La estructura del departamento de auditoría interna depende de muchos factores, principalmente del tamaño de la organización. Su objetivo es monitorear todas las áreas y procesos internos para detectar aquellos factores que puedan poner en riesgo a la organización o impidan el desarrollo de sus metas. También sirve para vigilar el cumplimiento de los controles y reglamentos internos de una compañía.
En este artículo describiremos la estructura de este departamento, sus principales funciones y algunos aspectos a considerar para llevar a cabo una auditoría interna.
¿Qué es una Auditoría Interna?
Se trata de una evaluación donde se revisan las distintas áreas de una empresa para verificar que funcionen adecuadamente y en apego a la normatividad establecida por los órganos de control interno y la dirección general. Las auditorías internas permiten analizar las empresas como sistemas para ver la manera en la que se relacionan las distintas áreas y determinar si hay mejoras que se puedan implementar.
Los auditores internos deben tener las siguientes cualidades esenciales:
- Ética: deben llevar a cabo su trabajo de una manera honesta para obtener resultados fiables.
- Objetividad: deben hacer a un lado sus prejuicios, evitar favoritismos y apegarse a datos concretos.
- Competencia: realizar la auditoría con la mayor eficacia posible para emitir recomendaciones que representen una mejora en los estándares de calidad de la empresa.
- Confidencialidad: los resultados de la auditoría interna se reportan a la dirección general o a las áreas correspondientes, pero es información sensible que debe permanecer dentro de la organización.
Misión del Departamento de Auditoría Interna
El auditor o el equipo de auditores recopilarán información mediante la observación, pruebas de calidad, productos tangibles e informes de cada una de las áreas. De esta manera, estos profesionistas pueden verificar si:
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- Existe algún tipo de riesgo en la empresa.
- La información financiera, administrativa y operativa es veraz, exacta y oportuna.
- Los colaboradores de la organización siguen los protocolos y regulaciones internas.
- El estado de los recursos materiales de la empresa para determinar si se les da un mantenimiento y uso adecuados.
- Se han cumplido los programas y proyectos de las distintas áreas.
- Existe un adecuado control de calidad de los productos y servicios.
- Se cumplen las políticas de inclusión e igualdad de derechos en la empresa.
- La empresa enfrenta algún tipo de asunto legal y cómo está siendo manejado.
Estructura del Departamento de Auditoría Interna
La posición de este departamento debe ser relevante, es decir, encontrarse en los primeros niveles de la organización; esto es para tener una mayor relevancia y credibilidad. Se trata de un área independiente que jerárquicamente se ubica debajo de la dirección general, aunque su estructura y dimensiones dependen de muchos factores, por ejemplo:
- Tamaño de la organización: mientras más grande sea la organización, requiere de un mayor control para coordinar el trabajo del personal, alcanzar el volumen de producción y el control de calidad deseados. En este caso se podría contar con un órgano de auditoría interna integrado por distintas subáreas. Cuando una empresa es pequeña, el gerente general se encarga de supervisar estas actividades y se requiere un equipo de auditoría más reducido.
- Relación costo-beneficio: contar con un equipo de auditoría interna representa un gasto para la organización. La importancia de una buena planeación de la estructura del departamento de auditoría interna no solo es reducir los costos (por ejemplo, teniendo un equipo reducido o recursos limitados), sino prevenir fallos o problemas legales que podrían implicar pérdidas a largo plazo.
- Errores recurrentes: el equipo debe cuestionar si los errores administrativos y operativos son comunes, por ejemplo, en caso de fraudes, ineficiencias y otros actos indebidos. Si son frecuentes significa que hay una supervisión y control deficientes y se requiere un equipo fuerte de auditoría interna.
Puestos y Funciones
Estos son algunos de los puestos que pueden conformar el órgano de auditoría interna u oficina de auditoría interna:
- Director de auditoría: su función es coordinar el equipo de trabajo del órgano de auditoría interna. Lleva a cabo tareas de planeación y se comunica con directivos de otras áreas.
- Gerente de auditoría: se encarga de revisar los planes de auditoría y asiste al director en el desempeño de sus funciones. Está facultado para tomar decisiones en caso de no contar con la presencia del director.
- Supervisor de auditoría: se dedica a vigilar el curso y cumplimiento de la auditoría y lo reporta al gerente o director general.
- Encargado de auditoría: lleva a cabo la planeación y ejecución de la auditoría. Es el líder del grupo de auditores.
- Auditor auxiliar: asiste al encargado de auditoría en la ejecución de esta. Se encarga de aspectos técnicos y administrativos del proceso de auditoría.
Estructura Operativa
La estructura operativa del departamento de auditoría interna comprende los aspectos necesarios para llevar a cabo el control y la evaluación de las diferentes áreas. Esto se incluye en dos documentos esenciales: el programa de trabajo y el programa de auditoría.
Programa de Trabajo
En este documento se planifican las actividades del departamento de auditoría interna, generalmente en el plazo de un año. Incluye los siguientes aspectos:
- Prioridades e intervenciones: de acuerdo con los resultados de la última auditoría, se prioriza la atención de las áreas que presentaron deficiencias o problemas. También son prioritarias las áreas y puestos de reciente creación.
- Requerimientos de las distintas áreas: antes de llevar a cabo la auditoría se informa a las áreas los aspectos que se deben evaluar para que implementen los cambios pertinentes.
- Coordinación con auditores externos y de gobierno.
- Volumen de incidencias, soluciones y seguimientos.
El programa de trabajo debe estar abierto a las sugerencias de la dirección, la administración general, gerentes y supervisores de otras áreas de la empresa.
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Programa de Auditoría
Este documento es necesario para conocer los pasos a seguir y procedimientos del auditor. Debe incluir un índice detallado que facilite la consulta de la metodología, resultados y cédulas. También se pueden colocar pestañas o separadores en cada sección de la carpeta que contiene el documento.
Otra parte importante del programa de auditoría es el catálogo de marcas, donde se hace una lista de los símbolos que se usan para señalar el tipo de revisión o prueba que se ha llevado a cabo. Son un recurso para agilizar el trabajo y facilitar la supervisión del auditor.
Cada símbolo expresa una de las siguientes categorías:
- Revisión finalizada
- Revisión pendiente
- Prueba satisfactoria
- Prueba no satisfactoria
- Cálculo incorrecto
- Cálculo correcto
- Inspección física
El contenido del programa de auditoría depende del tipo de institución o empresa que se va a auditar.
Como vimos, la estructura del departamento de auditoría interna se caracteriza por tener un alto rango en el organigrama para tener mayor credibilidad y respeto por parte de las demás áreas de la organización. Tiene como finalidad mantener altos los estándares de la empresa o institución para cumplir los objetivos emitidos por la dirección general.
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Las funciones del personal de auditoría interna incluyen la revisión de políticas y procedimientos, ordenamientos legales, información financiera, normatividad interna, uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de metas. Su estructura interna puede variar de acuerdo al tamaño de la organización o empresa.