En la actualidad, con la tecnología de nuestro lado, existen muchas formas de tener bajo control situaciones que antes podían llevarte a la quiebra; un software de contabilidad es una de ellas. Llevar la contabilidad de un negocio, empresa o despacho de la forma correcta es una de las tareas más difíciles que existen, sobre todo cuando se trata de aquellos trabajadores independientes o de las pequeñas y medianas empresas, en donde los recursos de contratación son muy reducidos y no existe la posibilidad de contar con la cantidad de personal suficiente para evitar errores en la contabilidad.
Lo cierto es que, sin importar el tamaño de la empresa, las tareas contables suelen ser uno de los dolores de cabeza más comunes entre los empresarios. Una de las razones principales de esto es que, a pesar de no ser una ciencia compleja, la contabilidad requiere de mucha precisión, concentración y un gran cúmulo de conocimientos y habilidades específicas que sólo los verdaderos especialistas en el área pueden llevar a cabo. De no contar con todas estas habilidades, esta tarea podría ser muy difícil de manejar e, inclusive, la empresa podría tener pérdidas económicas o serios problemas con las instituciones tributarias de su país.
Afortunadamente, hoy en día existen herramientas tecnológicas que ayudan a compensar todos estos problemas, pero también ayudan a satisfacer las necesidades contables de una empresa. Una de estas herramientas es el software de contabilidad o los sistemas contables computarizados, los cuales han revolucionado la forma de concebir la contabilidad en el interior de una empresa, evitando el error humano en su totalidad y generando resultados sumamente positivos para las empresas, negocios o despachos que los hayan implementado.
Los sistemas contables computarizados son herramientas que han sido diseñadas por verdaderos profesionales en informática y contabilidad, quienes comprendieron a detalle todas las complicaciones que implicaba llevar las tareas contables dentro de una empresa o negocio. Si bien, hoy en día es claro que no existe un solo sistema de contabilidad, sino que existe un gran número de software contables que tiene características y usos generales, existen algunos que son mucho más sofisticados o que ofrecen el desarrollo de tareas específicas que resultan provechosas para una empresa o para un negocio, no sólo por las funciones, sino por la rapidez con que realizan sus tareas.
Desafortunadamente, este novedoso y sofisticado software que ha sido sumamente exitoso en Estados Unidos y en varios países de Europa, en México aún se recibe con muchas dudas sobre su funcionamiento y con mucha desconfianza sobre la efectividad que ofrece. Por ello, a continuación, los especialistas de Evolve IT te darán la información necesaria para que conozcas las ventajas, desventajas y las características que debe tener un software de contabilidad antes de su compra. Estamos seguros de que después de leer este artículo, querido lector, no tendrás ninguna duda sobre la efectividad de este tipo de sistemas.
Lea también: Ventajas y Desventajas del Sistema Contable
Ventajas de los sistemas contables computarizados
El primer punto que se debe tomar en cuenta a la hora de elegir un sistema de contabilidad computarizado para tu empresa es pensar en las necesidades de la misma; de tal manera que puedas entonces elegir el programa más adecuado. La correcta elección de un software contable pude determinar, en gran medida, los resultados positivos de una empresa pues, con el conocimiento de la información contable y financiera de la empresa, es más sencillo que los directivos tomen decisiones o generen estrategias para obtener mayores ganancias o para evitar la fuga de capital.
Una vez que se ha hecho la elección de software de contabilidad, el resto es mucho más sencillo, pues únicamente es necesario llevar a cabo de forma correcta el proceso de instalación e implementación para que el ordenador comience a contabilizar las operaciones. Así, podemos ver que este tipo de sistemas computarizados de contabilidad son sumamente efectivos para las empresas. Otro punto a destacar es que los sistemas informáticos tienen la ventaja de realizar las tareas contables con una velocidad impresionante, pues tienen la capacidad de almacenar todos los datos y arrojar los resultados en cualquier momento. De otro modo, de realizarse de forma manual, estas tareas podrían tardar horas e inclusive días.
Asimismo, al comenzar a utilizar un software contable, la reducción de los errores es notoria, puesto que el sistema realiza operaciones matemáticas de forma precisa y con el más mínimo margen de error, un margen prácticamente nulo. Así, los gastos de la empresa se verán reducidos, pues al utilizar un ordenador de esta naturaleza es posible disminuir la cantidad de personal contratado en el área contable, no sólo porque la mayoría de las tareas las realizará el computador, sino porque además el error será prácticamente nulo, por lo que no existirá necesidad de contratar personal para verificar la información.
Desventajas y consideraciones
En cuanto a las desventajas, no podemos decir que exista ninguna; no obstante, es muy importante tomar medidas para evitar accidentes. Los apagones, por ejemplo, son comunes en todo el mundo y, si ocurriera uno y la empresa continuara sus operaciones, la computadora no podría seguir analizando los datos, por ello, para este tipo de casos sería necesario prepararse adquiriendo una fuente alterna para generar energía específica para el software contable.
Si estás pensando en la posibilidad de implementar un sistema de contabilidad para el mejor manejo de las finanzas de tu empresa u organización, debes saber que es menester que un grupo de expertos te brinde asesoría para que conozcas cuál es sistema de contable computarizado que más se adapta a las necesidades y objetivos de tu empresa.
Lea también: Planeación Fiscal Mexicana: ¿Por qué es crucial?
ERP vs. Software Contable Tradicional
En el mundo de las finanzas empresariales, elegir la herramienta adecuada para la gestión de la información contable es clave para el crecimiento y la eficiencia operativa. Dos de las opciones más comunes son los ERP (Enterprise Resource Planning) y los software contables on premise. Si bien ambos cumplen funciones relacionadas con la contabilidad, su alcance, escalabilidad y beneficios pueden diferir significativamente.
Un software contable tradicional es una herramienta diseñada específicamente para manejar las finanzas de una empresa, permitiendo registrar transacciones, generar reportes y cumplir con obligaciones fiscales. Un ERP es un sistema de gestión integral que permite administrar diferentes áreas del negocio en una sola plataforma.
Si tu negocio está en constante crecimiento y buscas una solución escalable que no solo maneje la contabilidad, sino que también optimice otras áreas, un ERP es la mejor elección. Antes de tomar una decisión, evalúa tus necesidades y proyecciones de crecimiento. Un ERP puede representar una inversión mayor, pero su impacto en la eficiencia y escalabilidad del negocio puede justificar su costo a largo plazo.
Migración a la Nube
Migrar la contabilidad a la nube es una de las decisiones más estratégicas para las empresas que buscan eficiencia, accesibilidad y cumplimiento fiscal automatizado. De inicio, ambos ofrecen la misma funcionalidad: llevar los registros contables y hacer todo el proceso de la contabilización. Esto ayuda las empresas a reducir costos en dos sentidos: no hay inversión en la instalación, configuración y mantenimiento de servidores físicos.
Asegúrate de elegir un software con validación oficial ante el SAT. Capacita a tu equipo contable antes de la implementación. Revisa que el proveedor cuente con respaldo técnico y actualizaciones constantes. No perderás tu información.
Lea también: Por qué auditar es importante
Llevar la contabilidad de forma manual ya no es viable para las empresas que buscan eficiencia, precisión y cumplimiento fiscal. Los programas contables son herramientas digitales diseñadas para registrar, organizar y procesar la información financiera de una empresa. Lo primero que te resuelve un programa de contabilidad es estar al corriente con la autoridad fiscal. Además, podrás obtener reportes financieros que te apoyen en la generación de nuevos modelos de negocio. Si el software es multimoneda, podrás acceder a procesar pólizas de cargos y abonos, controlar saldos y generar automáticamente las pólizas de utilidad y pérdida cambiaria.
La Contabilidad Electrónica en México
Entre las obligaciones de los empresarios, cumplir con las exigencias fiscales y legales de los organismos gubernamentales ocupa un lugar central. Entre ellas figura el envío electrónico de ciertos registros contables con el fin explícito de calcular su aportación al fisco y cumplir con la legalidad vigente. Para ello, es imprescindible tener las cuentas en orden y al día y ello implica mantener el control sobre la documentación de un negocio: facturas, entregas, salarios, etc., todo ha de estar hoy día digitalizado y almacenado de forma adecuada.
2015 supuso un antes y un después en la contabilidad de la pyme mexicana, pues fue cuando el Servicio de Administración Tributaria (SAT) anunció la obligación de la contabilidad electrónica para todas las empresas. En la actualidad el mercado mexicano del software contable está poblado por diversas soluciones que conviene estudiar a fondo antes de decidirse por una. El giro de la empresa, la integración de los registros contables obligatorios, el soporte de consultores o la relación costo-beneficio son algunos de los factores que han de incluir los empresarios en sus consideraciones.
¿Qué es un Software Contable?
El software de contabilidad comprende los programas que ayudan a los empresarios a llevar las cuentas de su negocio al día y a presentar la documentación obligatoria a las autoridades competentes, cumpliendo con los requisitos formales y legales vigentes en cada país. En México su uso se ha visto incrementado por las nuevas disposiciones de Contabilidad Electrónica del SAT publicadas en 2015 (y actualizadas en 2017 con la versión 3.3) que obligan a las empresas a digitalizar sus cuentas y a presentarlas también de forma electrónica.
Las empresas que, a pesar de sus probadas ventajas en términos de practicidad, no los habían implementado aún se vieron de pronto ante la necesidad de aprender a usarlos y enseñar también a sus empleados. Diversos fabricantes de software en todo el mundo, también del área hispanohablante, se han especializado en los llamados sistemas ERP (Enterprise Resource Management), programas que aúnan diversas funciones de gestión de recursos -o permiten su integración en módulos- que, en algunos casos, además de la contabilidad, también permiten gestionar los inventarios o la facturación.
Tipos de Software Contable en el Mercado
Hoy en día, la oferta en programas de contabilidad es muy amplia y variada en todo el mundo debido a la diversidad de las necesidades de cada empresa y las divergentes normas fiscales o legales vigentes. Dada la gran variedad de soluciones, es fácil suponer que no todas se ajustan de modo universal a las necesidades de todas las empresas. Antes de decantarte por un tipo u otro de software será conveniente que analices tus necesidades. Para ello hemos sintetizado a continuación varias consideraciones que podrán serte de utilidad.
Consideraciones al escoger un paquete contable
Tanto si deseas cambiar de programa como si comienzas tu andadura como empresario o independiente, por poco que investigues te darás cuenta de que la oferta es inmensa y muy variada. Lo primero que debes asumir es que el verdadero valor de un programa contable no está en su precio, sino en el tiempo que tomará su implementación y su incorporación a los procesos. Dicho esto, enumeramos los criterios más relevantes que puedes tomar en cuenta:
- Evaluar las necesidades: Gestionar inventarios, facturar, gestionar las cuentas por cobrar o por pagar, llevar un registro de los activos y seguir su depreciación contable, elaborar reportes de contabilidad en tiempo real o visualizar los informes financieros gráficamente son algunas de las tareas que podrían interesarte.
- Tamaño de la empresa: Hay programas que abarcan todos los aspectos de la administración empresarial y ofrecen la posibilidad de administrar varias empresas con una sola licencia, y los hay que solo ofrecen licencia para un solo usuario y se limitan a la gestión contable.
- Tareas que debería realizar: Informes financieros y fiscales, declaraciones de acreedores y deudores, estados de flujo de caja, estados mensuales, cuentas de ganancias, pérdidas y balances.
- Coordinación con el SAT: Un programa contable debería generar automáticamente los documentos contables que exige el SAT (Pólizas Contables, Balanza de comprobación y Catálogo de Cuentas) y convertirlos en formato .xml para poder ingresarlos en el Buzón Tributario de la página del SAT con la firma electrónica (FIEL). Estos registros indican el estado contable, fiscal y financiero del negocio y son necesarios para calcular los impuestos.
- Adecuado al giro de la empresa: Porque este determina el régimen tributario y en consecuencia cambian los procedimientos de cálculo y las deducciones.
- Facturación timbrada: Solo los PAC certificados (Proveedores autorizados de certificación) han sido autorizados por el SAT para asignar folios y sellar digitalmente las facturas.
- Capaz de analizar y actualizar la información: En poco tiempo o en tiempo real, porque de este modo tus libros y reportes serán más confiables. Esto hace posible poder consultar los informes de pérdidas y ganancias en todo momento sabiendo que la información es actual, lo que sería diferente si se elaboraran en papel.
- Fácil de entender sin invertir en capacitación, flexible y escalable.
- Mejor relación costo-beneficio (ROI).
- Tiempo promedio de implementación en las estructuras y los procesos de negocio.
- Módulos incluidos: para administrar inventarios, emitir facturas CFDI automáticamente, gestionar cobros y obtener reportes.
- Soporte de consultores, necesidad de instalación o mantenimiento especializados para funcionar.
Asimismo, no debes olvidar factores más técnicos como la plataforma o los requisitos de sistema que el programa requiere si quieres evitar problemas de rendimiento, si necesita una licencia, si tiene acceso a Internet, si se trata de una instalación de escritorio o una aplicación en la nube y el número de usuarios que pueden utilizarlo. Estima asimismo si el software podrá serte útil durante los próximos cuatro años.
Los 5 programas de contabilidad más usados en México
Una vez tengas tu check list particular y hayas demarcado qué prestaciones te interesan, es el momento de pasar a estudiar las diversas ofertas del mercado mexicano y de ponderar sus pros y contras. A continuación tienes nuestra selección.
1. SAP Business One
Referente de software corporativo a nivel mundial, con este producto SAP ha desarrollado un programa muy completo para pymes que se adapta fácilmente a su crecimiento, pudiendo ampliarse con diversos módulos a medida que se va necesitando. Para las empresas más grandes esto puede suponer una desventaja puesto que, al tener que ampliar una funcionalidad algo limitada para ellas, el precio final podría superar al de otras soluciones más adaptadas a sus necesidades.
Implementado localmente o en la nube, SAP Business One integra la gestión de diferentes departamentos, cubriendo desde almacén e inventarios o compras a los servicios postventa, pasando naturalmente por la contabilidad. Su arquitectura modular lo convierte en un paquete versátil para empresas de las industrias del comercio, la distribución, servicios o manufactura. La gestión de la contabilidad y las finanzas, de venta, de CRM, de compras o de creación de informes son algunos de los módulos que pueden implementarse. El precio del ERP para pymes depende de varios factores, como son si se elige la modalidad on premises o en la nube, cuántos usuarios tendrán licencia para utilizarlo o cuántos módulos se contratan. Es necesario contactar con la empresa o con un partner autorizado para obtener información sobre los planes de precios.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Solución robusta de un fabricante reputado a nivel mundial | Curva de aprendizaje pronunciada |
| Versátil y escalable según la necesidad | La suma de módulos puede disparar el precio |
| Permite gestionar todos los departamentos de una pyme | El precio es muy variable |
| Multiusuario | |
| Compatible con MySQL, DBMS, SAP HANA |
2. COI Aspel
Esta es una solución integral para contadores 100 % mexicana. La empresa productora y distribuidora de soluciones administrativas de cómputo Aspel se estableció en 1981 y desde 1995 se expandió a América central y Suramérica. Además, el registro contable está automatizado de modo que la información se mantiene siempre en el estado más actual y permite consultar el estado financiero actual de la empresa con diversos tipos de reportes, gráficas y documentos. Enlaza por interfaz con otros sistemas Aspel (NOI, CAJA, BANCO), así como a hojas de cálculo.
El programa también permite gestionar gastos, ingresos y presupuestos en monedas diferentes. Todo esto hace de COI Aspel la solución más popular hoy en día en México entre las pymes si bien, pese a todo, deja de responder a medida que la empresa va creciendo. Al no cubrir la gestión de las relaciones con los clientes, el programa no se ajusta a las empresas grandes o a aquellas que han de registrar pólizas en otras partes del mundo, algo que SAP hace mucho mejor. Y si bien es una solución de contabilidad integrada de gran competencia informativa y resolutiva, no es la más intuitiva. Configurar el envío electrónico de la información requiere tiempo y esfuerzos y tampoco el formato puede editarse fácilmente.
COI puede probarse durante 30 días. Pasado este periodo, el paquete puede comprarse en un distribuidor especializado asociado por 5,507 MXN / usuario o contratar una suscripción mensual cuyo monto depende del número de usuarios y oscila entre 317 MXN por un usuario a 962 MXN por diez. A partir de once usuarios el precio es de 95 MXN por cada uno adicional.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Solución integral de contabilidad desarrollada en México | No apto para todo tipo de empresas |
| Emite los documentos del SAT en XML | Formatos de documentos poco amigables |
| Crea declaraciones DIOT, IVA, IRS | Configuración compleja (poco intuitivo) |
| Enlaza a otros sistemas Aspel y hojas de cálculo Excel | |
| Versión de prueba de 30 días y licencias ampliables por usuario |
3. CONTPAQI® Contabilidad
CONTPAQI® Contabilidad es un paquete contable desarrollado y lanzado por la empresa mexicana Computación en Acción, S.A. de C.V (Contpaqi) sita en Ciudad de Guadalajara y apto para contadores y administradores de empresas. Muy popular en México, este producto se ajusta a la normativa de la Contabilidad Electrónica publicada en 2017 y con las NIF (Normas de Información Financiera). Al permitir llevar hasta 999 empresas con una sola licencia, es el programa con mayor presencia en los despachos de contadores, si bien por su eficacia y funcionalidad se ajusta también muy bien a las exigencias de los autónomos y microempresas.
Estas son algunas de sus funciones:
- Elabora Balanza de Comprobación, Catálogo de Cuentas y Pólizas y genera archivos XML
- Genera la DIOT
- Reportes de impuestos, catálogos de cuentas (multinivel) y estados financieros.
- Asocia los nuevos CFDI Factura y CFDI Pagos a las pólizas para su contabilización
- Lleva el control de activos fijos, depreciaciones y depreciación acumulada.
Múltiples reportes como catálogo de cuentas, balance general, estado de resultados, balanza de comprobación, libro de diario, libro de mayor, anexos del catálogo, movimientos y auxiliares del catálogo. Estos y otros módulos le convierten en una solución viable que se ajusta a las exigencias fiscales y normativas que todo contribuyente ha de cumplir. Su curva de aprendizaje es también pronunciada, aunque una vez superada es una herramienta muy eficiente. Configurarla para enviar las DIOT si tienes muchos proveedores puede resultar engorroso, así como configurarla para la preparación para la Contabilidad Electrónica. Instalar el sistema requiere instalar otros programas antes, lo que puede ralentizar el equipo. El precio para un licenciamiento anual parte de los 3690 MXN y se renueva por el mismo precio. Añadir usuarios implica un desembolso de 990 MXN extra por usuario.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Solución integral para contadores y todo tipo de empresas | Curva de aprendizaje pronunciada |
| Paquete mexicano que cumple con la Contabilidad Electronica y las NIF | Configuración difícil |
| Se ajusta a los requisitos del SAT | Errores de formato |
| Hasta 999 empresas con una licencia | Los servidores de Contpaqi se saturan fácilmente en picos de demanda |
4. Alegra
Alegra es un software administrativo en la nube para autónomos, microempresas y pymes muy intuitivo y fácil de usar. Se trata de un programa de contabilidad y facturación que sirve para generar facturas, reportes (estados de resultados) y reportes automáticos del 606 y 607, administrar las cuentas bancarias, gestionar el inventario, controlar ingresos y pagos e incluso notificar a los deudores de la factura por pagar. Alojado en los servidores de Amazon con la máxima seguridad, el programa permite trabajar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Si bien no es un programa para contadores tan completo como los anteriores, es un buen programa para gerentes, que podrán así enviar la data generada a su contador para cumplir con sus obligaciones de contribuyente. Con Alegra API el software se integra con PayU, Zapier, Shopify, Zoho CRM o Data CRM.
El software cuenta con planes optimizados para México, Colombia, Perú, República Dominicana, Panamá, Costa Rica, Chile, España, Estados Unidos y una versión internacional y unos precios de suscripción por uso muy competitivos (con un mes de prueba) que oscilan entre el plan PYME por 350 MXN al mes (100 ventas, 2 usuarios y 2 almacenes de inventario) y el PLUS por 1200 MXN al mes para un volumen de 2500 ventas mensuales, 4 permisos de usuario e integración de otras aplicaciones.
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| Software en la nube fácil e intuitivo | No soporta funciones de contabilidad como archivos .xml para el SAT |
| API que integra aplicaciones de CRM y eCommerce | Programa para autónomos, microempresas y pymes, pero no para contadores profesionales |
| Optimizado para muchos países de Latinoamérica, España y EEUU | |
| Planes de pago basados en volumen de ventas | |
| Prueba durante 30 días |