Cuando estás relacionado en tu día a día con la emisión y recepción de facturas, sabes que pueden surgir situaciones extraordinarias que requieren anular una factura. También comúnmente hay la necesidad de recuperar facturas que no se tienen a la mano y por eso, debes entender cómo funciona la cancelación y recuperación de facturas.
Cancelar facturas significa invalidar un CFDI que ya ha sido emitido. El SAT permite que cualquier contribuyente pueda cancelar facturas siempre que exista una razón justificada, como errores en la emisión, cambios en el monto, fallas en los datos del receptor, o situaciones similares. Uno de los motivos de cancelación más comunes es el motivo 01, que corresponde a “Comprobante emitido con errores con relación”. Para cancelar un Comprobante Fiscal, el contribuyente debe demostrar al órgano tributario que existe una razón de ello. La correcta cancelación y recuperación de facturas evita errores en tu contabilidad, ayuda a tener claros tus registros, y permite cumplir adecuadamente con tus impuestos. Ya sea que manejes un negocio, seas proveedor o cliente, realizar estas acciones de forma adecuada es parte de una buena práctica administrativa.
¿Qué es el Acuse de Cancelación del CFDI y Por Qué es Importante?
Es importante saber que a pesar de que ya han pasado 3 años desde la entrada en vigor del esquema de cancelación de CFDI siguen habiendo dudas y confusiones respecto al proceso. Este proceso surgió desde que habían cancelaciones injustificadas anteriormente y éstas afectaban las deducciones y acreditaciones de impuestos al receptor.
El acuse de cancelación CFDI es el comprobante que emite o permite obtener el SAT después de una solicitud de cancelación. Sirve para documentar el movimiento y respaldar que el CFDI cambió de estatus. En términos prácticos, el acuse responde tres preguntas: qué CFDI se canceló, cuándo se realizó el movimiento y cuál fue el resultado. En una revisión, carta invitación o análisis interno, el acuse permite demostrar que el comprobante fue cancelado conforme al flujo del SAT.
Es altamente recomendable conservarlo porque documenta el resultado de la cancelación. Cuando un cliente cancela facturas sin conservar el acuse de cancelación de CFDI, el despacho pierde trazabilidad sobre la operación. Si no conservas el acuse, la cancelación puede existir en el SAT, pero el despacho tendrá más dificultad para probarla de forma ordenada.
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Tipos de Respuesta a la Cancelación y el Proceso de Cancelación
En el esquema actual de Cancelación de CFDI nos dice que existen tres tipos de respuesta a la cancelación: Cancelable con aceptación, cancelable sin aceptación y no cancelable.
Proceso de Cancelación "Con Aceptación"
Para que se pueda llevar a cabo una cancelación con aceptación, el receptor del comprobante fiscal deberá de recibir un mensaje por medio del Buzón Tributario haciéndole saber que existe una solicitud de cancelación de un CFDI por lo que tendrá que acceder al Portal del SAT a más tardar 72 horas contadas a partir de que haya recibido la solicitud de cancelación de un CFDI, para manifestar su aceptación o negación de la cancelación.
Es importante dar una respuesta en cuanto sea recibido el mensaje ya que el SAT dará por hecho que el receptor acepta la cancelación del CFDI si transcurren los 3 días. Para llevar a cabo el proceso bajo “con aceptación”, se hará mediante el portal del SAT para que sea directo.
Lo primero que se debe realizar es que el emisor consulte el Estado del CFDI en la página verificando que el estatus sea “Factura con Autorización de Cancelación” y ese aparece eso, deberá de solicitar la cancelación y es cuando el receptor recibirá un mensaje mediante el Buzón Tributario indicando que hay una solicitud que deberá de atender lo antes posible antes de que el SAT se anticipe. El receptor deberá manifestar la aceptación o rechazo de la cancelación a través del Portal del SAT o bien vía un proveedor de certificación dentro de los tres días hábiles siguientes contados a partir de la recepción de la solicitud.
Sea el caso que sea, el SAT deberá de emitir un acuse de aceptación, rechazo o cancelación al emisor.
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Herramientas y Métodos para la Gestión de Cancelaciones
Las peticiones de cancelación, consulta de estado de la factura, la aceptación o rechazo de la cancelación y la consulta de documentos relacionados, se podrá realizar por el portal del SAT o mediante los servicios de un proveedor de certificación.
Los métodos para la gestión de cancelaciones incluyen:
- El método requestCancelarCFDI realiza la solicitud de cancelación de un CFDI, este método va orientado a uso de Emisores (usuarios activos de Facturación Moderna). Posibles valores de respuesta correcta: CFDI Cancelado. Solicitud de cancelación recibida.
Solicitud de cancelación recibida. Se debe especificar el importe tal cual se timbró el CFDI. - El método consultarRelacionados realiza la consulta de Cfdis relacionados (Padre/Hijo) a el Cfdi especificado.
- El método receptorPeticionesPendientes realiza la consulta de peticiones de cancelación pendiendes de atención.
- El método receptorAceptacionRechazo realiza la Aceptación o Rechazo a la solicitud de cancelación de un CFDI. Valores conocidos: 1000: Se recibió la respuesta de la petición de forma exitosa.
Cómo Obtener y Resguardar el Acuse de Cancelación
El acuse puede consultarse dentro del flujo de facturación electrónica del SAT, especialmente en el servicio de consulta, cancelación y recuperación de facturas. Busca por folio fiscal, fecha, RFC del receptor o filtros disponibles. Cuando el SAT muestre el resultado de cancelación, descarga el acuse o guarda la evidencia disponible.
Es crucial guardar el acuse con un nombre que incluya RFC, periodo, UUID y motivo. No basta con descargar el documento. Antes de cerrar la tarea, revisa que el acuse corresponda al CFDI correcto y que el estatus sea consistente con la acción tomada.
Cuando la cancelación se realiza con motivo 01, el acuse del CFDI original debe conservarse junto con el CFDI sustituto. Si el CFDI sustituto no está relacionado correctamente, el acuse no resuelve toda la inconsistencia. Debes validar el nuevo CFDI y revisar su efecto contable. El expediente debe organizarse por cliente, periodo y tipo de corrección. Da seguimiento al proceso, especialmente si requiere aceptación del receptor.
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Contexto de la Facturación Electrónica Moderna
La validación, emisión, resguardo y certificación de CFDI son procesos fundamentales. Si tu sistema genera un archivo TXT o XML con los datos requeridos para generar un comprobante fiscal, podemos analizar si es candidato para que lo procese nuestro servicio. Un archivo XML con las especificaciones requeridas por el SAT basado en el Anexo 20 es un insumo clave.
Estos servicios también incluyen la solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa, y la solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
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