: Incluir un recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramiento previos.
- Objetivos: Establecer los logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa.
- Estrategia: Definir la ruta fundamental para orientar el curso de acción y la asignación de recursos.
- Justificación: Demostrar la necesidad de instrumentar la auditoría.
- Acciones: Detallar las iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
- Recursos: Especificar los requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
- Costo: Proporcionar una estimación global y específica de los recursos financieros necesarios.
- Resultados: Describir los beneficios que se espera lograr.
- Información complementaria: Incluir material e investigaciones que puedan servir como elementos de apoyo.
Programa de Trabajo
El programa de trabajo debe incluir los siguientes elementos:
- Identificación: Nombre de la auditoría.
- Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.
- Area(s): Universo bajo estudio.
- Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
- Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.
- Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
- Calendario: Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.
- Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.
- Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
- Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
Diagnóstico Preliminar
Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.
Se deben considerar los siguientes aspectos:
- Creación de la organización.
- Cambios en su forma jurídica.
- Conversión del objeto en estrategias.
- Manejo de la delegación de facultades.
- Modificaciones a la estructura organizacional.
- Programación institucional.
- Nivel de desarrollo tecnológico.
- Desempeño registrado.
- Logros alcanzados.
Tipos de Evidencia
La evidencia recopilada durante la auditoría puede ser de varios tipos:
- Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.
- Documental: Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.
- Testimonial: Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
- Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.