Todas las empresas deben realizar el cierre de su contabilidad para determinar el resultado contable y patrimonial de su ejercicio económico. El cierre del ejercicio contable es el procedimiento que da por clausuradas las cuentas anuales de una empresa. Este proceso permitirá a las empresas calcular el total de pérdidas o ganancias en las que han incurrido dentro de dicho período.
Abarca una temporada de doce meses (nunca mayor) y define un ciclo económico en la vida de una empresa, generalmente asociado a un año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre). Aunque el año natural sea el referente habitual, cada empresa puede elegir el plazo de doce meses que más le interese según sus necesidades. Llega el final de año y para la mayoría de las sociedades es la fecha de cierre del ejercicio contable. Puesto que es habitual que dicho ejercicio se inicie el 1 de enero y termine el 31 de diciembre, para la mayoría de las sociedades, el fin de año es la fecha para proceder a efectuar el cierre del ejercicio contable.
Como ya debe saber, todo aquél que tenga una empresa deberá llevar la contabilidad de su negocio y presentar una serie de documentos ante Hacienda para verificar el estado de su entidad. El resultado contable es la base para calcular -con algunos ajustes fiscales- la cuantía del impuesto sobre sociedades.
Fechas Clave y Obligaciones Administrativas del Cierre Contable
Para la mayoría de las sociedades, el fin de año es la fecha para proceder a efectuar el cierre del ejercicio contable.
¿Cuáles son las fechas clave del cierre contable?
- A partir de la fecha de cierre del ejercicio, las empresas dispondrán de un plazo máximo de 3 meses (hasta el 31 de marzo) para formular las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado.
- Antes de que transcurran 4 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio, se deberán legalizar los libros de contabilidad. Por tanto, las empresas tendrán hasta el 30 de abril para legalizar sus libros.
¿Cuándo se deben presentar los resultados ante Hacienda?
- Una vez realizado el cierre del ejercicio contable, las empresas tendrán los 6 meses posteriores para presentar las cuentas a Hacienda.
- De esta manera, aquellas empresas que hayan cerrado el año fiscal el 31 de diciembre de 2018, tendrán hasta este próximo 30 junio para presentar los documentos ante Hacienda.
Las obligaciones administrativas referidas al 2019 no terminan en la fecha cierre ejercicio contable. Estas incluyen:
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- Retenciones.
- IVA.
Los Asientos de Ajuste: Clave del Cierre de Ejercicio
La clave de este procedimiento son los ASIENTOS DE AJUSTE. Es la tarea más delicada para completar las operaciones de fin de ejercicio contable. Cualquier aplicación de contabilidad puede elaborar el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias de forma automática, e incluso confeccionar los asientos de ajuste si tienen los datos para ello.
A continuación, se detallan los pasos esenciales para realizar estos ajustes:
Contabilización de facturas: Todas las facturas que correspondan al año hay que contabilizarlas. Preparar las que estén pendientes y reclamar a los proveedores las que no han llegado.
Valoración de existencias: Las existencias o materias primas adquiridas para venta o consumo suelen tener mucho movimiento. El inventario hay que valorarlo con el precio de adquisición de cada existencia. En los asientos de ajuste, por un lado se anula el valor inicial de la mercancía, y por otro, se computa el nuevo.
Amortización del inmovilizado: El inmovilizado en propiedad (vehículos, maquinaria, mobiliario, locales) hay que amortizarlo. Al adquirirlo se contabiliza como inversión y no como gasto. Hay distintas cuentas de amortización según el tipo de inmovilizado. Se trata de reflejar en el Balance la pérdida de valor del inmovilizado en el tiempo (grupo 2) y computar el gasto asociado (grupo 6).
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Periodificación: Periodificar es imputar derechos y obligaciones al año que les corresponden. Si al final del año se han pagado 7 meses, hay que trasladar 700 euros del largo al corto plazo para que las cuentas reflejen el valor real de cada plazo. Un ejemplo son los (485) Ingresos anticipados que implican facturar a un cliente un servicio que cubrirá más de un año.
Provisiones: Las provisiones son cuentas de pasivo que sirven para reconocer cualquier gasto o riesgo conocido y cuantificable, cuando aún no se sabe en qué momento se producirá. Por ejemplo, el riesgo se confirma, pero la cantidad a pagar es menor (1000 €). Se aplica la provisión y se corrige el exceso. Las provisiones contribuyen a dar estabilidad y seguridad, anticipando futuros gastos o situaciones de riesgo. Tras verificar el suceso que las provoca se deben revertir aquellas cantidades aplicadas en exceso.
Deterioro de valor: Hay que registrar, como mayor gasto, cualquier deterioro o pérdida reconocida. Por ejemplo, (59) Deterioro de valor de algunas inversiones (reducción del valor de las acciones). Si el deterioro es irreversible se salda la cuenta directamente reduciendo o anulando el activo afectado.
Subvenciones: Las subvenciones recibidas para la compra de un bien concreto no se puede computar en una cuenta de ingresos (grupo 7) directamente sino por medio de la amortización del activo correspondiente.
Asiento de reclasificación y cierre: Se realiza con un asiento de reclasificación y cierre de todas las cuentas de ingresos y gastos con saldo.
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Asiento de apertura: A uno de enero se hará el asiento de apertura, intercambiando los valores del asiento de cierre, para que las cuentas recuperen el saldo que tenían.
En definitiva, comprender todos estos pasos, saber cómo se hacen y para qué, es muy positivo para cualquier empresario. Así, se puede entender mejor cómo funciona la contabilidad y cómo se crea la información que contiene. En Circulantis, queremos ayudarte a comprender mejor las tareas necesarias para realizar este trámite y salir airoso.
Cierre de Ejercicio en CONTPAQi Comercial: Un Manual Práctico
Si te apareció el mensaje en CONTPAQi Comercial: "La fecha del documento no pertenece a ningún ejercicio de la empresa" al intentar facturar en enero, esto sucede porque el sistema solo permite tener dos ejercicios abiertos simultáneamente (por ejemplo, 2024 y 2025). Para poder trabajar en el 2026, es necesario cerrar el ejercicio más antiguo. A continuación, te presentamos el manual definitivo para realizar este proceso de forma segura.
1. El Paso Crítico: El Respaldo
Antes de cualquier proceso masivo, es obligatorio respaldar tu información.
- Requisito: Todos los usuarios deben estar fuera del sistema.
- Ruta: Menú Empresa > Respaldar.
- Tip: Asegúrate de seleccionar "Respaldar" y no "Restaurar", ya que los botones están muy juntos.
2. Validación de Cancelaciones Pendientes
Debes asegurar que no existan facturas con estatus de "Proceso de cancelación" ante el SAT del año que vas a cerrar.
- Ruta: Menú Ver > Administrador de vistas de CFDI.
- Acción: Haz clic en Revisar estatus de cancelación y selecciona el ejercicio a cerrar (ej. 2024).
- Importante: La lista debe quedar vacía. Si hay documentos, da clic derecho y selecciona "Actualizar estatus de cancelación".
3. Afectación de Saldos en Forma Masiva
Este proceso garantiza que tus inventarios y cuentas por cobrar estén perfectamente cuadrados.
- Ruta: Menú Procesos > Afectación de saldos en forma masiva.
- Rango: Del 1 de enero al 31 de diciembre del año que vas a cerrar.
- Acción: Haz clic en Procesar.
4. Ejecución del Cierre de Ejercicio
Una vez realizados los pasos anteriores, estamos listos para el cierre final.
- Ruta: Menú Procesos > Cierre de ejercicio.
- Validación Visual: El sistema te mostrará el ejercicio que se va a cerrar (ej. 2024) y el ejercicio vigente (ej. 2025).
- ¡CUIDADO!: Solo haz clic en Procesar una sola vez. Al finalizar, el sistema mostrará "Proceso realizado con éxito", pero la ventana no se cierra automáticamente. No vuelvas a dar clic en procesar, o cerrarás el ejercicio vigente por error.
5. Verificación Final
Para comprobar que el proceso fue exitoso, intenta crear cualquier documento (como una cotización o factura) con fecha del nuevo año (ej. enero 2026). El sistema ahora te permitirá hacerlo sin restricciones.