Si en tu empresa se hacen viajes de forma continua por motivos laborales, es prudente que conozcas cuáles son los viáticos deducibles. De esta forma, podrás ahorrar un poco para invertir ese dinero en otras áreas de tu empresa.
El SAT puede convertirse en tu amigo y regresarte parte de los gastos por viáticos deducibles si cumples con ciertos requisitos.
¿Qué son los viáticos deducibles?
Se le conoce como viáticos a los gastos que se tienen cuando se realiza alguna actividad que implica que las personas se trasladen fuera de la zona de trabajo.
Algunos puestos que requieren de viáticos son los vendedores que se trasladan al lugar donde se encuentran los clientes, personas de relaciones públicas, etc.
Debido a que los viáticos son gastos que se hacen para la realización de actividades laborales, existe una prestación llamada viáticos.
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De acuerdo con la Ley de Impuesto sobre la Renta, los viáticos pueden ser deducibles porque tiene como objetivo facilitar la actividad laboral de las personas.
Algunos viáticos deducibles son: hospedaje, comida, transporte, gasolina, etc.
Para que los viáticos deducibles sean considerados como tal por el SAT, la actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar oficial de trabajo. Es decir, de las oficinas que tu empleador tiene registradas.
Así mismo, la persona que hace los gastos deberá tener una relación laboral con la empresa y se deberá presentar un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita.
Considera que los viáticos deducibles solo podrán considerarse así si son pagados con tarjeta de crédito o débito. Es decir, los viáticos pagados en efectivo no pueden ser deducibles porque no existe una forma de comprobar el movimiento.
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No olvides que los viáticos deducibles en el extranjero deben ser acompañados de documentación probatoria clara y completa.
Tipos de viáticos deducibles y ejemplos prácticos
Los viáticos nacionales son aquellos gastos realizados dentro del territorio mexicano, mientras que los viáticos en el extranjero aplican para gastos en otros países.
Deducción máxima por rubro
- Alimentación: El SAT establece límites diarios específicos que varían según la zona geográfica del destino. Es crucial verificar la clasificación de la ciudad de destino.
- Hospedaje: No existe límite específico, pero debe ser razonable y estar relacionado con la actividad empresarial.
- Transporte: Se acepta el gasto real comprobado con facturas válidas.
¿Cuáles son los límites de los viáticos deducibles?
Se pueden clasificar en: gastos de alimentación, transporte, hospedaje, seminarios o convenciones y goce temporal de automóviles.
Existe un monto límite de los viáticos deducibles y son los siguientes:
- Gastos de alimentación: El límite en territorio mexicano es de $750.00 pesos diarios, si estás en el extranjero es de $1,500.00 pesos diarios.
- Transporte: No existe un límite de viáticos deducibles debido a que las tarifas de aerolíneas o autobuses son variables.
- Hospedaje: El monto deducible de hospedaje en territorio nacional no existe es decir, no tiene un límite de gasto. Si te hospedas en el extranjero, el límite es de $3,860.00 pesos diarios.
- Goce temporal de automóviles: Los gastos relacionados con la renta de automóviles tienen un límite de $850.00 pesos diarios.
- Gastos por seminarios o convenciones: Deberás presentar un comprobante donde se desglosen todos los gastos en el comprobante fiscal. Si no se realiza el desglose a detalle, solo los alimentos serán considerados viáticos deducibles.
- Gastos de kilometraje: Si la persona está utilizando su propio automóvil para trasladarse, la deducción no podrá exceder los 93 centavos por kilómetro recorrido. Así mismo, el kilometraje total no podrá ser mayor a 25,000 kilómetros por ejercicio.
¿Cómo se debe presentar el comprobante fiscal de viáticos deducibles?
Para poder deducir tus viáticos, los patrones tienen la obligación de entregar a los trabajadores una constancia y comprobante fiscal con el costo total de los viáticos que se pagaron en ese año.
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Este documento deberá presentarse a más tardar el 15 de febrero. Una alternativa es presentar los CFDI de nómina con el desglose de viáticos estipulado.
Los viáticos deducibles deberán aparecer en el comprobante de nómina en el campo “Otros pagos” y utilizando la clave 003 que corresponde a “Viáticos entregados al trabajador”.
Los viáticos que no puedan ser comprobados o que no cumplan con los requisitos fiscales dispuestos en el artículo 152 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, deben colocarse en el CFDI de nómina como Tipo Percepción con la clave 050 (viáticos).
Cuando ya se hayan registrado los viáticos comprobados y los no comprobados, se debe registrar la cantidad como descuento mediante la clave 081 que corresponde a "Ajuste de viáticos entregados al trabajador".
No olvides que los viáticos deducibles no son considerados como una remuneración para el empleado porque son gastos para cumplir las funciones laborales. Por lo tanto, los viáticos son gastos que corren a cargo de la empresa, no del empleado.
¿Qué debe incluir la documentación fiscal de viáticos deducibles?
Para los viáticos deducibles es importante considerar la validación de los datos, realizando la especificación de cómo se relacionan esos gastos con tu empresa, y así la factura de viáticos sea válida para deducción.
Para que la factura de viáticos deducibles sea válida, debe incluir: nombre, número de identificación oficial, denominación o razón social, domicilio de quien otorga el servicio, el objeto de la operación, la fecha y el monto.
Los documentos aceptados incluyen: ticket, boleta de venta o nota de débito. Así mismo, para los viáticos deducibles tienes que incluir documentación que acredite que los gastos que hiciste son necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa para la que trabajas.
El documento probatorio puede ser un oficio o carta firmada por las autoridades de la empresa. Además, es relevante presentar un documento que indique que los montos fueron autorizados por la junta general de accionistas.
Además de cumplir con las obligaciones fiscales, es recomendable aplicar estrategias para optimizar tus viáticos y ahorrar más en cada desplazamiento empresarial.
Diferencia entre viáticos comprobados y no comprobados
¿Qué es un viático no comprobado según el SAT?
Los viáticos no comprobados son aquellos gastos que la empresa otorga al trabajador sin exigir comprobación fiscal. Tienen un tratamiento especial en el cálculo del ISR y deben reportarse en la nómina.
Tratamiento fiscal en el CFDI de nómina
Los viáticos no comprobados se consideran ingresos gravados para el trabajador y deben incluirse en el cálculo del ISR. La empresa debe:
- Reportarlos en la nómina con la percepción correspondiente
- Calcular ISR sobre el monto otorgado
- Generar las retenciones correspondientes
Efectos en el cálculo de ISR y deducciones
- Para la empresa:
- Los viáticos comprobados son 100% deducibles
- Los viáticos no comprobados son deducibles pero generan ISR para el trabajador
- Para el trabajador:
- Los viáticos comprobados no generan ISR
- Los viáticos no comprobados sí generan ISR y se suman al salario gravado
Errores comunes que invalidan los viáticos deducibles
Comprobantes sin requisitos fiscales
Muchas empresas cometen el error de aceptar recibos simples o tickets que no cumplen con los requisitos fiscales. Para ser deducible, todo comprobante debe:
- Contener el RFC del emisor
- Incluir el folio fiscal
- Mostrar el desglose de impuestos
- Tener vigencia del certificado digital
Pagos en efectivo
Los pagos en efectivo superiores a $2,000 pesos no son deducibles. Es fundamental utilizar medios de pago electrónicos o cheques nominativos para gastos mayores.
Facturas con datos incorrectos
Errores frecuentes:
- RFC incorrecto en la factura
- Razón social mal escrita
- Conceptos genéricos sin detalle específico
- Fechas que no coinciden con el período del viaje
Ejemplos reales de errores y cómo evitarlos
- Error común: Facturar gastos personales como viáticos empresariales.
- Solución: Establecer políticas claras de gastos y capacitar al personal sobre qué conceptos son deducibles.
- Error común: No conservar comprobantes de gastos menores.
- Solución: Implementar un sistema de reporte de gastos que incluya todos los comprobantes, sin importar el monto.
Fechas clave para deducir viáticos correctamente
Fecha límite para constancia: 15 de Febrero
Las empresas deben presentar la constancia de viáticos no comprobados antes del 15 de febrero del año siguiente al ejercicio fiscal correspondiente.
Corte fiscal por ejercicio anual
El ejercicio fiscal para viáticos deducibles coincide con el año calendario (enero-diciembre). Todos los gastos deben estar debidamente comprobados y registrados antes del 31 de diciembre.
Recomendaciones para cerrar correctamente el ejercicio (Noviembre-Diciembre)
- Revisar todos los viáticos pendientes de comprobación
- Solicitar facturas faltantes a proveedores
- Verificar la validez de los CFDI recibidos
- Realizar la conciliación contable final
Checklist para deducción de viáticos ante el SAT
Validación de factura
- RFC del emisor válido y activo
- Folio fiscal único
- Desglose correcto de impuestos
- Certificado digital vigente
- Concepto específico y detallado
Relación laboral con el trabajador
- Empleado dado de alta en el IMSS
- Contrato laboral vigente
- Justificación empresarial del viaje
- Autorización previa documentada
Comprobación con CFDI y claves correctas
- Uso de clave 003 para viáticos en territorio nacional
- Uso de clave 050 para viáticos en el extranjero
- Método de pago registrado correctamente
- Lugar de expedición correspondiente
Documentación adicional
- Reporte de gastos firmado por el empleado
- Itinerario de viaje
- Justificación empresarial del gasto
- Comprobantes de pago electrónicos
Razones por las que los viáticos no son deducibles
Aunque lo ideal es tener viáticos deducibles, en algunas ocasiones no lo son por alguno de los siguientes motivos:
- El gasto no se considera propio del viaje.
- Se excedió el límite permitido.
- No se presentó el comprobante fiscal.
- Los comprobantes no cuentan con todos los requisitos.
Sanciones por deducción indebida de viáticos
Posibles multas por comprobación incorrecta
El SAT puede imponer multas que van desde $1,930 hasta $38,580 pesos por cada irregularidad detectada en la deducción de viáticos. Las sanciones más comunes incluyen:
- Falta de comprobantes fiscales válidos
- Gastos no relacionados con actividades empresariales
- Exceso en los límites permitidos
- Documentación incompleta o incorrecta
Revisión del artículo 152 RLISR
El Reglamento de la Ley del ISR establece en su artículo 152 las condiciones específicas para la deducción de viáticos. Es fundamental cumplir con todos los requisitos establecidos para evitar observaciones fiscales.
Cómo evitar observaciones en auditorías
Estrategias preventivas:
- Mantener archivos digitales organizados de todos los comprobantes
- Implementar controles internos para validar gastos
- Capacitar al personal en políticas fiscales
- Realizar revisiones periódicas de cumplimiento
¿Por qué es importante tener viáticos deducibles?
La deducción de impuestos permite que los negocios sean rentables porque si se realiza de forma correcta, es posible reducir la carga fiscal e incluso, lograr la devolución de los impuestos.
Es crucial tener viáticos deducibles para tributar sobre las ganancias y no sobre los ingresos.
Los viáticos deducibles son aquellos gastos de viaje realizados por los empleados que cumplen con ciertos requisitos fiscales, como estar relacionados con la actividad empresarial y contar con comprobantes válidos.
Los viáticos son gastos que una empresa cubre para que sus colaboradores puedan cumplir con actividades fuera del lugar de trabajo, como viajes de negocios o capacitaciones. Estos gastos, que pueden incluir transporte, hospedaje y alimentación, deben comprobarse adecuadamente ante el SAT para que sean deducibles.
Los viáticos son gastos que cubren necesidades como transporte, alimentación y hospedaje cuando un trabajador debe trasladarse por motivos laborales y se encuentra fuera del horario laboral. En México, estos gastos pueden ser deducibles si se comprueban adecuadamente ante el SAT.
Desde 2017, los viáticos entregados a trabajadores deben registrarse en el CFDI de nómina.
El manejo de los viáticos en el entorno laboral tiene implicaciones fiscales clave tanto para los empleadores como para los trabajadores.
La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece reglas claras sobre cómo deben gestionarse los pagos relacionados con viáticos, tales como hospedaje, transporte y alimentación. Además, la legislación contempla un tratamiento específico para estos gastos, así como una serie de requisitos y límites deducibles.
A continuación, se analizan las disposiciones más relevantes para garantizar su correcta aplicación.
Deducción de viáticos según la LISR
Según el artículo 28 de la LISR, solo serán deducibles los gastos de viaje que estén relacionados con el hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje.
Para que estos viáticos sean deducibles, deben cumplir con ciertos requisitos, como que la erogación se realice fuera de un radio de 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente, que la persona beneficiaria del viático sea un trabajador o preste servicios profesionales para la empresa, y que se entregue la documentación comprobatoria correspondiente, como los CFDI.
En el caso de gastos realizados en el extranjero, los comprobantes fiscales deben cumplir con requisitos adicionales, tales como el nombre del proveedor, fecha de emisión, y descripción del servicio. Es esencial contar con los CFDI que respalden estos gastos; sin embargo, si no se presentan los comprobantes correspondientes, los viáticos se consideran ingresos acumulables para el trabajador.
El artículo 93, fracción XVII de la LISR establece que, en ciertos casos, no es necesario presentar CFDI por hasta el 20 % del total de los viáticos, siempre que este monto no exceda de $ 15,000.00 en el ejercicio fiscal y se haya pagado con tarjeta de crédito o débito del empleador.
Cualquier monto no comprobado debe ser reintegrado por el trabajador para que se considere exento.
Requisitos y límites deducibles
Los viáticos relacionados con el transporte y hospedaje están sujetos a límites específicos, como el monto diario de $ 850.00 para la renta de automóviles, $ 3,850.00 para hospedaje en el extranjero, y otros importes establecidos para seminarios y convenciones.