La obligación de remitir mensualmente la contabilidad en formato electrónico a la autoridad fiscal, conforme al artículo 28, fracciones III y IV del Código Fiscal de la Federación (CFF), se introdujo en la reforma fiscal de 2014. Inicialmente, esta disposición abarcaba a la totalidad de los contribuyentes, con excepción de aquellos que optaran por utilizar la herramienta conocida como "Mis cuentas".
La Resolución Miscelánea Fiscal (RMISC) especificó que las personas morales debían enviar su contabilidad electrónica con información a partir de julio de 2014, en enero de 2015 como plazo límite. En el caso de las personas físicas, este requerimiento aplicaría a partir de 2015, con la obligación de remitir la información en formato electrónico en febrero de dicho año.
Esto provocó muchas protestas de los contribuyentes, pues el artículo segundo transitorio, fracción III, segundo párrafo del CFF para 2014, prescribe que esta obligación se cumpliera en forma escalonada, atendiendo a la capacidad administrativa y tecnológica de los contribuyentes. Ante ello, los legisladores autorizaron a través del artículo 22, fracción IV de la Ley de Ingresos de la Federación 2015, que se enviará a partir del año 2015, según el calendario que debía publicar el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Para tal efecto, el SAT mediante el artículo tercero transitorio de la séptima modificación a la RMISC 2014, confirmó que el envío de la contabilidad electrónica sería para los contribuyentes: con ingresos en 2013 que excedan de $4,000,000.00 a partir de 2015 con ingresos inferiores inferiores, los dedicados a la actividad primaria, contribuyentes del Título III de la LISR a partir de 2016, y quienes inicien operaciones en 2014 o 2015, la obligación será a partir del ejercicio 2016.
Sin embargo, en el contenido de la RMISC 2015 no se convalidó esta opción, y propició confusión entre los contribuyentes sobre si se mantenía ese calendario, o todos iniciaban con la obligación a partir de 2015, enviado la información el tercer y quinto día del segundo mes al que corresponda la información. Esto fue resuelto por el SAT, mediante la primera modificación a la RMISC 2015, en su artículo cuarto transitorio, en el que se convalidó la vigencia del calendario previsto en la Séptima resolución de modificaciones de la RMISC 2014, así los contribuyentes: con ingresos en 2013 de hasta $4,000,000.00, tendrían la obligación de enviar su catálogo de cuentas y su balanza a partir de 2016, y con ingresos que excedan de ese monto tendrían la obligación a partir de 2015, a enviarse enero a más tardar el 3 o 5 de marzo, si es persona moral o física, respectivamente.
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En términos generales el envío de la contabilidad electrónica se formalizó a partir del ejercicio 2015, pues existen reglas de excepción para ciertos contribuyentes con ingresos inferiores a $4,000,000.00, así como los que la ingresen a través del aplicativo mis cuentas, o quienes tributen el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO); quienes no se ubiquen en estos supuestos tienen la obligación de enviar el catálogo de cuentas por única vez o cuando haya cambios en este, así como las balanzas mensuales.
Las personas morales, y personas físicas que realicen actividades empresariales o profesionales, así como las que obtengan ingresos por arrendamiento (arts. 76, frac. I, 110, frac. II, 118, frac. Desde su implementación en 2015, la contabilidad electrónica se ha convertido en un pilar del sistema fiscal mexicano. Desde 2015, el SAT exige contabilidad electrónica a un sector específico de contribuyentes.
¿Qué es la Contabilidad Electrónica del SAT?
La contabilidad electrónica es un conjunto de registros contables en archivos digitales que deben generarse usando la información contenida en los CFDI conforme a los lineamientos técnicos establecidos por el SAT. Esta modalidad permite que el fisco revise de forma automatizada los movimientos contables de los contribuyentes.
Según la regla 2.8.1.5., de la RMISC 2023, los contribuyentes obligados a enviar su contabilidad electrónica, deben atender lo siguiente: enviar el catálogo de cuentas de inicio y cuando hubiese modificaciones, las balanzas contables mensuales, así como las pólizas contables cuando estas sean solicitadas por la autoridad fiscal o para gestionar la solicitud de devolución de saldos a favor; cuyas especificaciones de estos tres conceptos se precisan en el Anexo 24, cuya última versión se publicó en el DOF del 7 de marzo de 2019.
La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) en su punto 2.8.1.5 establece que los documentos más relevantes que integran esta contabilidad son:
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- Catálogo de cuentas: Un catálogo de cuentas es un registro estructurado que enumera de forma ordenada todas las cuentas empleadas por una empresa para registrar sus operaciones financieras. Cada cuenta se distingue por un número y un nombre que describe su función o tipo. Se entrega una sola vez al inicio de actividades o cuando hay modificaciones. En caso de modificaciones, el archivo debe enviarse a más tardar en el mismo plazo que la balanza correspondiente al mes en que ocurrió el cambio.
- Balanza de comprobación: La balanza de comprobación se compone de las cuentas contables, los saldos deudores y acreedores, los movimientos del periodo, y los totales. Se presenta mensualmente, dentro de los primeros cinco días hábiles del segundo mes posterior al que corresponde la información. Por ejemplo: la balanza de abril se envía durante los primeros días hábiles de junio. También debe enviarse una balanza de cierre del ejercicio fiscal (balanza 13): Personas morales: a más tardar el 20 de abril del año siguiente. Personas físicas: a más tardar el 22 de mayo del año siguiente.
- Pólizas contables y auxiliares: Es un documento que documenta las operaciones financieras de una empresa. Incluye información como la fecha, el concepto de la operación, las cuentas involucradas, el monto correspondiente y si se trata de un cargo o un abono. Las pólizas contables representan el punto de partida en el registro contable y constituyen la base para la elaboración de los libros contables y los estados financieros. Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
Adicionalmente, se pueden solicitar:
- Auxiliar de folios: Es un documento que proporciona el detalle necesario para identificar y relacionar los folios fiscales de los comprobantes con las pólizas correspondientes al periodo contable, incluyendo tanto operaciones nacionales como del extranjero, y considerando distintos tipos de comprobantes y métodos de pago. Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
- Auxiliar de cuentas: Es un detalle minucioso de los movimientos registrados en cada cuenta principal. Su propósito es asegurar la claridad y exactitud de la información contable, lo cual permite verificar la fidelidad de los estados financieros. Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
Esta información debe enviarse en formato XML a la autoridad.
¿Quiénes están obligados a llevar Contabilidad Electrónica?
Los contribuyentes que deben llevar y enviar contabilidad electrónica al SAT son los siguientes:
- Personas morales del régimen general (empresas).
- Personas físicas con actividad empresarial o profesional.
- Contribuyentes que optaron por el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), si superan ciertos ingresos.
- Contribuyentes registrados en el Régimen de Arrendamiento.
Están exentos:
- Personas físicas asalariadas.
- Personas que generan ingresos únicamente desde plataformas digitales.
- Contribuyentes que utilizan “Mis Cuentas”.
- Contribuyentes con ingresos anuales menores a 4 millones de pesos (en algunos casos del RESICO).
Envío de la Contabilidad Electrónica
El envío se realiza a través del Buzón Tributario, una herramienta digital obligatoria para todos los contribuyentes. Los pasos básicos son:
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- Ingresar al Buzón Tributario del SAT con tu RFC y e.firma.
- Seleccionar la opción de “Contabilidad electrónica”.
- Cargar los archivos XML correspondientes al mes que deseas declarar.
- Firmar el envío con tu e.firma y conservar el acuse de recibo.
Nomenclatura de Archivos XML
Antes de enviar los archivos, estos deben estar comprimidos en un archivo .ZIP y nombrados siguiendo el formato oficial:
RFC + Año (4 dígitos) + Mes (2 dígitos) + Clave del archivo, donde las claves pueden ser:
- CT = Catálogo de cuentas
- BN = Balanza de comprobación
- BC = Balanza complementaria
- PL = Pólizas contables
- XC = Auxiliar de cuentas
- XF = Auxiliar de folios
¿Qué Hacer si los Archivos Tienen Errores?
Si tus archivos contienen errores, considera lo siguiente:
- Errores informáticos (archivos rechazados por el sistema del SAT): pueden reenviarse tantas veces como sea necesario antes de que venza el plazo. Si el rechazo ocurre dentro de los dos días previos a la fecha límite, cuentas con cinco días adicionales para corregir y reenviar.
- Errores contables (datos incorrectos): puedes reenviar archivos corregidos dentro de un plazo de cinco días posteriores a la modificación.
Si el archivo no puede leerse o está dañado, el SAT te notificará y podrá solicitar archivos complementarios.
Consecuencias de no Presentar la Contabilidad Electrónica
La autoridad estipula en los artículos 81 y 82 de la CFF lo siguiente:
Artículo 81Son infracciones relacionadas con la obligación de pago de las contribuciones; de presentación de declaraciones, solicitudes, documentación, avisos, información o expedición de constancias, y del ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria:
No presentar las declaraciones, las solicitudes, los avisos o las constancias que exijan las disposiciones fiscales, o no hacerlo a través de los medios electrónicos que señale la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o presentarlos a requerimiento de las autoridades fiscales. No cumplir los requerimientos de las autoridades fiscales para presentar alguno de los documentos o medios electrónicos a que se refiere esta fracción, o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.
Artículo 82A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de presentar declaraciones, solicitudes, documentación, avisos o información; con la expedición de comprobantes fiscales digitales por Internet o de constancias y con el ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria a que se refiere el artículo 81 de este Código, se impondrán las siguientes multas:
Para la señalada en la fracción I:
d) De $18,360.00 a $36,740.00, por no presentar las declaraciones en los medios electrónicos estando obligado a ello, presentarlas fuera del plazo o no cumplir con los requerimientos de las autoridades fiscales para presentarlas o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.
Multa del inciso compilada por resolución miscelánea fiscal DOF 05-01-2022. Actualizada DOF 27-12-2022. Compilada DOF 29-12-2023, 30-12-2024
Multas adicionales por otras omisiones:
- $300 a $7,500 por llevar la contabilidad sin seguir las especificaciones del SAT.
- $330 a $6,070 por registros inexistentes.
- $12,000 a $120,000 por no presentar estados financieros a tiempo.
Asimismo, omitir el envío de la contabilidad electrónica SAT puede traer consecuencias serias:
- Imposibilidad de obtener devoluciones o compensaciones de impuestos.
- Rechazo de solicitudes de cumplimiento de obligaciones fiscales.
- Posibles auditorías o revisiones electrónicas.
Por eso es importante mantener tu contabilidad al día, generar los archivos correctamente y enviarlos dentro del plazo establecido.
Recomendaciones para Cumplir con la Contabilidad Electrónica SAT
Para evitar errores o sanciones, te recomendamos:
- Utiliza un sistema contable autorizado que genere archivos XML conforme a lo que dispone la RMF.
- Valida tus archivos antes de enviarlos con los validadores que ofrece el SAT o proveedores especializados.
- Consulta regularmente tu buzón tributario, ya que allí recibirás notificaciones y posibles requerimientos.
- Contrata a un contador certificado que esté familiarizado con el proceso de envío de contabilidad electrónica.
- Guarda tus acuses de envío durante al menos 5 años, en formato digital o impreso, por si se requiere en auditorías.