Cuando un negocio tiene un crecimiento importante en su volumen de operaciones y quiere saltar a operar en otros mercados, más allá del nacional, se deben tener en cuenta las relaciones con respecto al VAT, algo por nosotros conocido como IVA. Si tu empresa trabaja con proveedores internacionales o vende servicios al extranjero, es probable que te hayas enfrentado al término VAT en facturas o contratos.
Definición y Concepto del VAT
VAT es un acrónimo del concepto inglés “Value-Added Tax”, lo que en español viene a ser “Impuesto sobre el Valor Añadido”, es decir, el IVA. VAT son las iniciales de “Value Added Tax”, que en español se traduce como Impuesto sobre el Valor Añadido. Se trata, en definitiva, de una denominación internacional para lo que en España conocemos como IVA. Es un impuesto indirecto al consumo. El término VAT se utiliza principalmente en Europa y en relaciones internacionales. En realidad, no existe una diferencia conceptual entre VAT e IVA.
El número de identificación de IVA europeo (VAT number, por sus siglas en inglés) es un elemento clave en el ámbito fiscal y comercial, especialmente dentro de la Unión Europea. El número VAT (Value Added Tax) hace referencia al código de identificación fiscal necesario para que una empresa o autónomo sujetos a IVA puedan operar comercialmente dentro de las fronteras comunitarias. El número VAT o VAT number es un identificador fiscal con el que deben operar todas las empresas y autónomos que realizan actividades comerciales sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) dentro de la Unión Europea. Este número acredita a una empresa como autorizada para operar a nivel intracomunitario y exonera del pago del IVA en las operaciones realizadas dentro de la Unión. Es un identificador fiscal establecido por la Unión Europea de tributación por IVA para las empresas que operan entre los países miembros.
Esta identificación nace con la entrada en vigor del sistema único de pagos puesto en marcha en Europa, denominado SEPA, que obliga a las empresas a modificar ciertas pautas en la facturación y cobro de servicios a otras organizaciones del continente. Además, la inclusión del VAT como requisito para operar en la UE también vino acompañado de la entrada en vigor del sistema único de pagos europeo, llamado SEPA.
VAT vs. NIF/IVA: Diferencias Clave
En España, cada empresa tiene asociado un CIF o NIF, para poder identificarlas dentro del territorio nacional. El NIF es un número de identificación a nivel nacional que se utiliza para personas físicas y jurídicas a efectos fiscales dentro de un país. En España suele coincidir con el DNI (Documento Nacional de Identidad) para las personas físicas y es obligatorio para cualquier persona que realice actividades económicas. Por su parte, el VAT es un identificador fiscal a nivel europeo que se emplea para identificar a empresas y autónomos que realizan operaciones intracomunitarias en la Unión Europea.
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La principal diferencia del VAT con el NIF es la posibilidad de comercializar productos y servicios en España o fuera. El número VAT es el identificador fiscal único que se asigna a las empresas y profesionales autónomos que realizan operaciones intracomunitarias dentro de la Unión Europea. Por otro lado, el número IVA es el número de identificación fiscal que se asigna a todas las empresas y autónomos que operan en España, independientemente de si realizan o no operaciones intracomunitarias.
Y es que se va a necesitar un número identificativo intracomunitario y, por tanto, el NIF nacional de España no va a servir. El número VAT es el número de NIF de la empresa precedido por el prefijo del país intracomunitario, ES en España. Se obtiene a partir del NIF, añadiéndole las siglas del país correspondiente (en el caso de España, ES) y no es obligatorio para todas las empresas, solo para aquellas que realizan operaciones intracomunitarias. Así, si una empresa española solo vende productos en España no necesita tener un número VAT.
En España se llama NIF-IVA y se compone del prefijo ES seguido del NIF (por ejemplo, ESB12345678). NIF-IVA es el nombre oficial que usa la AEAT. Un VAT Number en España sigue una estructura específica que incluye el prefijo «ES» seguido del número de identificación fiscal. Cada Estado miembro usa un formato propio, pero todos siguen la misma lógica: dos letras de prefijo (ISO del país) y un identificador nacional. Lo único que establecen las directivas europeas es que debe comenzar por un código que identifica al país.
¿Para qué sirve el número VAT?
El número VAT permite identificar a la empresa. Es como un DNI fiscal para las empresas que operan en la UE. El código VAT identifica a las empresas que hacen negocios con otros países de la Unión Europea. Sirve para simplificar el pago del IVA y evitar que tengan que hacerlo en ambos territorios. El Número IVA es muy importante para las empresas y autónomos que realizan operaciones intracomunitarias.
El VAT permite a las empresas y autónomos realizar operaciones comerciales dentro de la Unión Europea en entornos libres de IVA. Asimismo, una de las principales ventajas del VAT es que permite a las empresas facturar sin IVA a otras empresas ubicadas en otros países de la Unión Europea. En definitiva, el número VAT es una herramienta esencial para las empresas que operan en la Unión Europea. El número de VAT es imprescindible para las operaciones intracomunitarias.
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El VAT number es de uso obligatorio para cualquier empresa o autónomo que realice operaciones comerciales sujetas a IVA dentro de la Unión Europea. Este número es esencial para aquellas empresas que venden bienes o servicios tanto a nivel nacional como internacional dentro de la UE, ya que permite identificar y rastrear las transacciones de IVA. Por tanto, si no se tiene este identificador no se puede operar con otros países miembros de la Unión Europea. Necesitas VAT Number si tu actividad implica operaciones intracomunitarias B2B de forma habitual o puntual.
El VAT es necesario para:
- Transacciones entre empresas de diferentes países miembros.
- Empresas o autónomos que adquieran bienes o servicios sujetos a IVA a otras empresas o profesionales autónomos de la UE.
- Empresas y autónomos que presten servicios localizados en la UE pero que se realizan desde fuera del territorio comunitario.
- Acceder a ciertos servicios de la UE, como el sistema de Ventanilla Única (VUE) para el IVA.
Cómo obtener el número VAT (NIF-IVA)
Para obtenerlo en España es necesario tener el número de identificación fiscal (NIF) adjudicado y pedir también el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Puedes obtener el VAT solicitándolo a la Agencia Tributaria. Para esto, tienes que tener previamente un CIF o NIF. Sí. Cualquier autónomo que factura servicios o bienes a empresas de otros países de la UE puede solicitar el alta en el ROI y obtener su NIF-IVA.
El trámite se hace ante la Agencia Tributaria con el modelo 036, la declaración censal de alta, modificación y baja. Para ello, debes presentar el modelo 036 a la Agencia Tributaria. Este trámite lo puedes hacer en la sede electrónica de la AEAT. Para cumplimentar el Modelo 036, es recomendable prestar especial atención a la casilla 130 (página 1), donde se marca la opción ‘Solicitud de alta/baja en el registro de operadores intracomunitarios’.
Firma y presenta el modelo de forma telemática. Hacienda hace el estudio de la solicitud en un plazo de 15 días y, una vez pasado ese período, notifica la decisión a la compañía. Una vez solicitado, se valorará la necesidad de tu empresa de obtener el VAT. Durante ese período Hacienda puede solicitar información adicional o visitar el domicilio fiscal para comprobar que la actividad es efectiva. En algunos casos, la AEAT puede solicitar documentación adicional para verificar los datos o la naturaleza de las actividades comerciales. Hacienda puede denegar el alta si considera que la actividad intracomunitaria no está justificada. Si se comunica que la concesión del número VAT ha sido denegada, en la misma notificación se puede encontrar el proceso a seguir para intentar cambiar la decisión de Hacienda.
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Hacienda es la responsable de comunicar la aprobación o desestimación del número VAT. Tras la solicitud, pueden pasar hasta 3 meses para que la Agencia Tributaria te conceda el VAT. Una vez concedido, se puede consultar el Número VAT en el recibo de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios entregado por la Agencia Tributaria tras su solicitud.
El sistema VIES: Verificación del VAT Number
Por otra parte, hay que conocer el concepto VIES. VIES (VAT Information Exchange System) es el portal de la Comisión Europea donde se comprueba en tiempo real si un VAT Number está activo. VIES no es un número: es el sistema europeo online donde se comprueba si ese NIF-IVA está activo. Si la resolución es positiva, el NIF-IVA queda activo y aparece en VIES.
La consulta VIES sirve en dos escenarios. Uno, cuando acabas de solicitar tu propio VAT y necesitas saber si ya está activo para empezar a facturar: aunque aún no tengas la carta de concesión, si apareces en VIES ya puedes operar. Si hemos sido aceptados para obtener un número VAT, estaremos dentro del sistema VIES, dónde nuestro número estará reconocido y podremos consultarlo directamente. Para validar un VAT Number de otro país de la UE, puedes utilizar el sistema VIES (VAT Information Exchange System) en la página web de la Comisión Europea. Antes de emitir cualquier factura intracomunitaria conviene comprobar en VIES que el cliente está dado de alta en el ROI de su país. La protección es sencilla: validar en VIES antes de cada factura y guardar el número de consulta.
He solicitado el alta en el ROI pero aparezco en el VIES como "No establecido". Hacienda puede tardar días o semanas en actualizar el censo VIES, pero tu alta fiscal en España es efectiva desde la fecha de solicitud si es aprobada.
Facturación con VAT en Operaciones Intracomunitarias
Hasta que no dispongas del VAT, no podrás emitir facturas de forma legal a otras empresas de la UE. Sin VAT válido no puedes aplicar la exención de IVA en operaciones intracomunitarias, y cualquier factura que emitas a un cliente en la UE llevará el IVA español al 21 %. Si emites una factura intracomunitaria sin IVA a un cliente cuyo VAT no estaba activo en VIES en el momento de la operación, Hacienda puede considerar que la exención no se aplicaba.
Es importante incluir el Número VAT en todas las facturas que se emitan a empresas o autónomos de otros países de la Unión Europea. Tanto proveedores como clientes tienen la obligación de utilizarlo en sus facturas intracomunitarias para que los diferentes países dispongan de una base de datos común que facilite la gestión de los diferentes Impuestos de Valor Añadido. Operaciones intracomunitarias son aquellas que se emiten por la venta de bienes o servicios a otras empresas o profesionales autónomos ubicados en un país de la Unión Europea distinto al del vendedor. En estas facturas, el vendedor debe incluir su número VAT y el número VAT del comprador (si lo tiene).
La ventaja principal de emitir facturas con clientes de la UE es que no es necesario añadir el IVA (obligatorio para facturas emitidas dentro de España). Esto se convierte en una ventaja fiscal para ambas partes dado que la Unión Europea acepta no emitir el impuesto al facturar (en origen) si se registra mediante una fórmula de compensación mediante modelos en la empresa facturada (en destino). Esto es muy beneficioso para las empresas y sencillo de contabilizar ya que tampoco hay que aplicar la retención del IRPF.
Cuando se realizan ventas dentro del territorio de Europa, hay que calcular el IVA correspondiente a la operación y hacer que el impuesto no se vea afectado. El modelo 303 es la autoliquidación trimestral del IVA. En él se declaran las operaciones intracomunitarias sujetas y las cuotas de IVA soportadas y repercutidas, incluida la inversión del sujeto pasivo en las adquisiciones intracomunitarias. El modelo 390 es el resumen anual del IVA y recoge todas las cuotas declaradas a lo largo del año en los modelos 303.
El modelo 349 es la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias. Recoge ventas y compras con el VAT de cada contraparte y se presenta trimestralmente o mensualmente si se supera el umbral de 50.000 €. El modelo 349 corresponde al resumen de todas las compras y ventas que se han hecho dentro de los diferentes países miembros de la Unión Europea durante un tiempo determinado. Los servicios prestados a distancia son las que se emiten por la prestación de servicios a clientes ubicados en un país de la Unión Europea distinto al del prestador del servicio.
No. Las ventas B2C a consumidores finales en la UE se gestionan por el régimen de ventanilla única (OSS), que no requiere alta en el ROI ni NIF-IVA. Si solo vendes a particulares, puedes usar OSS sin necesidad de darte de alta en el ROI. No, son registros distintos. El OSS (One Stop Shop) es un régimen opcional para declarar el IVA de ventas a consumidores finales (B2C) en un único país (normalmente el tuyo).
Consideraciones Adicionales sobre el VAT
- Reembolso del IVA: Sí, es posible obtener un reembolso del IVA pagado en otros países de la UE mediante el procedimiento de devolución del IVA intracomunitario.
- VAT y EORI: Por último, el VAT number solo se aplica para las operaciones entre países de la UE. Esto significa que tener el VAT number no implica disponer del número EORI. El número EORI (Economic Operator Registration and Identification) es utilizado para identificar a los operadores económicos en sus operaciones aduaneras dentro y fuera de la UE.
- Suspensión del VAT: Si tu empresa deja de operar temporalmente, debes informar a la Agencia Tributaria para que suspendan tu VAT Number hasta que reanudes las operaciones.
- Baja de oficio en el ROI: He dejado de facturar a Europa durante un año y Hacienda me ha dado de baja del ROI. La baja de oficio en el ROI no es una sanción administrativa en sí, sino un procedimiento automático de "limpieza censal". Es perfectamente válido y cada vez más común.
- Brexit: Tras el Brexit, las operaciones con el Reino Unido ya no se consideran transacciones intracomunitarias.