Iniciar una pequeña empresa implica algo más que un plan de negocios sólido, una fuerte demanda del mercado y preparación financiera. También supone una comprensión integral de los complejos requisitos legales que conlleva la propiedad de un negocio. Cada formulario que completes, cada registro que finalices y cada contrato que prepares protegerán a tu organización de posibles responsabilidades legales y pasos en falso. Ignorar estos requisitos, por tediosos que sean, no es una opción. Con un conocimiento profundo de las normativas y los procedimientos, puedes establecer tu negocio sobre una base legal sólida.
1. Identifica la Estructura de tu Negocio
Al establecer tu startup, una de las primeras decisiones importantes es determinar la estructura legal de tu negocio. No se trata de un mero paso burocrático, sino que tiene profundas implicaciones para el crecimiento futuro de tu startup, su expansión, potencial de atracción de inversiones, responsabilidad e implicaciones fiscales. Estas son algunas de las estructuras de entidad comunes que puedes elegir:
- Empresa Unipersonal: Si eres un "solopreneur" que lanza un negocio de bajo riesgo, una empresa unipersonal puede ser una opción rentable y sencilla. Sin embargo, serás personalmente responsable de las deudas comerciales y los problemas legales. Esto podría ser arriesgado si tu startup opera en un sector litigioso o en el que la deuda es común.
- Sociedad Colectiva: Si eres cofundador de la startup, una sociedad colectiva puede parecer una elección natural. Permite compartir la responsabilidad, las ganancias y las pérdidas. Sin embargo, pueden surgir conflictos en estas sociedades, por lo que es esencial redactar un acuerdo que describa las funciones, las responsabilidades y los procesos para la resolución de disputas. Un inconveniente que a menudo se pasa por alto es que puedes ser personalmente responsable de las acciones de tu socio.
- Corporaciones: Las corporaciones, más comúnmente las sociedades de tipo S y las corporaciones C, son más complejas de crear y administrar debido a los requisitos normativos. Sin embargo, ofrecen una gran ventaja para las startups que buscan capital de riesgo: permiten una fácil división de la propiedad a través de la emisión de acciones. Esto hace que sea mucho más sencillo atraer inversores. Pero pueden ser más costosas de establecer y mantener, y conducen a una doble tributación: primero sobre los ingresos corporativos y luego sobre los dividendos a los accionistas.
- Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC): Sociedades de responsabilidad limitada suelen ser una buena opción para las startups. Combinan la protección de responsabilidad de las corporaciones con las ventajas fiscales y la flexibilidad operativa de las sociedades colectivas. A diferencia de las corporaciones, las ganancias y pérdidas se pueden transferir a los propietarios sin impuestos a nivel corporativo. No obstante, los inversores pueden preferir las corporaciones, particularmente las corporaciones C, porque permiten acciones preferentes.
Elegir una entidad comercial requiere una comprensión profunda de cada una de estas estructuras y de cómo cada una podría afectar la estrategia a largo plazo de tu startup. Antes de comprometerte con una estructura, analiza tus planes de expansión, financiamiento y tu tolerancia personal al riesgo.
2. Registra el Nombre de tu Empresa
Establecer un nombre original y reconocible para tu startup es importante para fines de marca, marketing y legales. El proceso consta de varios pasos y depende de la estructura empresarial que hayas elegido.
- Declaración del Nombre Comercial (DBA): Si eres propietario único o una sociedad colectiva, y quieres hacer negocios con un nombre diferente al tuyo o al de tus socios, tendrás que registrar un nombre comercial, también conocido como "nombre ficticio" o "nombre de la empresa". Este proceso varía según el estado, pero generalmente implica realizar una búsqueda para asegurarse de que el nombre no esté en uso, y luego registrarlo en una agencia estatal específica.
- Nombre de la Empresa o LLC: Si constituiste una sociedad anónima o una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), el nombre que elegiste cuando presentaste el acta constitutiva o la organización ya está registrada y protegida en tu estado. Sin embargo, si quieres hacer negocios con un nombre diferente, también tendrás que presentar un nombre comercial.
- Marcas Comerciales: Si quieres evitar que otras empresas usen el nombre de tu empresa y confundan a tus clientes, deberías considerar registrarlo como marca comercial. Este es un proceso más complejo, que a menudo requiere la ayuda de un abogado de marcas. Puedes registrar una marca a nivel estatal, pero para obtener la protección más amplia, especialmente si planeas hacer negocios o tener presencia en línea fuera de tu propio estado, debes registrarla en la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO).
Elegir y registrar el nombre de tu empresa requiere una reflexión minuciosa. El nombre de tu empresa es una parte clave de tu marca y de tu estrategia de marketing. Debe reflejar lo que hace tu startup y destacarse en los mercados a los que te diriges. Asimismo, debes asegurarte de que el nombre elegido no infrinja las marcas comerciales o los nombres de empresas existentes, ya que esto podría dar lugar a costosas disputas legales en el futuro.
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3. Solicita un Número de Identificación Fiscal Federal o EIN
Un número de identificación de empleador (EIN) es esencialmente un número de Seguro Social para tu empresa. Es un número único de nueve dígitos asignado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) a las empresas para la declaración de impuestos y la elaboración de informes. Incluso si no planeas tener empleados, la mayoría de las empresas están obligadas a obtener un EIN.
¿Quién necesita un EIN?
Si tu empresa es una corporación o una sociedad colectiva, o tiene empleados, necesitarás un EIN. La mayoría de los bancos también exigen un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial. Un EIN también es necesario si trabajas por cuenta propia y quieres crear un plan de jubilación con impuestos diferidos, o si estás involucrado en fideicomisos, patrimonios, canales de inversión hipotecaria de bienes raíces, organizaciones sin fines de lucro o cooperativas de agricultores.
Cómo solicitarlo
El proceso para solicitar un EIN es sencillo y gratuito. Puedes solicitarlo en línea a través del sitio web del IRS. Tendrás que completar la solicitud en una sola sesión, ya que no puedes guardarla y regresar más tarde, así que asegúrate de haber reunido toda la información necesaria de antemano.
Información necesaria
Para solicitar un EIN, deberás proporcionar información sobre tu empresa, como su nombre legal, el condado y el estado donde opera, y la naturaleza de tus actividades comerciales. También tendrás que proporcionar información sobre la "parte responsable", es decir, la persona o entidad que controla, administra o dirige tu empresa y sus activos.
Obtener un EIN al principio del proceso de configuración de tu startup es beneficioso porque te permite mantener la privacidad de tu número de Seguro Social, lo que reduce el riesgo de robo de identidad.
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4. Regístrate en la Oficina de Ingresos del Estado
Una vez que hayas establecido el nombre de tu empresa y tengas tu EIN, deberás registrarte en el Departamento de Ingresos u organismo equivalente de tu estado. Este registro le permite a tu startup pagar impuestos estatales, que pueden incluir el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el seguro de desempleo y el impuesto a los ingresos. Los requisitos pueden variar significativamente de un estado a otro, por lo que es importante comprender tus obligaciones específicas.
Estos son algunos de los impuestos que podrías tener que pagar:
- Impuesto sobre las Ventas: Si vendes un producto físico, es probable que tengas que registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas. Algunos estados también exigen el impuesto sobre las ventas para ciertos servicios. Después de registrarte, cobrarás el impuesto sobre las ventas de los clientes y lo remitirás al estado. La frecuencia de estos pagos varía según el estado y también puede depender del volumen de tus ventas.
- Impuestos del Empleador: Si planeas contratar empleados, también tendrás que pagar el impuesto del seguro de desempleo y la retención fiscal a cuenta de los empleados. El impuesto del seguro de desempleo va a un fondo estatal que paga beneficios a los trabajadores despedidos por causas ajenas a su voluntad. La retención fiscal a cuenta es el impuesto a los ingresos que los empleadores retienen de los salarios de los empleados y pagan directamente al gobierno.
- Impuesto a los Ingresos: Según la estructura de tu empresa, es posible que también tengas que pagar el impuesto estatal a los ingresos. Por ejemplo, si bien una LLC en sí misma no está sujeta al impuesto a los ingresos (y el impuesto "se transfiere" a los miembros individuales), algunos estados imponen un impuesto de franquicia o privilegio a las LLC por el privilegio de hacer negocios en ese estado.
Cabe destacar que no todos los estados tienen la misma estructura tributaria. Algunos estados no tienen impuestos sobre las ventas, otros no tienen un impuesto a los ingresos individuales y unos pocos no cobran ninguno de los dos. Además, algunas ciudades y condados también imponen impuestos adicionales, por lo que también tendrás que tener en cuenta las normativas locales. Abordar estas obligaciones fiscales estatales y locales puede ser complejo, y hay mucho en juego. Si no te registras y no pagas correctamente los impuestos de tu empresa, podrías enfrentarte a sanciones, multas e intereses sobre cualquier cantidad vencida.
5. Obtén Licencias y Permisos Comerciales
Para operar legalmente, es posible que tu startup necesite licencias y permisos específicos. Estos requisitos varían mucho según la ubicación y el sector de tu empresa. No obtener las licencias y permisos necesarios puede provocar sanciones y, en casos extremos, obligarte a dejar de operar.
Estos son algunos ejemplos de licencias y permisos que se te pueden solicitar:
- Licencias y Permisos Estatales: Muchos estados exigen que determinadas empresas tengan licencias. Por ejemplo, si tu startup está en el sector de servicios de alimentos, es probable que necesites permisos sanitarios y un permiso de manipulación de alimentos. Los servicios profesionales, como los servicios legales, los bienes raíces y la atención médica, a menudo requieren licencias profesionales.
- Licencias y Permisos Locales: Además de las licencias estatales, es posible que tu ciudad o condado te exija tener ciertos permisos. Algunos ejemplos comunes son los permisos de señalización, los permisos de negocios en el hogar y una licencia comercial general. El proceso para obtenerlos a menudo se puede encontrar en el sitio web del gobierno local de tu ciudad o condado.
- Licencias y Permisos Federales: Por lo general, las licencias federales solo se requieren para sectores específicos. Por ejemplo, si tu negocio se dedica a la radiodifusión, la aviación o la venta de alcohol, tabaco o armas de fuego, necesitarás una licencia o permiso federal.
- Permisos de Especialidad: Según tus operaciones, es posible que necesites permisos adicionales. Por ejemplo, si tu negocio afecta el medio ambiente, como ciertas operaciones de fabricación, es posible que necesites un permiso ambiental.
Obtener las licencias y permisos adecuados es un paso importante en el recorrido de tu startup. El proceso puede llevar mucho tiempo y ser complejo, por lo que es aconsejable comenzar con tiempo. Asegúrate de que tu empresa cumpla plenamente con todas las normativas para evitar futuras sanciones o interrupciones en las operaciones.
6. Regístrate para los Impuestos Estatales del Empleador
Cuando comiences a contratar empleados para tu startup, deberás cumplir con responsabilidades fiscales específicas relacionadas con el empleo, que incluyen:
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- Impuesto sobre el Seguro de Desempleo: En los EE. UU., las empresas deben pagar impuestos estatales sobre el seguro de desempleo, también conocidos como impuestos SUTA o SUI, para financiar los beneficios de desempleo. El proceso de registro y pago varía según el estado. Por lo general, debes registrarte en el departamento de trabajo del estado o en la agencia de seguro de desempleo. La tasa impositiva que pagarás a menudo depende de factores como tu sector y el historial de despidos de tu empresa.
- Retención Fiscal a Cuenta de Empleados: Como empleador, también deberás retener ciertos impuestos de los salarios de tus empleados y pagarlos al gobierno. Por lo general, esto incluye el impuesto federal a los ingresos y los impuestos FICA, que financian el Seguro Social y Medicare. En la mayoría de los estados, también tendrás que retener el impuesto estatal a los ingresos. Los detalles de este proceso dependen de las reglas de tu estado y de los detalles de tu nómina.
La gestión de estas obligaciones fiscales puede resultar compleja, sobre todo a medida que tu startup crece y tu plantilla se expande. Mantén la organización, lleva registros precisos y realiza pagos de impuestos a tiempo. A muchas empresas les resulta beneficioso utilizar servicios de nómina o contratar a un contador para estas tareas y para mantenerse al día con las leyes fiscales federales, estatales y locales, ya que pueden cambiar de un año a otro.
7. Contrata un Seguro
El seguro adecuado puede proteger tu negocio de pérdidas financieras causadas por diferentes riesgos, incluidos daños a la propiedad, robo, reclamos legales e incluso interrupción del negocio.
A continuación te brindamos una descripción general de algunos tipos de seguros con los que podrías lidiar:
- Seguro de Responsabilidad General: Esta cobertura protege a tu empresa si es demandada por causar lesiones físicas o daños a la propiedad. Por ejemplo, si un cliente se resbala y cae en tu oficina o si daña accidentalmente la propiedad del cliente durante una llamada de servicio, el seguro de responsabilidad general puede ayudar a cubrir los costos legales y los daños.
- Seguro de Propiedad: Si posees o alquilas un espacio físico para tu negocio, el seguro de propiedad puede proteger los edificios y su contenido en caso de incendios, robos u otros desastres. Incluso las empresas basadas en el hogar deben considerar esta cobertura, ya que es posible que el seguro para propietarios de viviendas no cubra correctamente los bienes comerciales.
- Seguro de Indemnización por Accidente Laboral: Si tienes empleados, la mayoría de los estados requieren que tengas un seguro de indemnización por accidente laboral. Esta cobertura puede ayudar a pagar los gastos médicos y los salarios perdidos si un empleado se lesiona en el trabajo.
- Seguro de Responsabilidad Profesional: Si tu empresa ofrece servicios profesionales, como consultoría o asesoramiento financiero, considera un seguro de responsabilidad profesional.