La contabilidad es un pilar fundamental en la administración de cualquier entidad. Según el libro Contabilidad básica y documentos mercantiles de Ayaviri García Daniel, la contabilidad se define como: “La Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad”.
Complementariamente, la Biblioteca McGraw-Hill conceptualiza la contabilidad como un sistema de información cuya finalidad es ofrecer a los interesados datos económicos sobre una entidad, donde participan tanto quienes preparan la información como quienes la utilizan. Por su parte, el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) la describe como el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos que son, en parte, de carácter financiero.
Objetivos y funciones de la contabilidad
El objetivo primordial de la contabilidad es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Sus funciones principales incluyen:
- Registros: Utilización de sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones del ente.
- Clasificación: Ordenamiento de las operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.
- Interpretación: Análisis de los resultados con el fin de brindar información detallada y razonada.
- Recopilación: Reunir información de todas las transacciones comerciales de la persona, sea física o moral.
- Informes: Formación de reportes firmados por el contador responsable para trámites ante las autoridades correspondientes.
Importancia administrativa y financiera
En la organización administrativa de la micro y pequeña empresa, la contabilidad desempeña un papel fundamental que permite al propietario controlar las operaciones y conocer los resultados obtenidos. La buena administración financiera permite mejorar el control sobre los negocios e incrementar las utilidades. Los estados financieros permiten analizar la situación económica y financiera con el objetivo de tomar decisiones acertadas.
Tabla: Usuarios y necesidades de la información contable
| Usuario | Finalidad de la información |
|---|---|
| Dueños y accionistas | Conocer la naturaleza del valor de las cosas que el negocio debe a terceros y lo que posee. |
| Gerentes | Facilitar la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. |
| Instituciones financieras | Evaluar la capacidad crediticia para la otorgación de préstamos. |
| Socios | Mantener el negocio en marcha y las relaciones comerciales claras. |
Estructura del proceso contable
El desarrollo de la contabilidad abarca diversos componentes técnicos, tales como los actos de comercio, la ecuación del balance, la cuenta, el libro diario y los asientos contables. Asimismo, es vital el estudio de las existencias en inventarios, la contabilización de asientos de ajuste y la preparación de estados financieros, como el balance general y el estado de resultados. Existen conceptos clave que estructuran este ciclo:
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- Principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA).
- Contabilidad a base de efectivo y devengado.
- Retenciones y tributos fiscales (IUE).
- Kardex de existencias y control de costos.
La contabilidad de costos, por su parte, se ocupa de la clasificación, acumulación, control y asignación de costos, permitiendo al contador clasificar los mismos de acuerdo a patrones de comportamiento y actividades específicas. Este enfoque integral asegura que la información financiera sea útil tanto para la planificación interna como para las necesidades de terceros.
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