Un adeudo en cuenta es una forma de pago con cargo directo a la cuenta bancaria, que representa una obligación de pago que contrae una persona (el ordenante del pago y titular de la cuenta) que se compromete a pagar a otra (el beneficiario). El banco carga en la cuenta un recibo, una factura o un impuesto, sin necesidad de que intervenga el titular de la misma, pero con su previa autorización. Cuando se realiza el pago, se anota la cantidad en el debe de la cuenta. Para poder hacer un adeudo en cuenta es necesario facilitar al beneficiario del pago los datos de nuestra cuenta bancaria (el código IBAN) y autorizar la transacción con nuestra firma.
En el adeudo en cuenta, el banco carga un recibo en la cuenta bancaria del cliente sin que este intervenga pero con su consentimiento previo. Por otro lado, en la domiciliación bancaria el cliente facilita su número de cuenta a un tercero (una empresa o entidad) y le autoriza para que este cargue automáticamente los pagos en su cuenta bancaria de manera periódica. El adeudo en cuenta se suele utilizar para el pago de impuestos, facturas o servicios.
Fundamentos de contabilidad: el debe y el haber
El debe y haber son conceptos básicos de contabilidad financiera, por lo que resulta fundamental comprenderlos para poder realizar los asientos contables de una empresa o negocio de la manera correcta. El debe hace referencia a los ingresos que recibe una empresa o negocio, mientras que el haber hace referencia a las salidas o entregas que experimenta la empresa o negocio. El debe refleja el origen de los recursos y el haber su destino, lo que permite equilibrar las ecuaciones contables y asegurar la fiabilidad de los estados financieros.
La regla de partida doble hace referencia a que no existe deudor si no hay acreedor, y viceversa. Esto significa que las operaciones o transacciones que experimente la empresa deberán estar plasmadas tanto en la columna del debe como en la columna del haber. Así pues, si un elemento se incrementa, el otro ha de disminuir.
Diferencias entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Las cuentas por cobrar (AR) son la cantidad de dinero que los clientes deben a una empresa a cambio de los bienes y servicios que esta les proporcionó a crédito. Se registran como activos corrientes en el balance porque se espera que se conviertan en efectivo en el plazo de un año. Por el contrario, las cuentas por pagar (AP) son la cantidad de dinero que una empresa debe a sus proveedores o acreedores por productos o servicios comprados a crédito. Estas se registran como pasivos corrientes en el balance de una empresa.
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| Concepto | Cuentas por Cobrar (AR) | Cuentas por Pagar (AP) |
|---|---|---|
| Definición | Dinero que los clientes deben a la empresa. | Dinero que la empresa debe a proveedores. |
| Clasificación | Activo corriente. | Pasivo corriente. |
| Impacto | Aumenta con ventas, disminuye con cobros. | Aumenta con compras, disminuye con pagos. |
| Balance normal | Saldo deudor. | Saldo acreedor. |
Gestión contable de clientes y riesgos de insolvencia
La cuenta clientes (430) recoge los derechos de cobro derivados de la venta de productos o servicios que se han realizado pero que no se han pagado todavía. En el día a día comercial es muy habitual que las facturas no se paguen siempre al contado, o no totalmente, y que se abonen a 30, 60, 90 o incluso a 120 días. Esto genera un desfase entre la prestación del servicio o el envío del producto y la entrada del pago que ha de quedar documentado en los libros.
Ciertas circunstancias inducen a la empresa a pensar que posiblemente no cobre a su vencimiento todos los saldos que presentan sus clientes y deudores. En virtud del principio de prudencia valorativa, debe registrar contablemente estas posibles pérdidas. Para calificar a un cliente o deudor de dudoso cobro, es necesario que dicho crédito aún no haya vencido y que la empresa tenga serias dudas de cobrarlo a su vencimiento por las circunstancias que reúne, como que esta persona esté en suspensión de pagos o en quiebra.
La cuenta «Provisión para insolvencias de tráfico» aparece en el activo del balance con signo negativo, minorando el importe de los «Clientes de dudoso cobro» y de los «Deudores de dudoso cobro». De esta forma, el balance muestra el valor de estos créditos que la empresa espera hacer efectivo.
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