Como emprendedor en Perú, sabes que cada paso que das para formalizar y profesionalizar tu negocio es crucial. Desde emitir tu primer comprobante de pago hasta gestionar tus declaraciones, cada acción tiene un impacto directo en la salud y la legalidad de tu empresa.
Es importante mencionar que este proceso es para los comprobantes electrónicos. Antes de validar, es importante que reconozcas los principales tipos de Comprobantes de Pago Electrónicos (CPE) que puedes emitir o recibir en tus transacciones diarias.
¿Por Qué Validar los Comprobantes de Pago Electrónicos?
La validación de tus CPEs, tanto los emitidos como los recibidos, es fundamental para asegurar la legalidad de tus operaciones y para mantener un control tributario adecuado. Este método es ideal para que lleves un control de los comprobantes que te emiten tus proveedores. Es el método más rápido y de acceso público, perfecto para verificar cualquier comprobante (emitido por ti o por un tercero) de forma instantánea y sin necesidad de contraseñas.
Proceso de Validación en el Portal SUNAT
Para realizar la consulta de validación de factura en el portal de la SUNAT, es indispensable que tengas a la mano el comprobante de pago, ya sea en su formato digital (XML o PDF) o su representación impresa. Se abrirá un formulario en el que el sistema te solicitará que ingreses una serie de datos que deben coincidir exactamente con los del documento.
Datos Requeridos para la Validación:
- La Serie y el Número del Comprobante: la serie es alfanumérica (ej. F001, E001) y el número es correlativo.
Cuando realizas una consulta de validación de factura electrónica, el sistema de la SUNAT está realizando una verificación cruzada en su inmensa base de datos en tiempo real.
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Resultados de la Verificación:
- Verificación del Comprobante: confirma que el documento con esa serie y número específicos fue efectivamente enviado, recibido y registrado en los sistemas de la SUNAT.
- Verificación del Estado: el sistema te informa el estado actual del comprobante.
El Rol del Operador de Servicios Electrónicos (OSE)
La interacción con un Operador de Servicios Electrónicos (OSE) es una parte clave del proceso para muchos emisores. Para ello, es necesario vincular o autorizar a 1 o más operadores de servicios electrónicos - OSE. Cabe señalar que dicha autorización surte efecto desde el día calendario siguiente a aquél en que se efectúo el registro.
Posteriormente, el OSE tiene una (1) hora para remitir la información que realizó en la comprobación informática a la SUNAT (XML + CDR).
Constancia de Recepción (CDR) y sus Estados
La Constancia de Recepción - CDR es el documento que confirma la validez tributaria del comprobante y puede tener los siguientes estados:
- Aceptada: Si el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas. En este caso, el comprobante adquiere total validez tributaria.
- Aceptada con observación: Cuando el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas y por lo tanto, ya tiene validez tributaria, pero hay datos en el comprobante que, producto de una auditoría, podrían ser reparados.
- Rechazada: Si no cumple con las condiciones establecidas. En este caso, el comprobante de pago electrónico que se hubiera emitido no tiene validez tributaria. El emisor tendrá que emitir un nuevo comprobante electrónico corrigiendo los motivos por los cuales fue rechazado.
Envío de Comprobantes al OSE y SUNAT: Plazos
Plazos específicos para boletas de venta electrónicas según modalidad de envío vía OSE:
- Envío individual: Si el emisor opta por enviar cada boleta de venta electrónica (o sus notas electrónicas vinculadas) de forma individual a la SUNAT, debe hacerlo en la fecha de emisión o hasta cinco (05) días calendario contados desde esa fecha.
- Envío mediante resumen diario: Si, en lugar del envío individual, las boletas (y notas vinculadas) se incluyen mediante un resumen diario, el remitente tiene un plazo máximo de siete (07) días calendario contados desde la fecha de emisión para efectuar el envío.
Comunicación de Baja de Comprobantes
El emisor electrónico puede dar de baja la numeración de los documentos no otorgados, si fueron enviados o informados al OSE. A tal efecto, debe considerar lo siguiente:
- La baja de la GRE se realiza según la normativa sobre guías electrónicas.
- La baja de la factura electrónica, del DAE y de las notas electrónicas vinculadas a aquellos, aun cuando se haya generado respecto de ellos la CDR - comprobantes y nota, se realiza con la comunicación de baja al OSE.
La comunicación de baja puede incluir uno o más documentos, siempre que todos hayan sido generados o emitidos en un mismo día.
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En caso lo enviado por el emisor electrónico al OSE no cumpla con la condición antes indicada, el OSE le remite la comunicación de inconsistencias.
Para la baja de la boleta de venta electrónica o de la nota electrónica vinculada a aquella no otorgada, el emisor electrónico debe incluir la información del documento cuya baja comunica en el formato digital de un resumen diario correspondiente al día de emisión de esa boleta de venta o nota. Ese formato debe ser enviado al OSE de acuerdo a la normatividad, considerando lo siguiente:
- Se puede enviar, como máximo, hasta el sétimo día calendario contado a partir del día calendario siguiente de recibida la CDR - comprobantes y nota o la CDR - resumen diario.
- Tratándose de la boleta de venta electrónica o de las notas electrónicas vinculadas a aquella cuyos ejemplares no se han enviado al OSE o cuya información no se ha incluido en un resumen diario, se puede enviar, a más tardar, hasta el sétimo día calendario contado a partir del día calendario siguiente a la fecha de su generación.
- Se debe indicar, al lado de la información cuya baja se comunica, el estado “anulado”.
Conservación y Puesta a Disposición de los Comprobantes
Obligaciones del Emisor Electrónico:
El emisor electrónico debe almacenar, archivar y conservar:
- Un ejemplar de la boleta de venta electrónica y de la nota electrónica vinculada a aquella cuando opte por enviar a la SUNAT el resumen diario con la información de estas.
- Un ejemplar del comprobante de pago electrónico y de la nota electrónica que reciba en su calidad de adquirente o usuario electrónico.
El almacenamiento de los comprobantes de pago electrónicos, notas electrónicas, resúmenes diarios y constancias de rechazo puede ser realizado en medios magnéticos, ópticos, entre otros.
Puesta a Disposición del Adquirente o Usuario:
Adicionalmente, el emisor electrónico debe poner a disposición del adquirente o usuario, a través del medio electrónico que él decida, un ejemplar de la boleta de venta electrónica y de la nota electrónica vinculada a aquella que le haya otorgado, cuando no haya optado por enviar sus ejemplares al OSE. El plazo de esa obligación es de un año, contado desde la emisión de esos documentos.
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Obligaciones del Adquirente o Usuario No Electrónico:
El adquirente o usuario no electrónico deberá almacenar, archivar y conservar la representación impresa o el ejemplar del comprobante de pago electrónico o la nota electrónica que reciba cuando tenga efecto tributario.
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