El control de gastos es una metodología fundamental para administrar el dinero de una empresa. Con el paso del tiempo, las auditorías se transformaron en un recurso esencial de las empresas para obtener informes de gastos y así, poder administrar y controlar los recursos de manera más eficaz. Es cierto que hay varias formas de hacer auditorías y los resultados esperados quizás sean los mismos.
Beneficios Clave de una Auditoría de Gastos Eficaz
Las compañías tienen múltiples razones para mejorar la forma en que auditan los gastos. Una auditoría de gastos bien ejecutada puede llevar a:
- Menos errores costosos y repetición del trabajo.
- Un menor riesgo de fraudes desde dentro y desde fuera.
- Una menor probabilidad de ser objeto de escrutinio y sanciones de los reguladores fiscales y de otra naturaleza.
El Desafío del Cumplimiento
El cumplimiento es un desafío diario en numerosas funciones y roles, desde la reserva de viajes de negocios y el envío de informes de gastos hasta la verificación de facturas y la identificación de conceptos sujetos a impuestos. La reducción de riesgos, la regulación y digitalización fiscal, la sostenibilidad, la ciberseguridad y la IA se encuentran entre los muchos desafíos relacionados con el cumplimiento. Comprender las mejores prácticas de auditoría y analizar los desafíos a través de la lente de la oportunidad son piezas importantes del rompecabezas.
Mejores Prácticas para la Auditoría de Gastos
Auditar Cada Reclamación de Gastos
Para comenzar, audite cada reclamación de gastos, porque crea una base para su estrategia de auditoría.
¿Cuándo Auditar?
La respuesta fácil: Antes de la aprobación de un informe de gastos. Aunque muchas compañías esperan hasta que se apruebe un informe, esta opción provoca ineficiencias, como obligar a los gerentes agobiados a poner sellos de aprobación o hacer que Cuentas por Pagar tengan que recuperar el dinero que ya se erogó.
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Adaptar las Reglas de Auditoría
Las reglas de auditoría que elija dependen de su sector, cultura y requisitos normativos. Después de todo, las compañías más pequeñas tienen las mismas necesidades de control, eficiencia y escalabilidad que las grandes organizaciones. Ya que los propietarios y ejecutivos a menudo manejan las funciones de RR. HH., Marketing, TI y más junto con la estrategia global, las mejores prácticas y las herramientas de auditoría de cumplimiento pueden aportar mejoras sin mermar los recursos limitados.
Alineación con los Procesos y Objetivos
Las reglas de la auditoría deben estar alineadas con los procesos y objetivos de su compañía. Los consejos y las listas de verificación ayudan a formular y refinar su enfoque para la auditoría de gastos.
Uso de Tarjetas Corporativas
Exija el uso de tarjetas corporativas para que los gastos se capturen, clasifiquen, procesen y estén listos para la auditoría automáticamente.
El Impacto de la Automatización en la Auditoría de Gastos
Al implicar múltiples pasos y dominar muchos detalles, el cumplimiento y la auditoría de gastos son procesos obviamente complejos. Pero, al igual que con otras tareas financieras, las soluciones automatizadas permiten tener los procesos optimizados y el control mejorado que las compañías buscan para la auditoría de gastos.
“Una vez que establecimos que utilizaríamos Verify y nos dirigíamos a una herramienta de auditoría de inteligencia artificial, vi que el cumplimiento mejoraba inmediatamente. “Los usuarios pueden crear sus partidas de hotel y entretenimiento siete veces más rápido y también el tiempo de envío disminuyó”, dice Zeta Lazar, jefe de equipo de KUKA, un fabricante mundial de robótica.
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Riesgos y Desafíos en la Gestión de Gastos
Varias pueden ser las causas de la omisión de gastos. Para ser más precisos, la Asociación de Auditores Certificados de Fraudes considera que una empresa pierde anualmente el 5% de sus ingresos por maniobras fraudulentas. Muchas empresas no quieren recurrir al monitoreo constante de sus empleados, pero a la vez consideran necesario que su dinero sea usado dentro de sus políticas. Según investigaciones de campo relacionadas con las auditorías, se estipula que los gastos corporativos representan el segundo costo mayor para una empresa -cualquiera sea su tamaño-.
Soluciones de Auditoría de Gastos
Mediante los servicios de auditoría, podrá controlar la totalidad de los gastos, lo cual beneficiará a su compañía para una mejor administración de sus procesos. Los servicios de auditoría de SAP Concur se adaptan a las necesidades de cada empresa -sin importar su tamaño- brindándole soluciones inmediatas y eficaces de informes de gastos para que su empresa se mantenga en cumplimiento. Se verifican estos recibos y se los compara con los tipos de gastos como: la fecha, el tipo de gasto, el proveedor y la forma de pago.
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