Si te has preguntado quién debe solicitar la inscripción al RFC de los trabajadores, es probable que estés dando tus primeros pasos como empresario y te estés involucrando en los trámites fiscales como patrón. En esta guía completa, conocerás la importancia de tramitar la clave RFC de tus empleados y el paso a paso de cómo realizarlo.
Importancia de Inscribir a tus Colaboradores al RFC
En primer lugar, por razones legales, de acuerdo con el artículo 27 del Código Fiscal de la Federación, las personas que hagan cierto tipo de pagos derivados de una relación laboral están obligadas a solicitar la inscripción del prestador de servicios al Registro Federal de Contribuyentes. La inscripción debe realizarse cuando se inicie la relación laboral y antes de emitir el primer pago de salario.
Según establece el artículo 94 de la Ley de Impuesto sobre la Renta, el personal que puede percibir estos pagos abarca desde trabajadores del Estado, miembros de sociedades cooperativas de producción y miembros de consejos directivos, hasta administradores, comisarios, gerentes generales y, básicamente, cualquier persona física.
Proceso de Inscripción al RFC
El proceso puede ser presencial o en línea; sin embargo, te recomendamos buscar acompañamiento profesional para realizar tu trámite con rapidez y fiabilidad. Aunque parece sencilla, la solicitud debe cumplir con criterios específicos de formato para recibir el visto bueno del Servicio de Administración Tributaria.
El SAT ya puede brindar el servicio de alta en el Registro Federal de Contribuyentes a los trabajadores que laboren con alguna persona física o moral. Esta medida sustituirá o complementará el procedimiento anterior, en el que el patrón presentaba la declaración informativa de sueldos y salarios. Este trámite puede realizarse desde cualquier lugar y a cualquier hora, los 365 días del año.
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Servicio de Inscripción Masiva Exprés del SAT
El SAT lo ha llamado Servicio de inscripción masiva exprés, y consiste en tener la posibilidad de inscribir a los trabajadores a través del portal del SAT, pudiendo realizarse desde cinco inscripciones por trámite, sin límite máximo y con el mínimo de requisitos.
Pasos para la Inscripción Masiva Exprés
- Paso 1: Generar el archivo de tus trabajadores con medios propios o a través de la aplicación del SAT RU Electrónico, en el cual deberás dar de alta al patrón, ya sea persona moral o física, para después capturar los datos del empleado. Con esto, crearás un archivo que enviarás desde la página del SAT.
- Paso 2: Solicitar el trámite de inscripción y adjuntar el archivo generado en el punto anterior. Para esto, debes ingresar a Mi portal desde la página del SAT, ir a Servicios y solicitudes y dar clic en Solicitud.
- Paso 3: Consultar el estatus y el resultado del trámite realizado.
Formulario de Inscripción
Ante ti ahora tienes un formulario. Llena el resto del formulario con ayuda de la ficha 40 del Código Fiscal de la Federación.
IMPORTANTE: Recuerda que en el cuadro del formulario titulado “Descripción” deberás adjuntar tu “Manifestación bajo protesta de decir verdad”. Esta declaración debe ser simple e incluir tu información básica.
Generación del Archivo TXT
Una vez que has llegado al quinto paso de la guía maestra de Consulty, debes generar el archivo TXT que tanto hemos mencionado. Toma en cuenta que tu tabla de Excel sólo debe contener la información que te indicamos, sin títulos de columna u otros datos. Una vez que tengas la información de tus trabajadores, guarda el documento. Éste deberá tener por nombre tu RFC seguido de la fecha en que envías la solicitud en formato DD/MM/AAAA. Finalmente, añade un guion bajo y coloca un número que identifique el número consecutivo del archivo que estás realizando; si es el primero, será “01”.
Estamos por terminar. Para darle el acabado final al archivo TXT, ábrelo con el Bloc de notas de tu computadora, o bien, a través de Wordpad. Ahí, deberás reemplazar los espacios entre datos con pipes, es decir, este símbolo: “|”. Por último, guarda el documento, comprímelo en formato ZIP ¡y listo!
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Volviendo al formulario, sólo te queda adjuntar el archivo TXT y, en la “Descripción del archivo”, escribir exactamente el nombre del archivo.
Consideraciones Adicionales
Ahora no sólo sabes quién debe solicitar la inscripción al RFC de los trabajadores; también has aprendido que inscribir a tus colaboradores al RFC es un trámite sencillo. Sin embargo, su práctica puede ser engorrosa y confusa, sobre todo cuando la nómina comienza a crecer. Además, un error en el formato o en el formulario puede retrasar tus actividades, generando dificultades administrativas y hasta financieras.
Montos de Ingresos de Asalariados
| Tipo de Ingreso | Monto |
|---|---|
| Asalariados | Menores o iguales a $400,000.00 (cuatrocientos mil pesos M.N.) |
| Asalariados | Mayores a $400,000.00 (cuatrocientos mil pesos M.N.) |
| Asimilables a salarios | Menores o iguales a $400,000.00 (cuatrocientos mil pesos M.N.) |
| Asimilables a salarios | Mayores a $400,000.00 (cuatrocientos mil pesos M.N.) |
| Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios | Menores o iguales a $400,000.00 (cuatrocientos mil pesos M.N.) |
| Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios | Mayores a $400,000.00 (cuatrocientos mil pesos M.N.) |
Pasos Finales en el Portal del SAT
- Selecciona sucesivamente las opciones: Servicios por Internet / Servicio o solicitudes: Solicitud.
- Llena los datos solicitados por el formulario electrónico: Servicio de Aviso, eligiendo el trámite: INSC_ASALARIADO.
- Envía tu trámite al SAT e imprime y conserva el acuse de recibo electrónico.
Fundamento Legal: Artículos 27, quinto párrafo del Código Fiscal de la Federación; 23 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación; reglas 2.4.6., 2.4.9., 2.4.15.
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