Una auditoría es un examen sistemático y objetivo de una actividad, función, proceso, sistema u organización para determinar si se cumplen con criterios preestablecidos. En otras palabras, es una evaluación detallada para verificar que todo se esté realizando de acuerdo a normas, estándares y objetivos definidos. Es un proceso de verificación del cumplimiento de actividades según las normas estipuladas (reglas, políticas, procedimientos, códigos, etc.).
Estos procedimientos son realizados por profesionales de manera objetiva, debiendo basarse en hechos y sustentada por evidencia. Este proceso tiene un sinfín de clasificaciones.
Tipos de Auditoría según el Agente Evaluador
Los tipos de auditorías se clasifican principalmente en función de la relación entre quien realiza la auditoría y quien la recibe:
- Auditorías de Primera Parte: Realizadas por la propia organización. Sirven para evaluar el cumplimiento de sus propios estándares y políticas internas. Estas se ejecutan como un ejercicio de auto-examinación y les permite encontrar los puntos a mejorar.
- Auditorías de Segunda Parte: Realizadas por un cliente o proveedor. Su objetivo es verificar si el proveedor o cliente cumple con los requisitos establecidos en el contrato o acuerdo. Es también aquella que es realizada por el cliente o por la organización a sus proveedores. Si el cliente contrata a una firma de consultoría para auditar a sus proveedores, esta es también considerada de segunda parte. Este tipo de auditoría es más formal.
- Auditorías de Tercera Parte: Realizadas por un organismo externo e independiente. Su propósito es certificar que la organización cumple con normas o estándares específicos (por ejemplo, ISO 9001). En las que un tercero, tal como una autoridad reguladora acreditada, audita una organización para evaluar sus actividades, documentación y cumplimiento respecto a requisitos específicos normativos, con una validez del certificado por (3 años) y se realizan auditorías de control (como mínimo una vez al año).
- Externa: Procedida por agentes fuera de la compañía, por ejemplo: los consultores.
Clasificación de Auditorías Basada en el Rubro de Evaluación
Aparte de esta tipificación, existe una que se basa en los rubros de la evaluación:
- Financiera: Enfocada en el patrimonio de los negocios, revisan cualquier aspecto relacionado con la contabilidad de la institución. Evalúa los estados financieros y los controles internos contables.
- Operativa: Enfocada en calificar el funcionamiento diario de la corporación, así como conocer el uso que se le da a los materiales. Analiza la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio.
- Ambiental: Miden el impacto de las actividades de una empresa en el medio ambiente. Con esto, se busca que las compañías cumplan con los estándares exigidos por la ley. En el caso de no hacerlo siguiendo las medidas, se creará todo un plan para mejorar. Evalúa el cumplimiento de las normas ambientales.
- De Sistemas: Se evalúa toda la infraestructura tecnológica (softwares, aplicaciones, hardwares y redes) que emplea una empresa en cualquiera de sus procesos. Evalúa la seguridad y control de los sistemas de información.
- De Calidad: Califica que los productos o servicios ofrecidos por las corporaciones cumplan con los estándares establecidos por ellos mismos. Analiza los procesos y productos para asegurar que cumplen con los estándares de calidad. Una auditoria de calidad es una evaluación objetiva de la eficacia de un proceso de calidad y sus partes componentes. Una herramienta para ayudar a la misión de la mejora continua de la organización.
- De Cumplimiento: Verifica que se cumplan leyes, regulaciones y normas internas.
En los últimos años, han surgido otros tipos de auditorías que se encargan de evaluar aspectos que antes no se contemplaban de manera tan detallada:
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- Forense: especializada en la búsqueda de evidencias que puedan ser cruciales en procesos legales.
- De Gestión de Riesgos: Evalúa la identificación, evaluación y tratamiento de los riesgos.
- De Recursos Humanos: Analiza las políticas y prácticas de gestión de personas.
- Social: Evalúa el impacto social de las actividades de la organización.
Pueden existir otros tipos de auditorías internas más específicas según las necesidades de cada organización.
Tipos de auditoría administrativa:
- Funcional: Evalúa el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos.
- Del entorno: Analiza cómo la empresa se relaciona con su entorno externo (clientes, proveedores, competidores, etc.).
- De sistemas funcionales básicos: Se centra en áreas como finanzas, producción, marketing y recursos humanos.
- Analítica: Utiliza técnicas estadísticas y modelos matemáticos para identificar desviaciones y áreas de mejora.
Fases de una Auditoría
- Planeación: Se establecen las evaluaciones que se harán, los departamentos que se verán involucrados y las normas que serán guía. Una vez que se haya definido esto, se conforma el equipo evaluador. En caso de ser interna, se eligen a los empleados que realizaran parte del análisis.
- Preparación: El equipo auditor diseña todo un plan de trabajo en función de los rubros a calificar.
- Ejecución: Desarrollo de la auditoría. Se sigue la metodología propuesta en la planeación, así como la lista de registro.
- Informe: Una vez que se tiene los elementos necesarios, los auditores realizan un informe en el que exponen todo el proceso de la auditoría.
- Entrega del informe: Los encargados entregan el reporte realizado a las personas correspondientes. En muchos casos, los auditores también son consultores.
Objetivos de las Auditorías
Las auditorías contribuyen al logro de objetivos, y son esenciales al proceso de verificar el cumplimiento del sistema de administración de calidad, además de verificar que el sistema implementado concuerde con los programas y requerimientos del Cliente. También orientan a la determinación de la eficacia y eficiencia del sistema y la búsqueda de oportunidades de mejora.
Hay una lista de otros beneficios, tales como:
- Asegurar cumplimiento con políticas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administración de Calidad
- Optimizar la relación entre el costo y la calidad a partir del análisis de tendencias
- Identificar áreas de oportunidad - debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Evaluar a los proveedor actuales y potenciales
- Permite compartir y desarrollar tecnología
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organización
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y áreas de oportunidad en la misma
En todos estos ejemplos, la comunicación entre la dirección, empleados, departamentos, proveedores, clientes y otros, es el resultado integral y positivo del proceso de la auditoría. La comunicación aumenta y se refuerza mediante la adquisición y diseminación de la información proporcionada por las auditorías, esto derivado del seguimiento sostenido al cierre de las no conformidades encontradas en estas y dirigidas por la alta dirección.
Tipos de Auditorías en el Campo de la Administración de la Calidad
En el campo de la administración de la calidad, existen tres tipos de auditorías. Se diferencian por la naturaleza y relación entre las organizaciones auditadas y las auditoras. Las auditorías pueden ser:
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Dentro de estos tipos, existen varias categorías de auditorías, que se extienden por el espectro de la función de la calidad. La forma y profundidad de su preparación se determina por el tipo y categoría de la auditoría que se está llevando a cabo:
- Auditoría de Procesos VDA 6.3: el alcance de esta auditoría es para valorar y determinar la capacidad de los procesos (capacidad de proceso se entiende como la reproducibilidad exacta de resultados dentro de las tolerancias determinadas o sea si el proceso es capaz de dar un resultado reproducible.
- Auditoría de Producto VDA 6.5: el alcance de esta auditoría observa la concordancia con la calidad de un producto con el conjunto de especificaciones del cliente, exigencias técnicas, documentación de control y fabricación.
- Auditorías de Servicio VDA 6.6: el alcance de esta auditoría es para validar servicios de fabricación, gestión de reclamaciones, avances/flexibilidad, personal, comunicación, medios y recursos.
- Auditoría de Sistemas (auditoría de escritorio): esta es una auditoría del Manual de la Calidad y otra documentación de calidad, para asegurar que cumplen los requisitos de calidad externos, tales como las series de normas de ISO 9000. Este tipo de auditoría se conoce también como: Auditoría del Sistema, Auditoría de Escritorio, Auditoría de Adecuación, Auditoría de Documentación y Auditoría del Manual de la Calidad (Referencia ISO 9001: 2008, 4.2.1).
- Auditoría de Conformidad: esta es para determinar si la implementación sigue los procedimientos, instrucciones de trabajo, plan de calidad, manual de calidad, normas y otros criterios.
- Auditoría de Seguimiento: se efectúa después de que una organización ha obtenido la certificación y tiene como objetivo el verificar si continua existiendo un sistema de la calidad confiable y eficaz; se lleva a cabo a intervalos de 6 meses o un año, durante el periodo de registro.
- Una Auditoría Completa: esta comprende realizar las dos siguientes actividades:
- Auditar el Sistema de Administración de Calidad: evaluando el cumplimiento del Manual de Administración de Calidad versus la especificación técnica o Sistema de Administración de Calidad equivalente
- Auditar la Conformidad: una auditoría para determinar si la implementación sigue y cumple los procedimientos y las instrucciones de trabajo establecidos en la documentación del Sistema de Administración de Calidad
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