La temporada navideña es una época de gastos elevados para las empresas, incluyendo regalos corporativos, celebraciones, obsequios a clientes y proveedores, decoración y bonificaciones. Registrar los gastos de Navidad de forma precisa no solo cumple una función legal, sino que también fortalece el control financiero y permite determinar qué erogaciones pueden ser deducibles de impuestos. Es vital comprender que, aunque suelen considerarse gastos emocionales o de cortesía, forman parte de la contabilidad empresarial y deben documentarse correctamente.
Consideraciones generales sobre la deducibilidad
Para que un gasto sea deducible, debe estar estrictamente relacionado con la actividad económica del negocio y estar debidamente comprobado con facturas electrónicas o tickets válidos. Los pagos por atenciones a clientes y proveedores siempre deben tratarse como un gasto. Existen situaciones en que algunas entidades, en celebraciones de Navidad, aniversarios u otra ocasión especial, extraen de su mercancía inventarios como presentes; el tratamiento que se le da a esta situación es similar al de las cortesías, muestras gratis o regalos a proveedores.
Gastos navideños comunes y su clasificación
- Regalos corporativos: Se registran como parte de las actividades de mercadeo o relaciones públicas.
- Decoración, comidas y detalles: Deben registrarse como gastos generales o administrativos.
- Bonos o aguinaldos: Si se otorgan de manera voluntaria, deben registrarse como gastos laborales o remuneraciones extraordinarias.
- Fiestas y actividades: Se clasifican como gastos de bienestar o recreación para el personal.
Tabla: Resumen de tratamiento contable sugerido
| Concepto | Cuenta contable recomendada | Observación |
|---|---|---|
| Regalos a clientes/proveedores | 627 (Relaciones públicas) | Sujeto a límites de cifra de negocios. |
| Cestas de Navidad (empleados) | 629 (Otros servicios) o 649 | Considerado retribución en especie. |
| Decoración comercial | 629 (Gastos generales) | Requiere respaldo documental. |
Retribución en especie y nómina
La cesta de Navidad constituye una retribución en especie para los trabajadores. Es bueno tener una cuenta específica de retribuciones en especie, por ejemplo, la cuenta 640.1. La entrega de las cestas será considerada en especie, y la empresa deberá realizar el correspondiente ingreso a cuenta de la referida retribución. La empresa debe incluirlos entre los rendimientos en especies satisfechas tanto en las declaraciones trimestrales del IRPF (modelo 111) así como en la declaración informativa del modelo 190. La imputación al trabajador no lo es por el hecho de que sea deducible o no, sino porque realmente suponga un beneficio para el mismo.
El IVA y los gastos no deducibles
Es importante destacar que el IVA no será gasto deducible, por así estarlo establecido en la propia ley del IVA, según el cual su importe constituirá mayor coste de adquisición de las mercancías. No obstante, esto no se refiere a obsequios tipo objetos publicitarios o muestras gratuitas. Asimismo, el tratamiento de deducibilidad no es aplicable para los contribuyentes del régimen simple, como lo explica el Dr. Por Lucía Ramírez.
Finalmente, los empresarios y profesionales deben tener presente que, aunque las cestas de Navidad tienen un objetivo de consolidación de lazos económicos y afectivos, para Hacienda siempre han sido un gasto perseguido. Si en la cesta incluimos algo muy exagerado, podría tener problemas de ajuste primario y sobre todo secundario. Mientras sea un gasto razonable y se pueda justificar correctamente, no deberíamos tener problemas por aplicar estas deducciones, siempre evitando errores contables que puedan derivar en sanciones o auditorías fiscales.
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