Los activos diferidos representan gastos realizados por una empresa que serán reconocidos como un beneficio en estados financieros futuros. Estos activos incluyen gastos anticipados como seguros pagados por adelantado, costos de investigación y desarrollo, y gastos de publicidad, entre otros. Un ejemplo clásico de activo diferido es el gasto en publicidad para una campaña de gran envergadura, como la participación en ferias y exposiciones. Aunque el gasto se incurre hoy, los beneficios de la campaña se extenderán a lo largo de varios meses o años.
Los activos diferidos, también conocidos como cargos diferidos, costos diferidos o débitos diferidos, son bienes y servicios que ha adquirido una empresa de manera anticipada y que no necesariamente se usan de inmediato. Su objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han consumido esos recursos. Un punto muy importante sobre este recurso financiero, que hay que tener en cuenta, es que los activos son aquellos que pueden generar beneficios a una empresa en el futuro.
Los gastos diferidos, a pesar de estar clasificados como un activo, no son otra cosa que gastos ya pagados pero que aún no han sido utilizados, cuyo objeto es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han utilizado dichos gastos. Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizará de forma inmediata, sino que los irá utilizando o consumiendo en el transcurso del tiempo y, mientras esto sucede, permanecen como un activo.
¿Por qué usar activos diferidos?
Los activos diferidos se usan con un interés puramente contable o financiero, ya que realizar estos pagos hará que no se consideren dentro de las cuentas en un periodo contable en concreto. En otras palabras, tratar la adquisición de bienes y servicios como activos diferidos, logra que no se tengan que registrar desde un inicio en la lista o cuenta de gastos, lo que favorece a los números declarados en los periodos contables previos al uso de esos bienes o servicios adquiridos.
Es importante destacar que cuando una empresa usa su base contable en efectivo, los gastos se deben registrar de forma inmediata en la cuenta de pagos, tan pronto como se paguen, por lo tanto, no aplicarían los activos diferidos.
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Principios Contables de los Activos Diferidos
Existen varias razones por las cuales ocurren, o son determinados los activos diferidos. Básicamente, se sustentan en un total de dos principios contables, los cuales son:
1. Principio de Devengo
En primer lugar, se sigue lo que determina el principio de devengo, el cual establece que los efectos de las transacciones son registrados cuando suceden. Esto quiere decir que se atiende a lo que es la corriente real de los servicios y bienes, en lugar de a la financiera, más de pagos y cobros. Por esta razón, cuando se genera algún pago, puede registrarse un activo diferido, aunque el gasto se anota justo en el momento en el cual se consume.
2. Principio de Correlación de Ingresos y Gastos
Por otra parte, está el principio de correlación de ingresos y gastos. Aquí deberás tomar en cuenta, al momento de realizar las cuentas anuales, aquellos gastos realizados con los que puedas generar los ingresos del ejercicio en cuestión. De esta forma, los gastos se anotarán en el momento en el cual el activo diferido otorgue las ventajas y los beneficios para los cuales fue adquirido.
Características de los Activos Diferidos
Además de no aplicar cuando la base contable de una empresa es en efectivo, los activos diferidos tienen las siguientes características:
- Los activos diferidos se deben registrar dentro del balance general en forma de activo a largo plazo.
- Al entrar en la categoría “A largo plazo”, se debe esperar a que el producto o servicio sea usado, lo que puede llegar a tardar varios periodos contables.
- Estos gastos son activos intangibles y en algunos casos sirven para la protección ante cualquier eventualidad que pudiera suceder en el futuro.
- Si una empresa no registra ningún gasto como cargo diferido, lo más probable es que utilice la base de contabilidad en efectivo.
- Una característica básica de estos pagos es la expectativa de la Empresa de recibir en el futuro beneficios, por lo tanto, se entiende que, al hacer el pago, no se transfieren a la entidad los beneficios y riesgos inherentes a las partidas que está por adquirir o recibir.
Requisitos para Contabilizar un Activo Diferido
Para que se puedan contabilizar, un activo de estas características tiene que cumplir con diversos requisitos para considerarse como tal. Estos son los 3 requisitos que deben cumplirse para que pueda ser considerado como un activo diferido:
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1. Debe encajar con la definición de activo
Los pagos realizados han debido de otorgar algún bien, servicio, derecho o cualquier otro recurso. Al momento de pagar, debes tener derecho de crédito, en comparación con aquel que no ha cumplido con su responsabilidad. Los elementos en cuestión deben ser manejados por la compañía. El activo tiene que resultar de algún suceso pasado, lo cual es algo que cumplen todos los activos diferidos, porque se producen tras el anticipo de un pago. Debe ser posible que ocurran mayores beneficios económicos en el futuro mediante los activos diferidos.
2. El cumplimiento de los criterios de registro y reconocimiento
Sabemos que de un activo diferido se esperan beneficios futuros. Sin embargo, más allá de eso, también este valor debe poder ser valorado de forma fiable. Esto significa que la información en la cual esté basada la valoración no debe contener ningún rasgo o tipo de sesgos o errores y representar ser un reflejo fiel de lo que se ve a simple vista.
3. Los intangibles deben ser identificables
En el caso de tratarse de intangibles, el activo diferido tiene que poder ser identificable. Esto implica que debe cumplirse una de las siguientes condiciones: que sea separable (es decir, que, en esencia, el activo pueda venderse, arrendarse, cederse o ser intercambiable de cualquier otra forma) o que sea creado como consecuencia de derechos contractuales o legales.
En este punto, no pueden ser activados aquellos gastos en los cuales hayas podido incurrir, con la intención de producir algunos intangibles. Por ejemplo, en el caso de que hayas gastado en publicidad, aunque esto pueda traer beneficios a futuro para la empresa, debes contabilizar ese pago ahora y no mientras ves que la mejora en la imagen adquiere impacto en las ventas. También es de destacar que no se pueden activar como intangibles los gastos de primer establecimiento. Son aquellos no relacionados con las operaciones jurídicas de la constitución que se realizan al echar a andar la empresa. No hay un derecho concreto que surja a partir de estos gastos y tampoco los podemos transmitir a terceros.
Clasificación de Activos Diferidos
Ahora que sabemos qué son los activos diferidos, cuál es su objetivo y sus características, debemos conocer cómo se clasifican:
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1. Gastos Prepagados
Los gastos prepagados son los que se hacen por anticipado, esperando que su consumo se lleve a cabo en algunos meses. Este activo diferido aparece en la base contable como un activo circulante, y al haber sido registrado como un gasto pagado por anticipado, se clasifica como un gasto prepagado. Alquileres/rentas, seguros o hasta impuestos pueden entrar en esta clasificación y son considerados como gastos prepagados. Otros pueden ser bienes y servicios que se consumen dentro de un año. Recordemos que los gastos prepagados se deben enlistar en el balance contable como un activo circulante hasta que se ejecute el beneficio de la compra.
Lifeder, en su rama de administración y finanzas, nos da un ejemplo muy claro de los gastos prepagados: Si una empresa paga en diciembre $30.000 por el alquiler del local de enero a junio, la empresa puede incluir en diciembre este monto total pagado en sus activos circulantes como gasto prepagado. En cuanto vaya pasando cada mes, la cuenta de gastos prepagados para el alquiler irá disminuyendo por el monto mensual, hasta consumir los $30.000 totales.
2. Gastos Diferidos
Los gastos diferidos, en comparación de los prepagados, entran en la categoría de activos a largo plazo; es decir, se pagan por adelantado y se tiene que esperar varios periodos contables, de entre 3 y 5 años, para que el bien o servicio sea consumido. Por lo tanto, estos activos diferidos se deben registrar en el balance general contable como activos a largo plazo y se clasifican como gastos diferidos. Una buena forma de identificarlos es que los gastos diferidos son siempre intangibles. Pueden ser la compra de un seguro de propiedad y accidentes (de inmueble o de los vehículos de la empresa, por ejemplo) que servirían como protección de los activos de la empresa para cualquier eventualidad que se pudiera llevar a cabo en el futuro.
Diferencia entre Gastos Prepagados y Gastos Diferidos
Básicamente, estos gastos se diferencian por lo siguiente:
- Los gastos prepagados tienen el derecho legal de recibir el servicio por el que están pagando. Por ejemplo, cuando las empresas pagan por adelantado el alquiler/renta o algún otro gasto.
- Los gastos diferidos no tienen el derecho a recibir el servicio, ya que el goce del mismo se da a largo plazo.
Uno de los diferenciadores claves es el tiempo. Los gastos diferidos se relacionan con un marco de tiempo específico; es decir, las transacciones prepagadas deben ocurrir en el transcurso de un año. Por otro lado, los cargos diferidos tienen un marco de tiempo de transacción más largo. El consumo total de un cargo diferido será años después de que se realice la compra inicial.
Ejemplos de Gastos Diferidos
Sabiendo que con los gastos diferidos también se busca obtener beneficios para el futuro como ingresos y/o utilidades, debemos distinguir que estos se pueden clasificar en pagos anticipados y activos intangibles, por lo que podemos enlistar los siguientes ejemplos de ambos:
Pagos Anticipados
- Renta de propiedades o instalaciones.
- Renta de equipos de trabajo.
- Publicidad, incluyendo la participación en ferias y exposiciones.
- Primas de seguros y fianzas.
- Insumos de papelería.
- Regalías.
- Diseño e implementación de sistemas nuevos.
- Conocimiento científico o tecnológico.
- Adquisición de Licencias.
- El nivel de costo por mantenimiento del activo para obtener los beneficios económicos futuros.
- Observación y control sobre el activo.
Activos Intangibles
Los activos intangibles son parte importante del valor de mercado de las empresas; su análisis corresponde a la necesidad de la contabilidad de revelar la información suficiente en relación con la medición y valuación de dichos recursos. Se definen los intangibles como el conjunto de bienes no materiales, representados por derechos, privilegios o ventajas de competencia que son valiosos porque contribuyen a un aumento en el ingreso o utilidades por medio de su empleo; estos derechos se compran o desarrollan en el curso normal de los negocios. Un activo intangible es un activo identificable de carácter no monetario y sin apariencia física.
Algunos ejemplos de activos intangibles que pueden ser diferidos incluyen:
- Conocimiento científico o tecnológico.
- Seguros.
- Fondos de inversión.
- Plan de pensiones.
- Diseño e implementación de procesos nuevos.
- Adquisición de concesiones.
- La propiedad intelectual.
- Registro de marcas y patentes.
- Costos en las fases de investigación y desarrollo.
- Erogaciones en etapas preoperativas.
Cuentas que Integran un Activo Diferido
Algo que debes saber es que las cuentas de activo, que son las que integran los activos diferidos, se clasifican en función de su disponibilidad. Además, recuerda que son el reflejo del patrimonio empresarial, ya que muestran los derechos y bienes de una institución financiera. Las principales cuentas de activo son las que te describimos a continuación:
- Cuenta de caja: tiene disponibilidad inmediata.
- Cuenta de bancos: representa todo el capital en efectivo del que se puede disponer. Está resguardado por entidades financieras y nunca debes permitir que esté en rojo.
- Almacén: es aquella cuenta en la cual se guardan, tanto las mercancías como la materia prima de la cual dispone una compañía, para la fabricación de sus artículos.
- Cuenta de clientes: aparece el saldo de aquellas personas particulares e instituciones que compraron bienes tuyos y que aún no cubren su deuda, es decir, quienes compran a crédito. Aparecen incluidos en este punto el tema de los impuestos.
- Diversos deudores: aquellas personas que le deben a la empresa, aunque aún no ha cancelado. Incluye los préstamos personales.
- Mobiliario de la oficina de trabajo: abarcan todos aquellos bienes que sean tangibles dentro de una compañía. La importancia de esta cuenta radica en que, mediante esta cuenta, podrás saber la cantidad de dinero que se invirtió en los equipos que pone la empresa a disposición de sus usuarios.
- Activos tangibles: aunque en ocasiones no aparezcan en tu contabilidad, le producen grandes beneficios a tu compañía que no se pueden tocar. Aquí incluimos elementos como los son los derechos de autor o las patentes.
¿Cómo se Registra un Activo Diferido?
Ahora es momento de llevar a la práctica lo que sabes sobre los activos diferidos. Te enseñamos cómo funciona de forma rápida y simple, a través de un ejemplo práctico.
Una empresa X adquirió un total de 1.000 cajas, por un valor de 100$ c/u, mediante el pago en efectivo. Estas cajas no serán utilizadas de forma inmediata, sino que se van a disponer de ellas por el transcurso de 1 año. El detalle es que la contabilidad de la empresa se lleva mensualmente, así que no se puede cargar el gasto de las 1.000 cajas, ya que se estaría cargando el gasto de 1 año en tan sólo 1 mes.
En ese caso, se registra la compra inicial, pero en la cuenta de activo diferido, la que corresponde a los gastos pagados, pero que no se gastarán inmediatamente. Así que lo debes registrar de la siguiente forma:
| Cuentas | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Activo diferido | 1.000 x 100 = $100.000 | |
| Efectivo | $100.000 |
Entonces digamos que, en 1 mes, gastaste cerca de 200 cajas. En ese caso, debes amortizar los 200 y llevarlos a la columna de gastos generales, sacando el dinero de la cuenta de activos diferidos:
| Cuentas | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gastos generales | 200 x 100 = $20.000 | |
| Activo diferido | $20.000 |
Al momento de amortizar, se extraen $20.000, por lo que el balance general queda en $80.000. Así que se agregan $20.000 al gasto, lo que genera una entrada de dinero y una salida (es decir, la empresa utilizó $20.000 y está ingresando también $20.000). Es decir, al momento de realizar un análisis financiero, los $20.000 son los que aparecen como parte del gasto y los otros $80.000 son parte del activo.
Activos Diferidos vs. Pasivos Diferidos
Los pasivos diferidos aplazan los ingresos o los reparten en varios periodos de tiempo. Son contabilizados únicamente hasta que el producto es entregado o servicio es prestado. Por ejemplo:
- Intereses.
- Comisiones.
- Arrendamientos.
- Honorarios.
- Servicios técnicos.
- Transportes como fletes y acarreos.
- Mercancías en tránsito ya vendidas.
- Cuotas de administración.
- Ventas a plazos.
Por lo tanto, el activo diferido es opuesto al pasivo diferido. Mientras los activos diferidos representan gastos pagados por adelantado que se convertirán en gastos en el futuro, los pasivos diferidos son ingresos recibidos por adelantado que se reconocerán como ingresos a medida que se presten los servicios o entreguen los bienes.
Importancia de los Activos Diferidos para una Empresa
El activo diferido para una empresa se basa fundamentalmente en los principios contables antes mencionados. Hacer uso de recursos financieros como los activos diferidos es de gran ayuda para evitar que en tu organización, tus ingresos y egresos sean alterados en los reportes respectivos a sus periodos. En la contabilidad, llevar a cabo el registro de activos, diferidos o no, es importante, pues estos son bienes pertenecientes a la organización.