Desde su implementación en 2015, la contabilidad electrónica se ha convertido en un pilar del sistema fiscal mexicano. Desde 2015, el SAT exige contabilidad electrónica a un sector específico de contribuyentes. Esta obligación, fundamentada en el artículo 28 F-IV del Código Fiscal de la Federación, consiste en el envío mensual de la contabilidad electrónica del contribuyente a través de la página de Internet del SAT.
Fundamento legal
El fundamento legal se encuentra en las Reglas 2.8.1.4, 2.8.1.5, 2.8.1.9 y 2.8.1.17 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Además, los artículos Tercero y Cuarto Resolutivos de la Séptima Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 18 de diciembre de 2014, consagran derechos adquiridos por los contribuyentes.
¿Qué información se envía?
La información que se envía al SAT comprende:
- Catálogo de cuentas: El catálogo de cuentas se envía de manera detallada una sola vez y cada que haya algún cambio. Las instituciones financieras deberán proporcionar la información contenida en el catálogo mínimo que le corresponda a cada entidad, de acuerdo con las disposiciones de carácter general emitidas por cada órgano regulador.
- Balanza de comprobación: La balanza de comprobación se envía de manera mensual, la cual debe mostrar los saldos iniciales, movimientos del periodo y los saldos finales de cada una de las cuentas.
- Información de pólizas: La información de las pólizas sólo se presentará a requerimiento de la autoridad.
¿Cómo se envía la contabilidad electrónica?
Para enviar la contabilidad electrónica al SAT, es necesario:
- Generar los archivos XML desde tu sistema contable.
- Ingresar al portal del SAT usando RFC y e.firma.
- Ve al módulo de Contabilidad Electrónica.
- Adjunta los archivos y valídalos con el visor SAT. El sistema detecta errores de estructura, omisiones en los códigos agrupadores y campos mal llenados.
- Guarda el acuse de recepción digital que genera el SAT. El sistema tiene un apartado de consulta de acuses, en el cual se puede conocer el número de acuse.
Es responsabilidad del contribuyente resguardar en medios electrónicos todos los archivos XML generados en sus sistemas al igual que se realiza con las facturas electrónicas; independientemente del sistema o plataforma utilizados, ya sea que se instale en una computadora o sea accesible por internet. El contribuyente deberá generar por medios propios o con apoyo de algún software comercial los archivos XML con el detalle de su Contabilidad Electrónica. Al final los archivos deben comprimirse en un archivo .zip (se puede hacer en Windows) o si no cuenta con él, puede usar otros programas gratuitos.
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El formato es en similar al que ya funciona para las facturas electrónicas; archivos con terminación .xml. Ésta especificación se encuentra en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014 publicado por el SAT. El SAT solo acepta archivos XML estructurados y validados.
Plazos para el envío
Las fechas límite para el envío de la contabilidad electrónica varían según el tipo de obligación:
- El catálogo de cuentas debe enviarse por única ocasión y cada vez que se agregue una subcuenta contable.
- La balanza de comprobación debe enviarse de forma mensual, a más tardar en los primeros tres días naturales del segundo mes posterior al mes al que corresponda la información a enviar.
Además:
- Personas Morales: A más tardar el día 25 del mes siguiente.
- Personas Físicas: A más tardar el día 27 del mes siguiente.
Es importante tener en cuenta que las fechas pueden variar según la resolución del SAT correspondiente, por lo que se recomienda consultar las disposiciones oficiales y mantenerse actualizado sobre los plazos establecidos para no caer en errores o discrepancias fiscales.
Nivel de detalle del catálogo de cuentas
C.P. José Luis García, Gerente de Consultoría y Business Intelligence, recomienda que el envío de la contabilidad electrónica no se haga a más del segundo nivel, para evitar tener que enviar una actualización del catálogo de cuentas cada vez que se agregue una subcuenta contable.
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Incumplimiento y multas
El no presentar la contabilidad electrónica dentro de los plazos marcados, presentarla con alteraciones o errores que impidan su lectura, no ingresarla de conformidad con las reglas de carácter general emitidas para tal efecto, o no cumplir con los requerimientos de información o de documentación formulados por las autoridades fiscales en esta materia, genera multas.
¿De cuánto estamos hablando? (principios de 2025)
De $7,110.00 a $21,310.00 (Art. 81 F-XLI y 82 F-XXXVIII CFF), por cada obligación mensual no presentada.
Estás sujeto a multas económicas y puedes perder la posibilidad de deducir ciertos gastos.
Adicionalmente, las sanciones por otras infracciones relacionadas con la contabilidad electrónica pueden ascender:
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- De $27,680.00 a $48,440.00, para la establecida en la fracción XXV. En el caso de reincidencia, la sanción consistirá en la clausura del establecimiento del contribuyente, por un plazo de 3 a 15 días.
Herramientas y recomendaciones
Para facilitar el cumplimiento de estas obligaciones, es recomendable apoyarse en herramientas contables y fiscales que automatizan el proceso y ayudan a reducir el tiempo dedicado a la conciliación de información. Cumplir con la contabilidad electrónica del SAT puede ser simple si usas las herramientas correctas.
Es importante tener en cuenta que en los plazos fijados en días no se contarán los sábados, los domingos ni el 1o. de enero; el primer lunes de febrero en conmemoración del 5 de febrero; el tercer lunes de marzo en conmemoración del 21 de marzo; el 1o. y 5 de mayo; el 16 de septiembre; el tercer lunes de noviembre en conmemoración del 20 de noviembre; el 1o. Tampoco se contarán en dichos plazos, los días en que tengan vacaciones generales las autoridades fiscales federales, excepto cuando se trate de plazos para la presentación de declaraciones y pago de contribuciones, exclusivamente, en cuyos casos esos días se consideran hábiles (Artículo 12).