En este artículo, exploraremos el propósito y el uso de listas de verificación para apoyar activamente el proceso de auditoría. Podemos encontrarlas bajo diferentes nombres: lista de control, checklist u hoja de verificación. En general, una lista de verificación es simplemente una lista donde registramos acciones a llevar a cabo cuando queremos conseguir un propósito determinado.
Introducción a las Listas de Verificación
Un par de ejemplos generales: la lista que usan los pilotos para hacer que un avión despegue y las listas que se usan los hospitales en la preparación de quirófanos. El Doctor Atul Gawande, autor del libro "El efecto checklist" (The checklist manifesto), describe cómo la aplicación de esta herramienta al complejo mundo de la cirugía dio lugar a una lista de verificación de noventa segundos que redujo los fallecimientos y las complicaciones en más de un tercio en los hospitales de todo el mundo al convertirse en un estándar, sin prácticamente ningún costo y para casi cualquier tipo de intervención.
Las listas de verificación son muy importantes en acciones en las que un olvido puede tener consecuencias nefastas y en situaciones nuevas o recientes, en las que todavía no nos manejamos con soltura. En los sistemas de gestión, su uso es aplicable en casi todas las actividades, veamos una lista de verificación para revisar y aprobar un procedimiento documentado:
- Chequear datos de identificación del documento en la carátula
- Verificar que no falte ninguna hoja
- Revisar ortografía
- Revisar numeración de las hojas e índice
- Revisar las actividades y el diagrama de flujo
¿Y en las actividades de auditoría qué?
La lista de verificación es la herramienta de batalla principalmente de las organizaciones de auditoría externa (incluyendo a los organismos de certificación), dicha herramienta es igualmente utilizada por cualquier organización que realiza auditorías internas.
La Necesidad de las Listas de Verificación
La norma de auditoría vigente, ISO 19011 hace referencia a «Preparación de los documentos de trabajo» en la cláusula 6.3.4. El siguiente párrafo es un extracto de esta cláusula: «Los miembros del equipo de auditoría deben recolectar y revisar la información pertinente a las tareas asignadas de auditoría y preparar los documentos de trabajo, según sea necesario, para referencia y registro de evidencia de auditoría.
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Dichos documentos pueden incluir los siguientes: listas de verificación; planes de muestreo de auditoría; formularios para registrar información, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de auditoría y registros de las reuniones. El uso de listas de verificación y formularios no debería limitar el alcance de las actividades de auditoría, que puede cambiar como resultado de la información recopilada durante la auditoría». NOTA: Orientaciones para la preparación de los documentos de trabajo se da en la norma ISO 19011 Cláusula B.4.
El Uso de Listas de Verificación
Si bien no siempre se requieren en las normas de sistemas de gestión, la lista de verificación; es sólo una herramienta más disponible en la «caja de herramientas de los auditores». Muchas organizaciones la utilizan para asegurar que la auditoría como mínimo se enfocará en los requisitos determinados por el alcance de la auditoría.
Ventajas de las Listas de Verificación en Auditoría
Con respecto a la utilización de listas de verificación: Si se desarrollan listas de verificación para una auditoría específica y se usan correctamente:
- Favorecen la planificación de la auditoría.
- Garantizan un enfoque consistente de auditoría.
- Actúan como un plan de muestreo y administrador de tiempo.
- Sirven como una ayuda para la memoria… y los desmemoriados.
- Proporcionan un repositorio para las notas recopiladas durante el proceso de auditoría.
Las listas de verificación de auditoría son desarrolladas para proporcionar asistencia al proceso de auditoría. Los auditores son entrenados en el desarrollo y uso de listas específicas y como parte de su evaluación de desempeño demuestran cómo las usan para obtener el máximo de información mediante el uso técnicas de entrevistas.
Las listas de verificación ayudan a un auditor a obtener mejores resultados durante el proceso de auditoría. Las listas de verificación ayudan a asegurar que una auditoría se lleva a cabo de una manera sistemática y exhaustiva y que se obtiene evidencia adecuada. Las listas de verificación proporcionan la estructura y continuidad a una auditoría y pueden asegurar que el alcance de la auditoría se está siguiendo.
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Las listas de verificación proporcionan un medio de comunicación y un lugar para registrar los datos para su uso en referencias futuras. Una lista de verificación completa proporciona evidencia objetiva de que se realizó la auditoría. Una lista de verificación proporciona un registro que se examinó el SGC. Las listas de verificación se puede utilizar como una base de información para la planificación de futuras auditorías.
Desventajas de las Listas de Verificación en Auditoría
Por el contrario, cuando las listas de verificación de auditoría no están disponibles o son mal preparadas, pueden presentarse los siguientes problemas:
- La lista de verificación puede ser vista como intimidante por el auditado.
- El enfoque de la lista de verificación puede ser insuficiente en su alcance para identificar las áreas problemáticas específicas.
- Las listas de verificación son una herramienta de ayuda para el auditor, pero restrictiva si se utiliza como único mecanismo de apoyo del auditor.
- Las listas de verificación no debe ser un sustituto de la planificación de la auditoría.
- Un auditor sin experiencia puede no ser capaz de comunicar claramente lo que está buscando, si dependen demasiado de una lista de verificación para guiar sus preguntas.
- Listas de verificación mal preparadas pueden retrasar una auditoría debido a la duplicación y la repetición.
- Las listas de verificación genéricas pueden no reflejar el sistema de gestión de una organización específica, puede que no añada ningún valor y pueden interferir con la auditoría.
- Las listas de verificación con un enfoque estrecho condicionan las preguntas de evaluación a respuestas tipo SI / NO.
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