La contabilidad es la base de cualquier negocio ya que te permite tener un seguimiento de los movimientos financieros, por esto te traemos elementos básicos aplicables y paso a paso de cómo aplicarlos. ¿Haz escuchado decir que la contabilidad es la base de cualquier negocio?
Controlar el dinero que entra y sale, calcular con exactitud las ganancias o pérdidas obtenidas en cada momento y con base en esto tomar decisiones acertadas que favorezcan el crecimiento de tu emprendimiento. Esto quiere decir que es vital para todos los empresarios y emprendedores, pues aporta una visión clara y precisa de cómo funciona su negocio y de qué forma puede evolucionar.
La idea de que llevar la contabilidad es muy difícil y complejo es quizá una de las principales razones por las que una gran parte de negocios no le presta la atención que merece y deja sus finanzas al azar. Sin embargo, puede ser un proceso muy sencillo si tomas la determinación y utilizas las herramientas correctas.
Si acabas de comenzar con tu emprendimiento y aún no tienes mucha experiencia con las cuentas y la administración financiera de tu negocio, no te preocupes, en este artículo te enseñaremos todo lo que necesitas saber para comenzar a implementar la contabilidad en tu negocio.
Beneficios de Llevar la Contabilidad en tu Negocio
Llevar la contabilidad es una herramienta fundamental para la gestión de cualquier negocio y ofrece múltiples ventajas:
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Buen manejo de tus cuentas
Es necesario tener en los registros contables la información verídica de variables como: la cantidad de dinero con el que se cuenta, las deudas, los valores de producción, el flujo de caja diario, las cuentas por cobrar, entre otras. No es suficiente tener estas cuentas en la memoria, registrar esta información financiera te permitirá entender a profundidad las finanzas de tu emprendimiento y diseñar así las estrategias que requieras para mantenerlas estables.
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Distribución eficiente del presupuesto
El correcto funcionamiento de un negocio implica la toma de importantes decisiones, como: ¿en qué y cuándo reinvertir las ganancias?, ¿cuánto cobrar por los productos/servicios?, ¿cuál es el valor destinado para el pago de los colaboradores o la cifra para publicidad y expansión? Al obtener claridad de tu situación financiera conocerás cuáles son tus posibilidades y distribuirás mejor tus recursos.
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Pago de tus impuestos y obligaciones fiscales
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Llevar la contabilidad te permitirá cumplir con estas obligaciones fiscales y evitar retrasos que te puedan generar inconvenientes.
Conceptos Básicos de Contabilidad
La contabilidad es el lenguaje de los negocios, y comprender sus conceptos básicos es fundamental para cualquier emprendedor. Antes de comenzar a implementar la contabilidad en tu negocio, es indispensable que te familiarices con los pilares y elementos de esta disciplina.
| Concepto | Descripción | Ejemplo (del texto) |
|---|---|---|
| Activos | Son los bienes y recursos tangibles e intangibles que posee el negocio y que representan valor monetario. | maquinaria, equipos, inmuebles, vehículos, dinero en efectivo, cuentas por cobrar, productos patentados o dinero en cuentas bancarias. |
| Pasivos | Son todas las deudas y obligaciones pendientes por pagar. | un crédito bancario, un saldo en mora de una tarjeta de crédito o los impuestos pendientes de pago. |
| Capital social | Es la suma total de todas las inversiones que ha recibido el negocio por parte de otros socios o cofundadores. Este valor puede estar representado en dinero o en bienes y se debe contemplar como un activo. | - |
| Patrimonio | Es todo lo que le pertenece al negocio, es el resultado de la resta de los pasivos a los activos. | Si tus activos suman $28.000.000 y tus pasivos son de $13.000.000, tu patrimonio neto es de $15.000.000. |
| Ingresos y gastos | Estos representan todo el dinero que sale y entra a tu negocio. Es el cambio de los activos con los que cuentas. Es decir, si un movimiento disminuye el valor de tus activos es un gasto, pero si lo aumenta es un ingreso. | - |
Elementos Básicos para Aplicar la Contabilidad
Para llevar una contabilidad eficiente y precisa en tu empresa, necesitarás una combinación de herramientas, conocimientos y procesos.
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Libros contables
Estos son los documentos en los que se registran los datos financieros de cada uno de los movimientos que se han realizado en el negocio. Estos registros anteriormente se hacían de forma física, pero gracias a la evolución de la tecnología y por mayor facilidad ahora son en su mayoría digitales.
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Existen varios tipos de libros contables y varían según las necesidades de cada empresa o negocio, pero estos son los más básicos y esenciales:
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Libro diario: Aquí se registran las transacciones que el negocio genera día a día, cada uno de los ingresos y gastos. Estos deben ser detallados en orden cronológico teniendo en cuenta la fecha.
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Libro mayor: En el libro mayor se encuentra un registro general de las cuentas del negocio, el valor total que se tenga a favor y los saldos que se deban. Se actualiza según la necesidad de cada emprendimiento y con base en el libro diario.
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Libro de inventarios: Incluye un balance periódico trimestral del estado financiero del negocio, en este se actualiza la información de los activos, pasivos, patrimonio, gastos e ingresos. Además, se relaciona la cantidad de unidades disponibles a la fecha, es decir, los bienes o productos que fabrica o compra para su comercialización.
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Facturas
Son documentos fiscales que representan las transacciones entre personas, negocios o empresas de algún producto o servicio. Son fundamentales para llevar la contabilidad, y por eso es recomendable almacenar tanto las de las ventas como las de las compras a proveedores, pues funcionan como soporte para el cálculo de los ingresos y gastos, y son clave para la declaración de impuestos.
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Comprobantes de pagos
Funcionan como recibos de algunas transacciones que no tienen factura, por ejemplo, la compra de un inmueble, los préstamos de las entidades bancarias o las compras a proveedores que no cuentan con facturación. Son relevantes porque están a nombre del negocio o significan un gasto.
3 Métodos para Llevar la Contabilidad
En la actualidad existen varias metodologías contables que las entidades utilizan mayoritariamente. Cada empresa gestiona su contabilidad en función de la normativa general, pero también existe un cierto margen de libertad en el que puede moverse. Elegir el método contable nunca resulta baladí, y este concepto es uno de los elementos incluidos en los cursos habituales de contabilidad.
1. Contabilidad por Partida Simple (o de Caja)
Este método es más sencillo y evidente, y es conocido también como libro de caja. Consiste en anotar solo una vez las entradas y salidas monetarias. La información de los ingresos y gastos se concreta de manera continua y temporal. Es decir, se anotan cuando se pagan las salidas de efectivo o se reciben sus entradas. Por ejemplo, si firmas un contrato para un proyecto, hasta que no cobres físicamente el pedido ni pagues las adquisiciones, nada constará en la contabilidad sobre esa contratación. Es un sistema habitual en las pymes, los autónomos y los particulares.
2. Contabilidad por Partida Doble
Este método establece que cada operación contable se registra por duplicado: una vez en el haber y otra en el debe. Este sistema asegura un equilibrio contable, donde todo apunte tiene una contrapartida, reflejando así la dualidad económica de las transacciones.
3. Contabilidad de Devengo
Es otra alternativa habitual, y se diferencia de la contabilidad de caja en el criterio para informar de los gastos y los ingresos. En esta ocasión, el criterio no son las entradas y las salidas de efectivo. Dicho de modo sencillo: se consignan los hechos contables cuando se producen, no cuando se pagan. Por ejemplo, el contrato conseguido quedaría consignado como un derecho de cobro, incluso si el pago aún no se ha recibido. Así, dado que los ingresos y los gastos procedentes de un mismo hecho se contabilizan a la vez, la imagen proyectada es más precisa. Por ello, las grandes organizaciones suelen utilizar este método contable.
Pasos para Implementar la Contabilidad en tu Negocio
Llevar las cuentas de tu negocio puede parecer un desafío, pero con un enfoque estructurado, es posible hacerlo de manera efectiva. Aquí te presentamos algunos consejos prácticos para gestionar la contabilidad empresarial de manera eficiente:
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Familiarízate con los conceptos y elementos básicos de la contabilidad
Antes de comenzar a implementar la contabilidad en tu negocio, es indispensable que te familiarices con los pilares y elementos de esta disciplina que revisamos anteriormente. Son conceptos básicos que debes tener en cuenta si quieres aplicarla de forma exitosa.
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Busca y emplea un programa de contabilidad
Como ya lo mencionamos, en el pasado los registros contables se hacían de forma física en carpetas con un sinfín de papeles, si lo deseas puedes optar por esta opción aunque no es la más recomendable, lo mejor es mantener toda la información segura en un drive o carpeta compartida. Ahora existen varios programas contables que manejan versiones de prueba y distintos planes que se ajustan a las necesidades de cada empresa o negocio. Elegir el software contable adecuado para tu empresa es una decisión crucial que puede impactar significativamente en la gestión financiera de tu negocio. Muchos software contables ofrecen una prueba gratuita para que puedas evaluar si cumple con tus necesidades.
En caso de que tengas un presupuesto limitado, utiliza la conocida y poderosa herramienta de Excel, que a través de sus hojas de cálculo te permite almacenar una gran cantidad de datos, e incluso cuenta con plantillas prediseñadas exclusivamente para el manejo de la contabilidad de los negocios. Esta no es una solución automática, deberás ingresar toda la información manualmente, pero sí te ayudará a gestionar todas tus operaciones contables. Es sin duda, la opción ideal para los emprendedores.
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Registra todos y cada uno de los movimientos de tu negocio
Registra todas las transacciones financieras de manera regular y precisa. Lleva un registro de tus operaciones en el libro de diario e incluye los números de los soportes, cómo las facturas o comprobantes de pago de las ventas que realizaste durante el día y de todos los gastos que tuviste por mínimos que estos sean. Recuerda ser muy cuidadoso al momento de hacerlo para evitar cualquier error que pueda llegar a afectar tus números finales.
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Almacena los documentos de cada movimiento
No basta con registrar los movimientos en el libro de diario, también es conveniente que archives los documentos que soportan cada una de las transacciones: las facturas, comprobantes de pago o recibos de caja menor, certificados, letras, cheques y demás documentos legales que sean importantes para tus obligaciones fiscales y para la transparencia de las finanzas de tu negocio. Para mayor seguridad guarda los soportes físicamente en carpetas clasificadas por año, mes y día; para hacerlo digitalmente, escanéalas o tómales una fotografía con tu celular y luego súbelas en un drive.
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Identifica los impuestos que debes pagar
Conoce tus obligaciones fiscales y las fechas de pago para incluirlas dentro de tu presupuesto y en tus registros contables. Así evitarás retrasos que puedan generarte multas.
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Controla los bienes y el inventario de tu negocio
Además de registrar tus movimientos en el libro de diario, controla y registra los bienes del negocio: ¿qué inmuebles, maquinaria, equipos o muebles nuevos has adquirido?, ¿hay alguno que se haya desvalorizado?, ¿cuánto inventario tienes para vender?, ¿cuentas con materia prima disponible? Esto te facilitará la gestión de tus ventas y te indicará cuál es el valor de tu negocio, representado en su patrimonio. Cada artículo del negocio debe estar organizado y contabilizado. Por ejemplo, si tienes una ferretería debes saber cuántos clavos posees, la cantidad que vendiste y los que te quedan. A esto se le conoce como kardex o inventario. Así como es importante registrar cada venta, también lo es el comprar más artículos a los proveedores para estar abastecidos.
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Realiza un balance contable periódico
Programa una fecha para realizar este balance, te sugerimos hacerlo de forma mensual y anual. Registra los activos, pasivos y patrimonio de tu negocio. Realiza análisis y reportes financieros: genera y revisa periódicamente los estados financieros clave, como el balance, el estado de resultados y el flujo de efectivo, para entender la salud financiera de tu empresa.
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Busca asesoramiento profesional
Considera trabajar con profesionales contables o asesores financieros para obtener orientación especializada en áreas complejas o para tomar decisiones financieras cruciales. Por otro lado, y en caso de que cuentes con el presupuesto, también puedes contemplar la posibilidad contratar a un profesional que desarrolle las funciones contables.