Cada vez más empresas mexicanas enfrentan auditorías y requerimientos por una gestión deficiente de los viáticos o dietas laborales. Las consecuencias pueden ser serias, e ir desde sanciones económicas hasta la pérdida de beneficios fiscales. Por ello, contar con un control riguroso y una gestión eficiente desde el área financiera es una cuestión estratégica.
En esta guía actualizada, aprenderás cómo gestionar correctamente las dietas laborales o viáticos, cumplir con los requisitos legales y evitar sanciones por mala comprobación.
¿Qué son las dietas laborales o viáticos?
Las dietas laborales o viáticos son montos que una empresa otorga a sus empleados para cubrir gastos relacionados con desplazamientos laborales fuera del lugar habitual de trabajo.
¿Viáticos o gastos de viaje?
En este punto, es importante distinguir las dietas de los gastos de viaje:
- Los viáticos (o dietas) son montos fijos que la empresa otorga como compensación para cubrir gastos de alimentos y hospedaje. Están exentos si se cumplen ciertos requisitos.
- Los gastos de viaje son un concepto más amplio que puede incluir transporte, peajes, gasolina, kilometraje, etc., y deben ser reembolsados con comprobantes.
Para entenderlo: Toda dieta es un gasto de viaje, pero no todo gasto de viaje es una dieta.
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¿Qué cubren las dietas laborales o viáticos?
En general, los viáticos cubren dos grandes rubros:
- Manutención: alimentación fuera del lugar de trabajo habitual.
- Alojamiento: cuando el viaje laboral implica pernoctar.
Otros gastos como gasolina, casetas o transporte entran dentro del concepto de gastos de viaje profesionales, y su deducibilidad depende de otras condiciones.
Formas de pago y tratamiento fiscal de los viáticos
- Anticipos
El trabajador recibe el dinero antes del viaje. Luego debe comprobar con CFDI o reintegrar el excedente. Se contabiliza como gasto de operación, no como nómina.
- Viáticos pagados en nómina
Si se paga junto con la nómina, es crucial que se cumplan tres requisitos:
- El viático tiene que estar debidamente comprobado.
- Debe identificarse como percepción no gravable.
- Hay que emitir un CFDI con complemento para evitar retenciones indebidas.
Topes fiscales del SAT para dietas laborales o viáticos
Según el SAT y la Ley del ISR, los siguientes topes diarios aplican para considerar los gastos de viaje como exentos de impuestos:
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Dato clave: si se exceden estos topes o no se justifica el gasto, el SAT puede considerarlo ingreso gravable.
Deducciones fiscales y exenciones para los trabajadores
Los viáticos no se consideran ingreso para el trabajador, pero si se exceden los montos listados en la tabla de arriba o no se comprueban, se integran al salario base y están sujetos a retención de ISR.
No obstante, existen también exenciones parciales:
Hasta el 20 % del total de viáticos, sin exceder $15,000 MXN anuales, puede no estar comprobado siempre que se pague con tarjeta/debito a nombre del patrón.
Comprobación de viáticos ante el SAT: requisitos obligatorios
Además, es importante recordar que los viáticos están exentos de ISR y no cotizan al IMSS si cumplen con estos requisitos:
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- El gasto es real y necesario para el trabajo.
- El colaborador se desplaza más de 50 km del centro de trabajo.
- El gasto está debidamente comprobado con CFDI (facturas electrónicas válidas).
- La empresa reporta adecuadamente en el CFDI de nómina y, si aplica, en el archivo CRA del IMSS.
- Se apeguen a los topes fiscales establecidos por el SAT.
Obligaciones del empleador
Otras dos cuestiones que toda empresa debe tener en cuenta:
- Es necesario emitir CFDI de nómina o "complemento de otros pagos", detallando los viáticos exentos, a más tardar el 15 de febrero siguiente al ejercicio fiscal.
- Las organizaciones tienen la obligación de llevar un registro contable claro, control de anticipos, comprobación, reintegro de excedentes, y complementar la nómina con viáticos.
Dietas laborales o viáticos mal gestionados: consecuencias fiscales
En caso de incumplimiento, las organizaciones se enfrentan a una serie de riesgos:
- El SAT puede negar la deducción del gasto.
- El viático se convierte en un ingreso gravable para el trabajador, lo que implica:
- Retención de ISR.
- Cotización al IMSS e INFONAVIT.
- Posibles multas y recargos.
- Auditorías del SAT por topes excedidos, comprobantes insuficientes o falta de vínculo laboral.
- Incremento en la carga administrativa por aclaraciones o auditorías.
Además de lo que acabamos de mencionar, una mala gestión de las dietas laborales puede acarrear el cálculo incorrecto de nómina (ISR, IMSS, INFONAVIT) y disputas laborales por falta de claridad en políticas. De ahí la importancia de llevar una gestión fiscalmente correcta.
Mejores prácticas para deducir dietas laborales o viáticos correctamente
Esto implica:
- Establecer una política interna de viáticos clara.
- Definir roles: quién autoriza, paga, comprueba y revisa.
- Automatizar la conciliación de anticipos y reembolsos.
- Integrar gastos con ERP o sistema contable.
- Usar herramientas digitales para la captura de comprobantes (foto o PDF) y la validación automática del CFDI y montos según topes por zona.
¿Cómo ayuda Okticket a automatizar la gestión de dietas laborales o viáticos?
En relación con este último punto, la solución pasa por implantar aplicaciones como Okticket, el SaaS más completo para administrar viáticos en empresas mexicanas. Entre sus funcionalidades destacadas están:
- Definición de políticas de dieta por empleado, rol o ubicación.
- Solicitud de anticipos desde el móvil, con control de moneda y medio de pago.
- Captura automática de comprobantes con foto o PDF.
- Clasificación y validación de gastos de forma inteligente.
- Integración con sistemas contables y de nómina.
- Conciliación automática con tarjetas de empresa.
- Reclamación de facturas (CFDI)
Gracias a nuestro motor inteligente, puedes automatizar el ciclo completo de administración de viáticos y garantizar el cumplimiento fiscal.
Control interno y transparencia
Registrar correctamente los viáticos permite un mayor control interno sobre los gastos de la empresa, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y transparente. Para obtener todos estos beneficios, la comprensión y atención a los componentes es vital.
Para la creación de un asiento contable de viáticos robusto
- Revise cada documento de soporte para asegurarse de que corresponde a un gasto de viáticos legítimo y dentro de las políticas de la empresa.
- Ingrese el monto exacto de cada gasto en el asiento contable, asegurándose de que coincida con el monto indicado en el documento de soporte.
- Antes de finalizar el registro, revise toda la información ingresada para asegurarse de que sea correcta y esté completa.
¿Qué son viáticos y gastos de viaje?
Generalmente estos términos se utilizan de forma indistinta, y no parece haber de fondo una diferencia entre ambos términos; sin embargo, si se atiende a la definición que la Real Academia Española hace del término viático, señalando: “prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje”, puede desprenderse que el viático es la cantidad que se entrega a alguien para hacer un viaje, dando la idea de ser previo al viaje.
En caso de que el total o parte de los viáticos correspondan a seminarios o convenciones, llevados a cabo en territorio nacional o extranjero, es preciso que en el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria correspondiente desglose el importe correspondiente a tales erogaciones.
Para estos efectos, los trabajadores podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitir los mismos, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000 en el ejercicio fiscal de que se trate, siempre que el monto restante de los viáticos se eroguen mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón.
La parte que en su caso no se erogue deberá ser reintegrada por la persona física que reciba los viáticos o en caso contrario no le será aplicable lo dispuesto en este artículo. Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para efectos del Impuesto, siempre que además se cumplan con los requisitos del artículo 28, fracción V de la Ley.
A partir del ejercicio 2018 no existe una constancia de viáticos como tal. En su lugar la Regla Miscelánea 2.7.5.3., señala que el patrón tiene la posibilidad de expedir un CFDI de nómina que incluya las erogaciones por viáticos que, en su momento, se entregaron al trabajador.
La autoridad fiscal, a través de diversos foros, ha expresado que no debe hacerse un CFDI de nómina que englobe los viáticos del año, puesto que la disposición establece que los CFDI donde consten los viáticos se debieron expedir en tiempo y forma, por lo que, por lo menos, deben constar de forma mensual.
Se ha presentado una confusión respecto a cuál es el comprobante apropiado para sustentar la deducibilidad de los viáticos. Antes de proseguir, se reitera que el único comprobante autorizado para demostrar este gasto es el CFDI de nómina.
Los viáticos deducibles son aquellos gastos de viaje realizados por los empleados que cumplen con ciertos requisitos fiscales, como estar relacionados con la actividad empresarial y contar con comprobantes válidos.
Los viáticos son gastos que una empresa cubre para que sus colaboradores puedan cumplir con actividades fuera del lugar de trabajo, como viajes de negocios o capacitaciones. Estos gastos, que pueden incluir transporte, hospedaje y alimentación, deben comprobarse adecuadamente ante el SAT para que sean deducibles.
Los viáticos son gastos que cubren necesidades como transporte, alimentación y hospedaje cuando un trabajador debe trasladarse por motivos laborales y se encuentra fuera del horario laboral. En México, estos gastos pueden ser deducibles si se comprueban adecuadamente ante el SAT.
Desde 2017, los viáticos entregados a trabajadores deben registrarse en el CFDI de nómina.
Para el pago de honorarios, de viáticos y gastos de viaje, recordemos que debemos tomar en cuenta el artículo 18 de la Ley del IVA. El monto total del pago de $11,600.00 será la base de retención de ISR e IVA.
Las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos erogados por cada ocasión y sin que exceda los $15,000.00 en el ejercicio.
Es necesario contar con una política de gastos que permita identificar un porcentaje comprobable de viáticos y gastos de viaje, así como un formato o bitácora que identifique y justifique el motivo de los viajes.
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