Si estás comenzando un negocio, eres empresario o simplemente te apasiona la contabilidad, es crucial entender algunos conceptos fundamentales. Conocer estos conceptos te permitirá tomar decisiones más informadas y gestionar tu negocio de manera más eficiente. La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos.
Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Elementos Fundamentales de la Contabilidad
Entre los elementos fundamentales de la contabilidad, se destacan:
- Activos: Representan todo lo que posee una empresa o en lo que invierte. Son bienes y derechos a favor de la empresa con los cuales la empresa espera obtener recursos económicos presentes o futuros, estos son registrados de acuerdo a la normativa contable aplicada en la empresa.
- Pasivos: Incluyen todas las deudas y obligaciones financieras.
- Registro Cronológico: Un registro cronológico de todas las transacciones financieras de la empresa, organizado por cuentas contables.
- Ingresos: Incrementos en el patrimonio neto por el aumento de activos o la disminución de pasivos, excluyendo aportaciones de socios.
- Gastos: Pérdidas que disminuyen el patrimonio neto, sin incluir retiros de capital por parte de los propietarios.
- Balance de Situación: Documento que muestra los activos, pasivos y el patrimonio neto de la empresa en un momento específico. Es parte de las Cuentas Anuales.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Comparación de ingresos y gastos para determinar la rentabilidad de la empresa en un ejercicio contable.
- Cuentas Anuales: Conjunto de documentos que resumen la situación financiera de la empresa, incluyendo el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, y otros informes.
- Estado de Flujos de Efectivo: Parte de las cuentas anuales que detalla las entradas y salidas de efectivo, reflejando la liquidez de la empresa.
Objetivos de la Contabilidad
La contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales.
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
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El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada.
Quién Puede Llevar la Contabilidad
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
La Importancia de la Contabilidad
Para que una empresa consiga mantener un buen funcionamiento en las cuentas y trayectoria financiera en general, debe tener controlados multitud de factores que garanticen la estabilidad y continuidad. Dentro de todos estos factores se tiene que destacar uno de los más importantes, la contabilidad en la empresa es necesaria en cualquier modelo de negocio, es posible implantar control y llegar a tomar decisiones para obtener resultados en la compañía.
La utilización de la contabilidad es necesaria en nuestras vidas para poder administrar de la mejor manera posible nuestro dinero, recurriendo en nuestro trabajo o emprendimiento familiar a la ayuda de un contable que además tiene mayor conocimiento acerca de los Trámites Tributarios, el pago de Impuestos y, sobre todo, la confección de Balances y Presupuestos que ayudan a saber en qué invertir y cómo controlar las ganancias.
Tipos de Contabilidad
Existen distintos tipos de contabilidad, entre ellos la financiera, que acerca información general y para todo público sobre el funcionamiento financiero de una empresa, y la de costos o de gestión, que tiene un propósito informativo interno, de analizar movimientos económicos hacia el interior de la institución para la toma de decisiones.
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- Contabilidad Administrativa: Se designa el sistema enfocado en las necesidades internas de la administración y la gestión de recursos de una empresa u organización. Como tal, se encarga del registro, clasificación, análisis y presentación de la información referente a las operaciones económicas.
- Contabilidad de Costos: Es un sistema de presentación de información contable que registra, clasifica, asigna, distribuye y controla los costos de las actividades de producción, distribución, administración y financiamiento de una empresa u organización.
- Contabilidad Fiscal o Tributaria: Se refiere al sistema de registro, clasificación, análisis y presentación de la información relativa a las operaciones financieras diseñado para cumplir con las obligaciones de carácter fiscal de una empresa u organización.
Fines Fundamentales de la Contabilidad
- Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y las obligaciones del negocio.
- Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la empresa durante el ejercicio fiscal.
- Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verídica de la situación financiera que guarda el negocio.
- Prever con bastante anticipación el futuro de la empresa.
Cualidades de la Información Contable
La información contable debe tener cierto tipo de cualidades que satisfagan las necesidades de los usuarios, esta debe ser comprensible, útil, clara, pertinente, confiable, oportuna, neutral, verificable, comparable y debe representar fielmente los hechos económicos de la empresa.
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