El asiento contable de depreciación de un edificio es vital para obtener informes financieros precisos y cumplimiento. Registrar correctamente la depreciación mediante asientos contables garantiza estados financieros precisos y el cumplimiento de las normas contables. La depreciación representa el deterioro sistemático y la asignación del costo de un activo fijo tangible a lo largo de su vida útil. Contabiliza el desgaste, la obsolescencia u otros factores que reducen el valor de un activo con el tiempo.
Un asiento de depreciación es un registro contable que refleja la pérdida de valor de un activo fijo a lo largo de su vida útil. Depreciar activos fijos es un proceso que permite registrar la disminución del valor de los bienes de la empresa como parte de su uso en la operación. A través de este procedimiento se mantiene actualizada la información contable, reflejando de forma adecuada el impacto de los activos en los resultados financieros. Este proceso se utiliza de manera periódica, generalmente mensual, mediante la elaboración de un comprobante contable, y es clave para llevar un control ordenado de los activos, asegurar la correcta contabilización y apoyar la gestión diaria conforme a los lineamientos contables.
Estructura del asiento contable de depreciación
Un asiento contable de depreciación es el registro contable utilizado para reconocer el gasto de depreciación y la depreciación acumulada de los activos fijos a lo largo del tiempo. Este asiento refleja la reducción del valor contable de un activo, manteniendo su coste original en el balance. Asimismo, un asiento contable de depreciación implica tanto un débito como un crédito. Esta doble entrada garantiza que la ecuación contable se mantenga equilibrada, al tiempo que reduce el valor contable del activo.
Al final de cada período contable, los asientos de ajuste garantizan que el gasto por depreciación se registre con precisión. Por lo general, se debita el gasto de depreciación (estado de resultados) y se registra la depreciación acumulada (cuenta de contraactivo en el estado de resultados). La depreciación acumulada es una cuenta de contrapartida que muestra la depreciación total imputada a un activo a lo largo de su vida útil. Este enfoque proporciona transparencia sobre la antigüedad y el valor residual de los activos.
Cuentas contables para la depreciación de edificaciones
Para registrar este movimiento, debemos tener en cuenta el Plan Contable General Modificado, lo que menciona respecto a la cuenta 39, 68 y sus respectivas subcuentas. A continuación, se detallan las cuentas clave asociadas a los edificios:
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- CUENTA 39: DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN ACUMULADOS. Acumula la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil, así como la amortización de los intangibles.
- 3911 Edificaciones: Depreciación acumulada propiedades de inversión.
- 3921 Edificaciones: Depreciación acumulada propiedades de inversión - Arrendamiento financiero.
- 3932 Edificaciones: Depreciación acumulada propiedad, planta y equipo - Arrendamiento financiero.
- 3952 Depreciación acumulada - Costo (dentro de la cuenta 395 Depreciación acumulada de propiedad, planta y equipo).
Por otro lado, el registro del gasto se realiza mediante cuentas específicas:
- 684 Depreciación de propiedad, planta y equipo. Específicamente la subcuenta 6841 correspondiente a la depreciación al costo.
- 79 CARGAS IMPUTADAS A CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS. Utilizada para el destino de la depreciación.
- 95 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN o 951 Gastos de ventas, dependiendo del área a la que esté asignado el edificio.
Inicio de la depreciación del edificio
Al momento de registrar la depreciación, es fundamental determinar en qué momento debe comenzar el cálculo. Para ello, es importante considerar lo que nos dicen las normas al respecto:
- NIC 16, Párrafo 55 (Norma Contable): Se deprecia desde cuando el activo está listo para su uso.
- Art. 22 Inciso C, del IR (Norma Tributaria): Se deprecia desde el momento en que se empieza a usar el activo.
Por lo tanto, la depreciación se inicia cuando el activo esté listo para su uso. No obstante, para los términos tributarios desde el momento en el que se empieza a usarlos. En consecuencia, esa diferencia que se genere (solo si hubiere) se ajusta en el balance anual, en las casillas de adiciones y deducciones.
Procedimiento para elaborar el comprobante contable
Para registrar la depreciación de manera detallada por cada activo de la empresa, es necesario que primero definas los siguientes parámetros: creación de grupos de activos fijos y creación de activos fijos. Una vez parametrizado, para elaborar el comprobante contable de depreciación, puedes hacer uso de las siguientes rutas:
- En la página principal, presionas + Crear - Ver más - Otros - Comprobante contable.
- O seleccionas el módulo: Contabilidad - Movimientos contables - Nuevo comprobante contable.
Al ingresar por cualquiera de las rutas, el sistema mostrará la pantalla donde diligenciarás los siguientes datos:
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- Tipo de comprobante: seleccionas el tipo de comprobante donde quedará la contabilización.
- Fecha de elaboración: digitas la fecha en la cual quedará contabilizado el comprobante contable.
- Consecutivo: en este campo el sistema asigna el consecutivo del comprobante si en la configuración fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario que al momento de elaborar el documento digites el número con el cual será contabilizado.
- Cuenta contable: seleccionas la cuenta contable que requieras para el registro.
- Tercero: por ser un proceso interno de la organización, es necesario que ingreses los datos de la empresa (Número de Identificación Tributaria (NIT) o razón social). El límite de la identificación debe ser mayor o igual a 3 dígitos y menor o igual a 13 caracteres.
- Detalle: en esta sección seleccionas el activo que se está depreciando. En el caso de que la empresa no requiera llevar un control de activos fijos, no será necesario crearlos, puesto que al momento de realizar el comprobante contable, el sistema no solicitará el campo «Detalle».
- Débito - Crédito: introduces los valores en las columnas débito o crédito, según corresponda.
El registro correcto del asiento de depreciación es fundamental para reflejar el valor real de los activos, determinar la utilidad o pérdida de la empresa y cumplir con los requisitos legales vigentes.
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