En el ámbito empresarial, es fundamental comprender qué son los soportes contables, también conocidos como documentos contables. La diferencia principal entre estos soportes radica en que los soportes de contabilidad o documentos contables internos se manejan dentro de la empresa, siendo documentos internos, mientras que los no contables son externos. Además de estas dos categorías principales, existe otra clasificación llamada “Títulos valores”, los cuales se encargan de respaldar los préstamos.
Clasificación de los Soportes Contables
Los soportes contables se clasifican para organizar la documentación que sustenta las operaciones de una empresa. A continuación, se detallan las principales clasificaciones:
Soportes No Contables Externos
Estos documentos se emiten fuera de la empresa, para posteriormente ser recibidos y conservados por la empresa. Algunos ejemplos de soportes no contables externos son: nota de contabilidad, cotización, orden de pedido, conciliación bancaria, comprobante de diario, o informes de saldos bancarios.
Soportes Contables Internos
Son los documentos contables que la empresa emite y que pueden entregarse a terceros, a la vez que pueden ser conservados por la misma organización. Algunos ejemplos de soportes contables internos son: factura de compra y venta, comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros, consignación bancaria, recibo de caja, recibo de caja menor, nota crédito, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, comprobante de pago, o notas débito.
Títulos Valores
Estos documentos son de garantía por préstamos de dinero. Algunos ejemplos de títulos valores son: el cheque, pagaré, letra de cambio, libranza, la cual es una constancia de que el empleador realizó un préstamo al empleado, entre otros.
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| Clasificación | Descripción | Ejemplos Clave |
|---|---|---|
| Soportes Contables Internos | Documentos que la empresa emite y pueden entregarse a terceros o conservarse por la organización. | Factura de compra y venta, comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros, consignación bancaria, recibo de caja, recibo de caja menor, nota crédito, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, comprobante de pago, notas débito. |
| Soportes No Contables Externos | Documentos emitidos fuera de la empresa, que son recibidos y conservados por la misma. | Nota de contabilidad, cotización, orden de pedido, conciliación bancaria, comprobante de diario, informes de saldos bancarios. |
| Títulos Valores | Documentos que sirven como garantía por préstamos de dinero. | Cheque, pagaré, letra de cambio, libranza. |
Características de los Soportes de Contabilidad
Es importante que sepas que existen algunas características con las que todo soporte de contabilidad idealmente debe de contar. Estas incluyen información general como: nombre de la organización que lo emite, título, fecha, información detallada de su contenido e, indispensablemente, las firmas de los encargados de gestar, examinar y enumerar dichos comprobantes.
Tipos de Soportes de Contabilidad Específicos
Además de las clasificaciones generales, existen diferentes tipos de soportes de contabilidad, cada uno con una función específica en el registro de las operaciones empresariales.
Recibo de Caja
Este soporte de contabilidad es un documento que registra todo ingreso a través de dinero en efectivo a la organización. El recibo original de caja se entrega al cliente, y las copias se archivan; una para el archivo consecutivo y otra para anexar el comprobante diario de contabilidad. Hay que recordar que en caso de venta al contado, el recibo de caja no es válido; para soportar ese ingreso es necesaria una factura.
Recibo de Consignación Bancaria
Dicho soporte contable es un comprobante hecho por las instituciones bancarias para que los cuentahabientes lo ejecuten al realizar una consignación. El recibo de consignación bancaria se queda en el banco, mientras que la copia con el sello del cajero o con el timbre de la registradora, se usa para la contabilidad de la empresa que consigna.
Comprobante de Depósito y Retiro de Cuentas de Ahorros
Estos son formatos diseñados por organizaciones de crédito y de ahorro, que se entregan a los clientes para ser utilizados en transacciones de depósito, retiro, etc.
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Factura de Compra-Venta
Este soporte de contabilidad contiene la descripción de los artículos comprados o vendidos, los gastos extras generados como fletes, impuestos, etc., así como las formas de pago. Hablamos de factura de venta cuando nos referimos al vendedor, y de factura de compra cuando hablamos del comprador. La factura original es entregada al cliente, y como en los anteriores soportes de contabilidad, se elaboran dos copias; una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Recuerda que las facturas no deben tener enmendaduras o rayones.
Cheque
En este soporte de contabilidad hacemos referencia a un documento donde un girador indica a una institución bancaria, pagar la suma que se señala en el documento a un beneficiario.
Comprobante de Pago
Específicamente a este soporte de contabilidad se le puede llamar de diferentes maneras, comprobante de pago, orden de pago, comprobante de egreso, etc., y es el encargado de respaldar la suma de dinero con un cheque, donde el original se adjunta al comprobante diario de contabilidad y la copia al archivo consecutivo.
Letra de Cambio
Este documento es una orden de pago otorgada por un girador con efecto a un girado, la finalidad es pagar al portador la cantidad de dinero especificada.
Pagaré
Es un documento empleado para respaldar créditos bancarios, en el cual una persona está obligada a pagar determinada cifra de dinero en una fecha particular.
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Nota Débito
Es el documento empleado por las empresas para cargar o endosar en la cuenta de sus clientes un mayor valor por conceptos de error u omisión en la liquidación de facturas, también se incluyen los intereses de haberse generado por mora en el pago de las obligaciones.
Nota Crédito
Si una organización otorga descuentos o rebajas y estos no existen en una factura liquidada, la empresa puede hacer uso de la nota de crédito, también puede utilizarse en caso de devoluciones de mercancía totales o parciales. Aquí, como en casos anteriores, se otorga la original al cliente y la empresa conserva dos copias, una para archivo consecutivo y otra para el diario de contabilidad.
Recibo de Caja Menor
Los recibos de caja menor se utilizan para gastos que se pagan en efectivo de cantidades mínimas, que no necesitan cheque, a los cuales se les establece un monto denominado caja menor.
Nota de Contabilidad
Existen operaciones dentro de las organizaciones que no cuentan con soporte contable, este es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierres, para estas operaciones existen las notas de contabilidad, donde deben ser registradas.
Comprobante Diario de Contabilidad
Como se ha mencionado anteriormente en el artículo, el comprobante diario de contabilidad debe realizarse previamente a cualquier registro de operación de tu negocio. Además, debe incluir fecha, número, origen, descripción, cuentas repercutidas por el asiento, cantidad, entre otros. Cada uno de los comprobantes debe ir respaldado por los documentos y soportes necesarios.
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