En la administración contable, contar con herramientas que permitan optimizar los procesos y mejorar la gestión de la información es clave. Registrar pólizas de nómina en la interfaz Aspel NOI y Aspel COI te permite integrar la información de la nómina con la contabilidad de forma ordenada, asegurando que los movimientos se registren correctamente en COI. Esto es útil cuando necesitas controlar los pagos al personal, ya que facilita la generación de pólizas, reduce errores de captura y mantiene los datos fiscales consistentes. Puedes realizar este proceso cada vez que contabilices la nómina dentro del sistema.
Una vez definidas las cuentas contables en NOI y configurados los datos conforme a las necesidades de tu empresa, es momento de dar de alta la póliza para integrar la información con el sistema COI.
Proceso de Generación de Pólizas de Nómina en NOI para COI
1. Acceso a la Interfaz
Para registrar la póliza de nómina e integrarla correctamente en el sistema COI, ingresa desde NOI al acceso a la interfaz.
- Ve al menú Herramientas.
- Da clic en Interfaz Aspel-COI.
- Cuando se muestre la ventana de Interfaz Aspel-COI, pulsa el botón Agregar.
2. Captura de Información General de la Póliza
Se desplegará una vista donde capturarás la información solicitada en cada sección.
- Póliza a generar: Es el tipo de información o movimientos que se incluirán; en este caso, selecciona Póliza de nóminas.
- Tipo de póliza: Anota el tipo de póliza con el que se registran las partidas; puedes definirla como Diario (Dr.), Ingresos (Ig.) o Egresos (Eg.). Es importante respetar la nomenclatura del tipo de póliza, es decir, mayúsculas y minúsculas.
- Período Aspel COI: El ejercicio fiscal debe existir en COI; de lo contrario, no podrá registrarse la póliza de nóminas.
3. Configuración de los Datos del Archivo
En la sección de archivo se definen los parámetros para la creación del documento.
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- Ruta: Este campo muestra el nombre que, por omisión, el sistema asigna al archivo de póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se genere; para una póliza de nómina, las letras NO, la fecha con el formato DDMMAA y la extensión P01, donde P significa que es un documento de póliza y 01 el número de la empresa en la cual se generó el archivo. Por ejemplo, para la fecha 15 de marzo de 2010, el nombre sugerido por el sistema será: NO150310.P01.
- Nombre del archivo: La póliza se graba en la ruta especificada. El sistema te sugiere la ruta del DAC (Directorio de Archivos Comunes) como ruta de trabajo; esta podrás identificar por la extensión (P01). Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará. Si indicas una fecha diferente para la generación de la póliza respecto a la que, por omisión, propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.
- Concepto de la póliza: Captura un breve texto para su identificación.
4. Aplicación de Filtros para Trabajadores
Define el alcance de la información a integrar. Si el tipo de detalle de cada percepción y deducción se configura por departamento o cuenta auxiliar, tienes la opción de indicar el rango, los departamentos y/o puestos. También puedes seleccionar o desglosar la forma de pago del trabajador.
- Registro patronal: Si cuentas con múltiples registros, este campo se encontrará activo para que selecciones el que necesites.
- Clasificación: Te permite especificar alguna característica que tengan en común tus colaboradores y en la que el sistema se basará para aplicar el filtro de datos.
- Desglosar por la forma de pago del trabajador: Permite visualizar el detalle de la forma de pago del colaborador; en este caso, se crearán los movimientos de efectivo, cheque y/o transferencia por cada colaborador, desglosando la suma de cada forma de pago.
- Envío automático de CFDI al tablero de comprobantes de COI al contabilizar la póliza: Al activar esta opción se agrega la información fiscal de los comprobantes digitales al tablero para su consulta.
5. Selección de Movimientos y Contabilidad Electrónica
En esta sección, se definen los tipos de movimientos a considerar y las percepciones y deducciones relevantes para la contabilidad electrónica.
- Tipo de movimiento: Selecciona el tipo de movimiento que deseas considerar en la generación de la póliza; es decir, las percepciones y/o deducciones que desees desglosar por trabajador. Pulsa en las casillas para activar o desactivar las opciones que necesites.
- Percepciones y/o deducciones para contabilidad electrónica: Define las deducciones y/o percepciones que quieras considerar para agregar los datos de los comprobantes fiscales en el detalle de la póliza. Oprime las casillas para habilitar o deshabilitar las opciones que necesites.
6. Guardar la Póliza
Al finalizar la captura de la información, haz clic en Aceptar. El registro quedará con estatus Pendiente por contabilizar. Para que se refleje en la contabilidad, es necesario realizar el proceso de contabilización.
Contabilización de Pólizas de Nómina en COI
Una vez que hayas registrado tus pólizas de nómina, el último paso es contabilizarlas para que los movimientos se reflejen en tu contabilidad. Para hacerlo, puedes elegir uno de estos dos métodos:
1. Contabilización en Línea
Antes de comenzar, asegúrate de que esté activo el parámetro Contabilizar en línea en COI.
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Desde NOI:
- Ve al menú Herramientas, selecciona el ícono Interfaz Aspel COI.
- En la ventana que aparece, selecciona la póliza de nómina que creaste y haz clic en Contabilizar.
- Se abrirá la ventana de edición, similar a la que verías directamente en COI. Revisa los datos y observa que el sistema asocia automáticamente la información de los CFDI de nómina a cada percepción o deducción que configuraste.
- Si los datos son correctos, haz clic en Grabar para guardar la póliza.
Desde COI:
- Verifica que la póliza esté registrada desde la consulta de pólizas. Para hacerlo, ve a Menú - Cuentas y pólizas y haz clic en el ícono Pólizas.
- En la ventana que se abre, busca el registro generado y, en la columna Origen, verifica que indique NOI.
2. Contabilización con Póliza Modelo
Si Aspel NOI y COI no están en la misma red o equipo, puedes contabilizar usando una plantilla predefinida. Para ello, lleva los archivos correspondientes en un medio de almacenamiento o, si los recibes por correo electrónico, utilízalos para registrar directamente la información en COI.
Desde COI:
- Ve al Menú Cuentas y pólizas, haz clic en Pólizas, después en Agregar y haz clic en Cargar póliza modelo.
- Busca y selecciona la póliza modelo generada desde Aspel NOI.
- Al hacer clic en Abrir, se mostrarán automáticamente las partidas de la póliza generada.
- Haz clic en el ícono Grabar póliza modelo, elige la ubicación donde deseas guardarla y el archivo se almacenará con la extensión (*.Pol).
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